中国加班费争议：外资企业应保留哪些证据

一、先明确举证责任

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（一）》（法释〔2020〕26号）第四十二条规定，劳动者应就加班事实举证；但劳动者有证据证明企业掌握相关证据，而企业不提供的，由企业承担不利后果。因此，企业不能只强调员工材料不足，却忽略自己掌握的记录。

《中华人民共和国劳动争议调解仲裁法》第六条、第三十九条同样规定了企业掌握管理证据的提供义务，仲裁庭可以要求企业在指定期限内提交相关材料。应提前确认考勤、薪资及业务系统的调取人员，涵盖外包服务商保存的记录。

二、按争议日期建立证据对应关系

先整理适用工时安排，包括合同、排班、工时制度，以及企业主张特殊工时制度时所依据的行政审批材料。再分别核对：谁安排任务、实际完成什么、何时完成，以及工资支付或企业所称补休如何处理。岗位名称或集团内部的免加班费分类，不能直接回答中国用工中的这些问题。

逐日将管理者指令、会议邀请与考勤、任务系统记录、工作成果或交付记录对应，再与工资清单、计算表、银行支付及相关休假记录核对。对差异如实标注；在线、留在办公室与实际完成企业安排的工作，需要分别说明，不能简单相互替代。

可制作逐日核对表，列明主张日期和时长、本地排班、工作指令、实际任务、考勤来源、支付或休息记录及待核事项。该表用于组织证据，原始记录仍应单独保留。

三、将审批制度与实际管理一起审查

人力资源社会保障部、最高人民法院于2021年8月26日联合发布的典型案例中，案例3依据考勤、聊天及会议等记录认定企业安排加班；企业未实际履行审批手续，未能据此免除支付责任。审查重点应包括真实工作安排，不能只看有无审批表。

应保留向员工告知的制度版本、已提交申请、批准或拒绝的时间，以及后续工作指令。如本地HR拒绝加班，而境外管理者仍要求晚间交付，应同时保留两类记录并核实冲突，不倒签审批、不补造拒绝记录，也不要求员工删除不一致的信息。

四、保留跨时区指令的上下文

总部会议应保留邀请、变更、要求出席人员、实际参会及后续任务。记录原时区与对应中国时间，区分会议邀请与实际参加。晚间消息应结合要求完成的事项、紧急程度、回复及实际工作审查，不能仅凭发送时间下结论。

在可取得时保留相关完整对话、原始导出和附件，并说明账号身份及系统设置。记录导出人员、时间和来源系统。外文材料应结合原文准备中文说明，核对日期、时区及姓名对应关系；孤立截图可能缺少判断请求所需的上下文。

五、区分记录保留期限与请求时效

《工资支付暂行规定》（劳部发〔1994〕489号）第六条要求书面记录工资支付情况、保存两年以上备查，并在支付工资时提供个人工资清单。这是工资支付记录的保留要求，不能据此认定加班费责任一律以两年为限，也不能将全部用工资料设为同一删除期限。

《劳动争议调解仲裁法》第二十七条对劳动关系存续期间拖欠劳动报酬规定特别时效；劳动关系终止后，原则上应在终止之日起一年内申请仲裁，还需审查中断、中止情形。2021年官方典型案例亦涉及该规则在加班费争议中的适用。企业应结合资料类别、当地要求及实际争议确定保留安排；收到请求时，保留争议期间相关资料并暂停其常规删除。

六、根据核对后的材料决定应对路径

由中国HR、薪资人员及相关管理者共同形成经核对的时间线，区分无争议事实、争议时长、支付计算及证据缺口。再由律师结合适用工时规则和各期间证据，评估补正、协商或仲裁应诉路径。保留证据本身并不意味着认可员工主张的全部时长。

仲裁阶段即应审查时效抗辩。《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律问题的解释（二）》（法释〔2025〕12号）第二十条限制当事人因自身原因未在仲裁期间提出、后在诉讼中首次提出时效抗辩，并规定新证据例外。初步法律审查宜整理用人单位、城市、主张期间、请求或通知、工时材料及逐日证据；首次联系先提供非保密概述。