Pago de vacaciones anuales no disfrutadas al extinguirse el empleo en China: guía de cálculo para empleadores

1. Determinar la elegibilidad y el derecho anual correcto

Las Medidas de Aplicación para las Empresas exigen al menos 12 meses de trabajo continuado. Según confirma la explicación del Ministerio de Recursos Humanos y Seguridad Social (MOHRSS), ello puede incluir empleo continuado con distintos empleadores. No reinicie automáticamente el cómputo para adquirir el derecho cuando un trabajador con experiencia se incorpora a su entidad china. Verifique el historial mediante contratos, registros de seguridad social u otras pruebas jurídicamente válidas.

Según el artículo 3 del Reglamento, una antigüedad acumulada de al menos 1 año y menos de 10 da derecho a 5 días; de al menos 10 y menos de 20, a 10 días; y de 20 años o más, a 15 días. Los festivos legales y días de descanso no se computan como vacaciones. El artículo 13 de las Medidas de Aplicación para las Empresas exige respetar las condiciones más favorables del contrato, convenio colectivo o política empresarial. Distinga en el cálculo las vacaciones legales y las adicionales de empresa.

Compruebe las exclusiones del artículo 4 antes de aplicar ese derecho: vacaciones de invierno o verano legalmente reconocidas que superen las anuales; al menos 20 días acumulados de permiso por asuntos personales sin deducción salarial conforme a las reglas aplicables; o bajas por enfermedad acumuladas de al menos 2, 3 o 4 meses en los respectivos tramos de antigüedad anteriores. Las Medidas de Aplicación para las Empresas también regulan la compensación de vacaciones de invierno o verano insuficientes y, cuando ya se han disfrutado vacaciones anuales antes de que surjan determinadas exclusiones, la pérdida del derecho del año siguiente. No considere cualquier baja o permiso personal como causa de exclusión.

2. Conciliar las vacaciones efectivas y las pruebas de su programación por el empleador

El artículo 9 de las Medidas de Aplicación para las Empresas exige al empleador planificar las vacaciones teniendo en cuenta las necesidades de la actividad y los deseos del trabajador. Si las necesidades laborales impiden programarlas o exigen trasladarlas al año natural siguiente, se requiere el consentimiento del trabajador. La ausencia de solicitudes no demuestra por sí sola una renuncia a las vacaciones o a su pago. Conserve conjuntamente la propuesta de calendario, las comunicaciones, las autorizaciones y los registros de asistencia.

El artículo 10 contiene una excepción concreta: el empleador programó las vacaciones, pero el trabajador solicitó por escrito no disfrutarlas por motivos personales. En ese supuesto puede abonarse únicamente el salario ordinario. Una cláusula genérica del manual o el silencio no prueban esos hechos. Además, conforme al artículo 6, no descuente de las vacaciones anuales los permisos de maternidad, matrimonio o fallecimiento, el permiso legal de visita familiar ni el período de suspensión con salario por lesión laboral.

3. Aplicar la fórmula de extinción para el año natural en curso

El artículo 12 se aplica cuando el contrato de trabajo se rescinde o finaliza. La fórmula es: días naturales transcurridos con este empleador en el año en curso ÷ 365 × derecho anual íntegro de vacaciones − vacaciones ya programadas ese año. La fracción inferior a un día completo no se abona. Los días naturales no son días de asistencia y el denominador legal es 365. Compruebe las fechas de incorporación y salida antes de basarse en el saldo del sistema.

Si las vacaciones ya programadas superan el derecho prorrateado, el artículo 12 prohíbe recuperar el exceso. Separe los saldos de años anteriores y su historial de programación o pago: la fórmula del año en curso no resuelve controversias de años anteriores. El artículo 5 contiene por separado una fórmula basada en los días naturales restantes para el año de incorporación de una persona que reúna los requisitos; no confunda ese cálculo con el de salida.

4. Conciliar la regla del 300% con el salario ya pagado

Conforme a los artículos 10 y 11, las vacaciones anuales legales no disfrutadas se pagan al 300% del salario diario, incluido el salario ordinario ya abonado por el período correspondiente. Si el 100% ordinario está íntegramente pagado, el importe adicional suele ser el 200%, no otro 300%. Verifique los justificantes antes de descontar ese pago; el salario ordinario pendiente no puede considerarse abonado.

El salario diario se obtiene dividiendo entre 21,75 el salario mensual medio de los 12 meses anteriores al pago, excluidas las horas extraordinarias. Si la antigüedad con este empleador es inferior a 12 meses, se toman los meses efectivos. Este método también se aplica al trabajo a destajo, las comisiones y otras retribuciones por rendimiento. No sustituya la base por el salario básico sin revisar sus componentes ni aplique un divisor de días laborables uniforme para todo el grupo.

Ejemplo meramente ilustrativo: supóngase un derecho anual de 10 días, 200 días naturales con el empleador en el año en curso, 2 días ya disfrutados, ninguna exclusión aplicable ni derecho más favorable. El cálculo pendiente es 200 ÷ 365 × 10 − 2 = aproximadamente 3,48 días; se abonan 3 días completos. Si la media mensual correctamente determinada es de RMB 10.875, el salario diario es de RMB 500. Tres días al 300% suman RMB 4.500, incluidos RMB 1.500 de salario ordinario si ya se pagaron íntegramente; el pago adicional es de RMB 3.000. El ejemplo no incluye saldos de años anteriores.

5. Facilitar a nóminas y a dirección una decisión documentada

Prepare un expediente con las pruebas de antigüedad, los documentos laborales y las normas de vacaciones aplicables, las fechas de incorporación y extinción, un registro de vacaciones por año, los registros de programación y de negativa escrita a disfrutarlas, los componentes salariales y los justificantes de pago. El cálculo debe identificar cada dato de entrada, el descuento del salario ordinario pagado, cualquier derecho contractual adicional y las reclamaciones pendientes de años anteriores. Separe el pago de vacaciones de la compensación por extinción y demás conceptos de liquidación.

Para el equipo directivo en el exterior, la decisión consiste en determinar si todavía pueden programarse adecuadamente las vacaciones antes de la salida, qué pago corresponde y qué registros justifican el importe. Antes de firmar un acuerdo de salida, revise tanto el cálculo de vacaciones como el conjunto de las condiciones de extinción. La consulta inicial puede comenzar con la entidad empleadora china, la ciudad de trabajo, la fecha prevista de salida, la antigüedad y el saldo controvertido; los documentos detallados del trabajador pueden facilitarse después por canales confidenciales acordados.