Congés annuels non pris à la rupture en Chine : guide de calcul pour l’employeur

1. Établir l’éligibilité et le droit annuel exact

Les Mesures d’application aux entreprises exigent au moins 12 mois de travail continu. Cela peut comprendre des emplois successifs sans interruption chez différents employeurs, comme le confirme l’explication du ministère des Ressources humaines et de la Sécurité sociale. Ne recommencez pas automatiquement la période d’éligibilité à l’arrivée d’un salarié expérimenté dans votre entité chinoise. Vérifiez son parcours par les contrats, les relevés d’assurance sociale ou d’autres preuves ayant valeur juridique.

Selon l’article 3 du Règlement, une ancienneté cumulée d’au moins 1 an et de moins de 10 ans ouvre droit à 5 jours ; d’au moins 10 ans et de moins de 20 ans à 10 jours ; de 20 ans ou plus à 15 jours. Les jours fériés légaux et jours de repos en sont exclus. Les droits plus favorables issus du contrat, d’un accord collectif ou des règles de l’entreprise doivent être respectés selon l’article 13 des Mesures d’application aux entreprises. Distinguez dans le calcul les congés légaux et les congés supplémentaires accordés par l’entreprise.

Vérifiez d’abord les exclusions de l’article 4 : vacances légales d’hiver ou d’été dépassant le congé annuel ; au moins 20 jours de congé personnel sans retenue de salaire selon les règles applicables ; ou congés maladie cumulés d’au moins 2, 3 ou 4 mois pour les tranches d’ancienneté respectives ci-dessus. Les Mesures prévoient aussi le complément de vacances d’hiver ou d’été insuffisantes et la perte du droit de l’année suivante lorsque certaines exclusions surviennent après la prise du congé annuel. Toute maladie ou tout congé personnel n’entraîne pas la perte du droit.

2. Rapprocher les congés pris et les preuves de leur planification

L’article 9 des Mesures impose à l’employeur d’organiser les congés en tenant compte des besoins de l’activité et des souhaits du salarié. Si le travail empêche leur prise ou impose un report à l’année civile suivante, le consentement du salarié est requis. L’absence de demande ne prouve pas à elle seule une renonciation aux congés ou à leur indemnisation. Conservez ensemble le calendrier proposé, les échanges, les validations et les relevés de présence.

L’article 10 prévoit une exception précise : l’employeur a organisé les congés, mais le salarié a demandé par écrit, pour des raisons personnelles, à ne pas les prendre. Le seul salaire normal peut alors être versé. Une clause générale du manuel ou le silence ne prouvent pas ces faits. L’article 6 exclut également de l’imputation sur le congé annuel les congés de maternité, de mariage et de deuil, les congés légaux de visite familiale et la suspension rémunérée pour accident du travail.

3. Appliquer la formule de départ pour l’année civile en cours

L’article 12 s’applique à la rupture ou à l’expiration du contrat. La formule est : jours calendaires écoulés chez cet employeur dans l’année ÷ 365 × droit annuel complet − congés annuels déjà organisés cette année. La fraction inférieure à un jour entier n’est pas payable. Les jours calendaires ne sont pas les jours de présence et le dénominateur légal est 365. Vérifiez les dates d’entrée et de fin avant de vous fier au solde du logiciel.

Lorsque les congés déjà organisés dépassent le droit proratisé, l’article 12 interdit de reprendre l’excédent. Traitez séparément les soldes antérieurs et leur historique de prise ou de paiement : la formule de l’année en cours ne résout pas un litige antérieur. L’article 5 prévoit une formule distincte fondée sur les jours calendaires restants pour l’année d’arrivée d’un nouvel embauché éligible ; elle ne doit pas être confondue avec celle du départ.

4. Rapprocher la règle des 300 % du salaire déjà versé

Selon les articles 10 et 11, l’indemnité de congés annuels légaux non pris est égale à 300 % du salaire journalier, salaire normal déjà versé pour la période compris. Si les 100 % normaux ont été intégralement payés, le complément est généralement de 200 %, et non de 300 % supplémentaires. Vérifiez les preuves avant cette imputation ; un salaire normal impayé ne peut être réputé versé.

Le salaire journalier correspond au salaire mensuel moyen des 12 mois précédant le paiement, hors heures supplémentaires, divisé par 21.75. Si l’ancienneté chez cet employeur est inférieure à 12 mois, retenez les mois effectivement travaillés. La méthode vaut aussi pour le travail à la pièce, les commissions et les autres rémunérations liées à la performance. Ne retenez pas uniquement le salaire de base sans examiner ses composantes et n’appliquez pas un diviseur de jours ouvrés propre au groupe.

Exemple de calcul uniquement : droit annuel de 10 jours, 200 jours calendaires chez l’employeur dans l’année, 2 jours pris, aucune exclusion ni droit plus favorable. Le solde est de 200 ÷ 365 × 10 − 2 = environ 3.48 jours ; 3 jours entiers sont payables. Si la moyenne mensuelle correctement établie est de RMB 10,875, le taux journalier est de RMB 500. Trois jours à 300 % représentent RMB 4,500, dont RMB 1,500 de salaire normal s’il a déjà été intégralement versé ; le complément est de RMB 3,000. Cet exemple exclut les soldes des années antérieures.

5. Fournir à la paie et à la direction une décision étayée

Constituez un dossier comprenant les preuves d’ancienneté, les documents d’emploi et règles de congé applicables, les dates d’entrée et de rupture, un registre annuel, les preuves de planification et de refus écrit, les composantes salariales et les paiements. Le calcul doit identifier chaque donnée, l’imputation du salaire normal, les droits contractuels supplémentaires et les demandes antérieures non résolues. Distinguez l’indemnité de congés de l’indemnité de rupture et des autres postes du règlement.

Pour une direction à l’étranger, il s’agit de déterminer si les congés peuvent encore être correctement organisés avant le départ, quel paiement est dû et quelles pièces justifient le montant. Avant de signer un accord de départ, examinez le calcul des congés et l’ensemble des modalités de rupture. La consultation initiale peut commencer par l’entité employeur chinoise, la ville de travail, la date de départ prévue, l’ancienneté et le solde contesté ; les documents détaillés pourront suivre par des canaux confidentiels convenus.