Überstundenansprüche in China: welche Beweise Arbeitgeber sichern sollten

1. Klären, wer Beweise vorlegen muss

Artikel 42 der Auslegung (I) des Obersten Volksgerichts zu Arbeitsstreitigkeiten, Fa Shi [2020] Nr. 26, legt den Überstundennachweis dem Beschäftigten auf. Belegt dieser jedoch, dass der Arbeitgeber Überstundennachweise besitzt und nicht vorlegt, trägt der Arbeitgeber die nachteiligen Folgen. Ein Unternehmen darf sich daher nicht auf fehlende Arbeitnehmerunterlagen berufen und zugleich eigene Nachweise ignorieren.

Artikel 6 und 39 des Gesetzes der VR China über Mediation und Schiedsverfahren bei Arbeitsstreitigkeiten betreffen ebenfalls Arbeitgeberbeweise. Die Schiedsstelle kann deren Vorlage binnen bestimmter Frist verlangen. Klären Sie vor Fristablauf, wer Anwesenheits-, Lohn- und Geschäftssystemdaten abrufen kann, einschließlich ausgelagerter Anbieteraufzeichnungen.

2. Für jeden streitigen Tag eine Dokumentation erstellen

Beginnen Sie bei der geltenden Arbeitszeitgestaltung: Vertrag, Dienstplan, Arbeitszeitrichtlinie und etwaige behördliche Genehmigung für besondere Arbeitszeitsysteme. Trennen Sie dann: Wer ordnete an, was wurde tatsächlich wann getan und wie wurden Zahlung oder behaupteter Freizeitausgleich behandelt? Titel oder globale Einstufungen wie „von Überstundenvergütung befreit“ beantworten diese China-Fragen nicht.

Verknüpfen Sie täglich Anweisung oder Besprechungseinladung mit Anwesenheit, Aufgabensystem und Arbeitsergebnis oder Liefernachweis. Gleichen Sie dies mit Gehaltsabrechnungen, Berechnungen, Bankzahlungen und Freistellungsnachweisen ab. Lassen Sie Abweichungen sichtbar: Eingeloggtsein, Büroanwesenheit und angeordnete Arbeit sind erklärungsbedürftige Tatsachen, keine austauschbaren Überstundenmaße.

Eine Prüftabelle kann beanspruchtes Datum und Stunden, lokalen Dienstplan, Anweisung, Tätigkeit, Anwesenheitsquelle, Zahlungs- oder Ruhetagsnachweise und offene Punkte enthalten. Sie ordnet Beweise und ersetzt keine Quelldokumente.

3. Genehmigungsregeln mit tatsächlicher Führung abgleichen

Die am 26. August 2021 gemeinsam vom Ministerium für Humanressourcen und soziale Sicherheit und Obersten Volksgericht veröffentlichten Überstundenfälle enthalten einen Fall, in dem Anwesenheit, Nachrichten und Sitzungsnachweise angeordnete Überstunden trotz nicht durchgeführter Arbeitgebergenehmigung belegten. Praktisch ist daher die tatsächliche Arbeitsanordnung zu prüfen, bevor man sich auf ein fehlendes Formular beruft.

Bewahren Sie bekanntgegebene Richtlinienfassung, Anträge, Zeitstempel von Genehmigungen oder Ablehnungen und Folgeanweisungen auf. Lehnt HR vor Ort Überstunden ab, verlangt aber ein Auslandsmanager trotzdem abendliche Lieferung, sichern Sie beides und klären den Konflikt. Datieren Sie keine Freigaben zurück, erfinden Sie keine Ablehnungen und verlangen Sie keine Löschung widersprüchlicher Nachrichten.

4. Kontext grenzüberschreitender Anweisungen sichern

Für Zentralkonferenzen bewahren Sie Einladung, Änderungen, Pflichtteilnehmer, tatsächliche Teilnahme und Folgeaufgaben auf. Erfassen Sie ursprüngliche Zeitzone und chinesische Entsprechung; unterscheiden Sie Planung und Teilnahme. Eine Nacht-Nachricht ist mit verlangter Handlung, Dringlichkeit, Antwort und tatsächlicher Arbeit zu bewerten, nicht allein anhand des Zeitstempels.

Sichern Sie verfügbare vollständige relevante Nachrichtenverläufe und Originalexporte samt Anlagen sowie Angaben zu Kontoinhabern und Systemeinstellungen. Dokumentieren Sie Exporteur, Datum und System. Erstellen Sie zum fremdsprachigen Original eine chinesische Erläuterung und prüfen Sie konsistente Daten, Zeitzonen und Namen. Einzelne Screenshots können entscheidenden Kontext auslassen.

5. Aufbewahrung von Anspruchsverjährung trennen

Artikel 6 der Vorläufigen Bestimmungen zur Lohnzahlung, Lao Bu Fa [1994] Nr. 489, verlangt schriftliche Zahlungsnachweise für mindestens zwei Jahre und eine individuelle Abrechnung bei Zahlung. Dies ist eine Aufbewahrungsregel für Lohnnachweise, keine allgemeine zweijährige Haftungsgrenze für Überstunden und keine Erlaubnis, alle Beschäftigungsunterlagen gleichzeitig zu löschen.

Artikel 27 des Gesetzes über Mediation und Schiedsverfahren bei Arbeitsstreitigkeiten enthält eine Sonderregel für ausstehende Vergütung während laufender Beschäftigung; nach Ende ist grundsätzlich binnen eines Jahres ab Beendigung ein Antrag zu stellen. Unterbrechung und Hemmung sind ebenfalls zu prüfen. Amtliche Fälle von 2021 behandeln diese Regel bei Überstunden. Bestimmen Sie Aufbewahrung nach Dokumentart, örtlichen Vorgaben und tatsächlichem Streit; bei Anspruchserhebung sichern Sie den relevanten Zeitraum und stoppen die routinemäßige Löschung dieser Nachweise.

6. Die Reaktion anhand einer abgeglichenen Akte entscheiden

Lassen Sie HR vor Ort, Lohnabrechnung und betroffene Führungskräfte eine abgestimmte Chronologie erstellen. Trennen Sie unstreitige Tatsachen, streitige Stunden, Zahlungsberechnung und Beweislücken. Anwaltlich können dann Arbeitszeitregeln, Belege je Zeitraum und Eignung von Korrektur, Verhandlung oder Schiedsverteidigung geprüft werden. Beweissicherung bedeutet nicht, dass jede beanspruchte Stunde vergütungspflichtig ist.

Prüfen Sie Verjährungseinreden im Schiedsverfahren. Artikel 20 der Auslegung (II) des Obersten Volksgerichts, Fa Shi [2025] Nr. 12, beschränkt deren erstmalige Erhebung im späteren Prozess, wenn die Partei sie aus eigenen Gründen im Schiedsverfahren versäumt hat, vorbehaltlich der Ausnahme für neue Beweise. Bereiten Sie für eine Erstprüfung Gesellschaft, Stadt, Anspruchszeitraum, Antrag oder Mitteilung, Arbeitszeitunterlagen und datiertes Beweispaket vor; beginnen Sie mit einer nicht vertraulichen Übersicht.