Reclamaciones de horas extraordinarias en China: pruebas que los empleadores deben conservar

1. Entender quién debe aportar las pruebas

El artículo 42 de la Interpretación (I) del Tribunal Popular Supremo sobre controversias laborales, Fa Shi [2020] n.º 26, atribuye al trabajador la carga de probar las horas extraordinarias. Sin embargo, si este acredita que el empleador posee registros que las prueban y el empleador no los aporta, este soporta las consecuencias desfavorables. La regla no permite a la empresa invocar la falta de documentos del trabajador e ignorar los que controla.

Los artículos 6 y 39 de la Ley de Mediación y Arbitraje de Controversias Laborales de la República Popular China también regulan las pruebas bajo el control del empleador. El órgano arbitral puede exigir que aporte registros pertinentes dentro de un plazo determinado. Identifique antes de su vencimiento quién puede recuperar los registros de asistencia, nóminas y sistemas de actividad, incluidos los custodiados por proveedores externos.

2. Preparar registros para cada fecha controvertida

Parta del régimen de jornada aplicable: contrato, calendario de turnos, política de jornada y cualquier autorización administrativa invocada para un régimen especial. Separe después las cuestiones: quién encargó la tarea, qué se hizo realmente, cuándo y cómo trató la empresa el pago o el descanso compensatorio alegado. Un título de puesto o una clasificación global como exento no resuelve estas cuestiones específicas de China.

Para cada fecha, vincule la instrucción del responsable o la convocatoria de reunión con los registros de asistencia, la actividad del sistema de tareas y el trabajo resultante o su entrega. Concílielos con recibos salariales, cálculos de nómina, pagos bancarios y registros de permisos pertinentes. Exponga las discrepancias: estar conectado, permanecer en la oficina y realizar trabajo ordenado por el empleador son hechos que requieren explicación, no medidas intercambiables de horas extraordinarias.

Una hoja de revisión útil incluye columnas para la fecha y horas reclamadas, el horario local, la instrucción, el trabajo realizado, la fuente de asistencia, los registros de pago o descanso y el punto pendiente. Sirve para organizar las pruebas, no para sustituir los registros originales.

3. Contrastar las reglas de autorización con la gestión real

Los casos de horas extraordinarias publicados conjuntamente por el Ministerio de Recursos Humanos y Seguridad Social y el Tribunal Popular Supremo el 26 de agosto de 2021 incluyen uno en que la asistencia, los mensajes y los registros de reuniones acreditaron trabajo extraordinario organizado por el empleador pese a no haberse completado su procedimiento de autorización. La lección práctica es examinar las pruebas del encargo de trabajo antes de invocar la ausencia de un formulario autorizado.

Conserve la versión de la política comunicada al trabajador, las solicitudes presentadas, las marcas temporales de aprobación o rechazo y las instrucciones posteriores. Si RR. HH. local rechazó las horas extraordinarias pero un directivo extranjero siguió exigiendo una entrega nocturna, conserve ambos registros e investigue el conflicto. No antedate una aprobación, no reconstruya una denegación falsa ni pida al personal borrar mensajes contradictorios.

4. Conservar el contexto de las instrucciones transfronterizas

Para llamadas con la sede, conserve la convocatoria, las actualizaciones, los participantes requeridos, la asistencia efectiva y las tareas resultantes. Registre el huso horario original y la hora correspondiente en China; distinga una convocatoria programada de una reunión efectivamente atendida. Un mensaje nocturno debe evaluarse junto con la acción solicitada, su urgencia, la respuesta y el trabajo real, no solo por su hora.

Conserve las conversaciones completas pertinentes y, si existen, sus exportaciones originales, con anexos y una explicación de las identidades de cuenta y la configuración del sistema. Registre quién exportó el material, cuándo y desde qué sistema. Prepare una explicación en chino junto al material original extranjero y compruebe la coherencia de fechas, husos horarios y nombres. Las capturas por sí solas pueden omitir contexto necesario para evaluar la reclamación.

5. Separar la conservación documental de la prescripción de reclamaciones

El artículo 6 de las Disposiciones Provisionales sobre el Pago de Salarios, Lao Bu Fa [1994] n.º 489, exige conservar registros escritos de pagos salariales durante al menos dos años y facilitar un recibo salarial individual al pagar el salario. Este requisito se refiere a registros de pagos salariales. No establece un límite universal de dos años para la responsabilidad por horas extraordinarias ni permite eliminar todas las categorías de registros laborales en la misma fecha.

El artículo 27 de la Ley de Mediación y Arbitraje de Controversias Laborales contiene una regla especial para retribuciones impagadas durante el empleo vigente; una vez terminada la relación, el trabajador generalmente debe solicitar arbitraje dentro del año siguiente a la extinción. También deben revisarse las reglas de interrupción y suspensión. Los casos oficiales de 2021 abordan esta norma en controversias de horas extraordinarias. Fije la conservación según el tipo de registro, los requisitos locales y la controversia concreta; cuando se formule una reclamación, preserve el período pertinente y suspenda la eliminación rutinaria de esos registros.

6. Decidir la respuesta a partir de un expediente conciliado

Pida a RR. HH. local, nóminas y los responsables pertinentes una cronología única y conciliada. Separe hechos admitidos, horas discutidas, cálculos de pago y pruebas faltantes. El abogado podrá evaluar el régimen de jornada aplicable, el respaldo de cada período reclamado y si procede corregir, negociar o defender un arbitraje. Conservar pruebas no demuestra por sí solo que deba pagarse cada hora reclamada.

Examine cualquier excepción de prescripción durante el arbitraje. El artículo 20 de la Interpretación (II) del Tribunal Popular Supremo, Fa Shi [2025] n.º 12, restringe a la parte que no la invocó en arbitraje por causa propia la posibilidad de plantearla por primera vez en el posterior litigio, con la excepción prevista de nuevas pruebas. Para la revisión inicial, prepare la entidad empleadora, ciudad, período reclamado, reclamación o notificación, documentos de jornada y pruebas fechadas; inicie el contacto con un resumen no confidencial.