Heures supplémentaires en Chine : preuves à conserver par l’employeur

1. Comprendre qui doit produire les preuves

L’article 42 de l’Interprétation (I) de la Cour populaire suprême sur les litiges du travail, Fa Shi [2020] n° 26, fait peser la preuve des heures supplémentaires sur le salarié. Toutefois, si celui-ci prouve que l’employeur détient des pièces les établissant et ne les produit pas, ce dernier en subit les conséquences défavorables. L’entreprise ne peut invoquer l’absence de pièces du salarié tout en ignorant celles qu’elle contrôle.

Les articles 6 et 39 de la Loi de la RPC sur la médiation et l’arbitrage des litiges du travail visent aussi les preuves contrôlées par l’employeur. L’instance arbitrale peut en imposer la production dans un délai fixé. Identifiez en amont les personnes capables d’extraire présences, paie et données métier, y compris les archives des prestataires externalisés.

2. Constituer un dossier pour chaque date contestée

Partez du régime horaire applicable : contrat, planning, règles et autorisation administrative invoquée pour un régime spécial. Distinguez ensuite qui a organisé la tâche, ce qui a été réalisé, quand, et le traitement de la rémunération ou du repos compensateur allégué. Un titre de poste ou une classification mondiale d’exemption ne répond pas à ces questions chinoises.

Pour chaque date, reliez instruction ou invitation à la présence, aux activités du système de tâches et au résultat ou à la livraison. Rapprochez-les des bulletins, calculs, virements et congés. Rendez les écarts visibles : connexion, présence au bureau et travail demandé par l’employeur sont des faits à expliquer, pas des mesures interchangeables d’heures supplémentaires.

Un tableau utile comporte date et heures réclamées, horaire local, instruction, travail accompli, source de présence, paiements ou repos et point non résolu. Il organise les preuves sans remplacer les pièces sources.

3. Confronter les règles d’approbation à la gestion réelle

Les cas sur les heures supplémentaires publiés conjointement le 26 août 2021 par le ministère des Ressources humaines et de la Sécurité sociale et la Cour populaire suprême comprennent une affaire où présences, messages et réunions ont établi des heures demandées par l’employeur malgré l’absence de sa validation formelle. Il faut donc examiner l’organisation réelle du travail avant d’invoquer un formulaire manquant.

Conservez la version communiquée des règles, les demandes, les horodatages d’approbation ou de refus et les instructions suivantes. Si les RH locales refusent mais qu’un responsable étranger exige une livraison le soir, conservez les deux traces et examinez le conflit. N’antidatez pas une approbation, ne fabriquez pas un refus et ne demandez pas d’effacer des messages contradictoires.

4. Conserver le contexte des instructions transfrontalières

Pour les réunions du siège, conservez invitations, mises à jour, participants requis, présence réelle et tâches résultantes. Notez le fuseau d’origine et l’heure chinoise ; distinguez invitation et participation. Un message nocturne s’apprécie avec l’action demandée, l’urgence, la réponse et le travail réel, pas selon le seul horodatage.

Conservez les échanges pertinents complets et les exports originaux disponibles, avec annexes et explications sur les comptes et paramètres. Consignez qui a exporté, quand et depuis quel système. Préparez une explication chinoise avec l’original étranger et vérifiez dates, fuseaux et noms. Des captures isolées peuvent omettre le contexte nécessaire.

5. Distinguer conservation des pièces et prescription

L’article 6 des Dispositions provisoires sur le paiement des salaires, Lao Bu Fa [1994] n° 489, impose de conserver les relevés écrits de paiement au moins deux ans et de fournir un décompte individuel lors du paiement. Cette règle documentaire ne fixe pas une limite universelle de deux ans à la responsabilité pour heures supplémentaires et n’autorise pas la suppression de toutes les archives à une même date.

L’article 27 de la Loi sur la médiation et l’arbitrage des litiges du travail prévoit une règle particulière pour la rémunération impayée durant l’emploi ; après sa fin, le salarié doit généralement agir dans l’année suivant la rupture. Il faut aussi examiner interruption et suspension. Les cas officiels de 2021 appliquent cette règle aux heures supplémentaires. Définissez la conservation selon la pièce, les exigences locales et le litige ; à réception d’une demande, préservez la période concernée et suspendez la suppression courante de ces données.

6. Décider de la réponse à partir d’un dossier rapproché

Demandez aux RH locales, à la paie et aux responsables un calendrier commun vérifié. Séparez faits admis, heures contestées, calculs et preuves manquantes. L’avocat pourra alors évaluer les règles horaires, l’appui de chaque période et l’opportunité de corriger, négocier ou défendre l’arbitrage. Préserver les preuves ne reconnaît pas que toute heure demandée soit payable.

Examinez la prescription pendant l’arbitrage. L’article 20 de l’Interprétation (II) de la Cour populaire suprême, Fa Shi [2025] n° 12, limite son invocation initiale devant le tribunal si la partie l’a omise à l’arbitrage pour des raisons qui lui sont imputables, sous réserve de l’exception des preuves nouvelles. Préparez entité, ville, période, demande ou notification, documents horaires et dossier daté ; commencez par un résumé non confidentiel.