中国の残業代請求：企業が保存すべき証拠

1. 誰が証拠を出すべきか確認する

「最高人民法院の労働紛争事件審理における法律適用の若干問題に関する解釈（一）」（法释〔2020〕26号）第42条は従業員に残業の立証責任を負わせます。ただし会社が関連記録を保有することを従業員が立証し、会社が提出しなければ会社が不利益を負います。会社は自ら管理する記録を無視し、従業員の証拠不足だけに依拠できません。

中国「労働紛争調停仲裁法」第6条・第39条も使用者管理下の証拠を扱い、仲裁廷は期限内提出を求められます。外注先が保有するものも含め、勤怠・給与・業務システム記録の取得担当者を期限前に特定します。

2. 争いのある日ごとに記録を作る

契約、シフト、労働時間規程、特殊労働時間制度の根拠とする行政承認から適用労働時間を確認します。誰が指示し、何をいつ行い、支払いや会社が主張する代休をどう処理したかを分けます。職名やグローバルの残業代免除区分では、中国固有の問題は解決しません。

各日の管理者指示・会議招待を勤怠、業務システム活動、成果物・納品記録に結びつけ、給与明細、計算、銀行支払、休暇記録と照合します。相違を明記します。ログイン、在室、会社指示業務は各々説明が必要であり、相互に置き換えられる残業指標ではありません。

確認表には請求日・時間、現地勤務予定、指示、実施業務、勤怠出所、支払・休息記録、未解決点を設けます。これは証拠の整理用であり、原記録の代わりではありません。

3. 承認規則と実際の管理を照合する

人力資源社会保障部と最高人民法院が2021年8月26日に共同公表した残業事例には、会社が承認手続を実施しなくても勤怠、メッセージ、会議記録から会社指示の残業を認定したものがあります。承認書の欠如に依拠する前に、業務指示の証拠を検討することが実務上の教訓です。

周知した規程版、申請、承認・拒否日時、後続指示を保存します。現地人事が拒否しても海外管理者が夜間納品を要求したなら両方を保存し矛盾を調べます。承認の遡及、拒否記録の捏造、不一致メッセージの削除要求をしてはいけません。

4. 国境・時差をまたぐ指示の文脈を保存する

本社会議の招待、更新、必須参加者、実際の出席、結果業務を保存します。元の時間帯と中国時間を記録し、予定招待と実際の参加を区別します。深夜メッセージは時刻だけでなく要求事項、緊急性、応答、実際の業務と併せて判断します。

入手可能な関連会話全体、原形式の出力、添付を保存し、アカウントの本人性と設定を説明します。出力担当者・日時・システムを記録します。原外国語資料と中国語説明を用意し、日付、時差、氏名を照合します。画像だけでは請求判断に必要な文脈が欠ける場合があります。

5. 記録保存期間と請求時効を区別する

「賃金支払暫定規定」（劳部发〔1994〕489号）第6条は、給与支払の書面記録を少なくとも2年間保存し、支払時に個別明細を渡すよう求めます。これは給与記録の要件であり、残業代責任を一律2年に限ったり、全雇用記録を同日に削除したりする根拠ではありません。

労働紛争調停仲裁法第27条は在職中の未払報酬に特則を設け、終了後は原則として終了日から1年以内の申立てを求めます。中断・停止も確認します。2021年公式事例も残業紛争への適用を扱います。記録種類、地域要件、紛争に応じ保存を設定し、請求発生時には対象期間の記録を保全し通常削除を停止します。

6. 照合済み資料に基づき対応を決める

現地人事、給与担当、管理者で照合済み時系列を作り、合意事実、争点時間、支払計算、不足証拠を分けます。弁護士は労働時間規則と各期間の証拠に基づき是正、交渉、仲裁応訴を評価できます。証拠保存だけで請求された全時間の支払義務を認めることにはなりません。

時効抗弁は仲裁中に検討します。最高人民法院司法解釈（二）（法释〔2025〕12号）第20条は、自己の責任で仲裁中に主張しなかった当事者が後の訴訟で初めて主張することを制限し、新証拠の例外を設けます。初回審査には雇用法人、都市、対象期間、請求・通知、労働時間資料、日付別証拠を用意し、まず非機密概要で連絡します。