1. Prouver le préjudice et la responsabilité du salarié
L’article 16 des Dispositions provisoires relatives au paiement des salaires, Lao Bu Fa [1994] n° 489, vise les pertes économiques causées à l’employeur pour des raisons imputables au salarié lui-même et permet de demander réparation conformément au contrat de travail. Une facture ou la seule conclusion d’un responsable ne suffit pas à établir que le salarié doit rembourser la totalité du montant. Vérifiez l’obligation professionnelle concernée, l’acte ou l’omission, la faute, le lien de causalité et le fondement contractuel, en tenant compte des règles locales applicables à l’appréciation de la responsabilité.
Conservez les documents de remise du matériel, les instructions et les éléments de formation, les comptes rendus de l’incident, les explications du salarié, les évaluations de réparation et les justificatifs des paiements effectifs. Tenez compte, le cas échéant, de la dépréciation, des sommes déjà récupérées, des indemnités d’assurance et de la contribution éventuelle de l’employeur à la survenance de la perte. Le prix d’achat d’un matériel de remplacement, la réclamation d’un client ou une perte comptabilisée en interne ne correspond pas automatiquement au préjudice réparable. Identifiez également si la perte a réellement été subie par l’entité employeuse chinoise ou par une autre société du groupe ; une refacturation interne du siège ne prouve pas, à elle seule, une dette du salarié.
2. Distinguer la réparation du préjudice d’une sanction pécuniaire disciplinaire
Un montant forfaitaire réclamé pour chaque erreur ne devient pas licite du seul fait qu’il est qualifié de « réparation ». L’article 25 de la Loi sur le contrat de travail limite les pénalités contractuelles à la charge du salarié aux situations prévues aux articles 22 et 23 concernant les engagements de durée de service liés à une formation répondant aux conditions légales et les accords de non-concurrence. Ces exceptions ne confèrent pas un pouvoir général de prévoir des pénalités contractuelles pour les erreurs opérationnelles. Une demande de réparation d’un préjudice réel doit reposer sur des faits et un fondement juridique qui lui sont propres.
Examinez également les clauses du manuel du personnel au regard de l’article 4, notamment les procédures de discussion avec les salariés, de concertation et de publication ou de notification pour les règles touchant directement leurs intérêts. La signature attestant la réception du manuel ne rend pas valide une clause illicite et ne prouve pas un préjudice particulier. À Shenzhen, l’article 34 en vigueur du règlement relatif au paiement des salaires ne contient plus la disposition sur les sanctions pécuniaires pour manquements disciplinaires figurant dans les anciennes versions. Ne reprenez pas cette formulation obsolète, trouvée sur une ancienne page officielle, dans une instruction de paie actuelle.
3. Appliquer le plafond mensuel et la protection du salaire minimum
Selon l’article 16 applicable au niveau national, la retenue mensuelle destinée à réparer une perte ne doit pas dépasser 20% du salaire du salarié pour le mois concerné. Le salaire restant doit également respecter le salaire minimum mensuel local applicable. Ces limites encadrent le mécanisme de retenue ; elles n’établissent pas la responsabilité et ne rendent pas une retenue de 20% automatiquement possible. Avant tout calcul, vérifiez les composantes du salaire, l’assiette de paie légalement applicable et les règles du lieu d’emploi.
À titre d’illustration uniquement, si l’assiette salariale mensuelle applicable est de RMB 10000, le plafond de 20% prévu par cette règle nationale est de RMB 2000. Une perte prouvée de RMB 20000 ne justifierait pas de prélever l’intégralité de cette somme sur le salaire du mois ; la protection du salaire minimum peut imposer une retenue encore inférieure. Cet exemple suppose que la responsabilité et l’assiette salariale ont déjà été légalement établies. Il n’indique le salaire minimum actuel d’aucune ville et ne constitue pas une méthode uniforme pour toutes les périodes de paie particulières.
4. Vérifier les règles locales de notification avant chaque retenue
Les règles locales nécessitent une vérification distincte. L’article 34 du Règlement de Shenzhen relatif au paiement des salaires des salariés, dans sa version modifiée en 2025, exige une notification écrite avant chaque retenue mensuelle au titre d’une perte économique imputable au salarié et garantit que le salaire restant ne soit pas inférieur au salaire minimum de la ville. L’article 15 impose un relevé détaillé des paiements de salaire, indiquant notamment les retenues, ainsi que la remise d’un décompte salarial au salarié ; les relevés de paiement doivent être conservés pendant au moins trois ans. Son libellé n’est pas identique à celui de l’article 16 national. Avant d’autoriser la retenue, déterminez les règles applicables localement et leur articulation, sans interpréter l’absence de pourcentage comme une autorisation de procéder à des retenues illimitées.
En pratique, la notification devrait préciser les faits, les preuves à l’appui, le préjudice invoqué, l’appréciation de la responsabilité, le montant mensuel envisagé et le salaire restant, ainsi qu’un moyen de présenter des objections. Conservez la preuve de remise et la réponse. Une notification écrite ne vaut pas accord, et le consentement du salarié ne valide pas une retenue contraire aux protections impératives. Si la dette ou le fondement juridique reste contesté, continuez à payer les salaires conformément au droit tout en examinant les possibilités de négociation ou la voie de règlement du différend appropriée.
5. Traiter séparément le paiement des salaires et la réparation du préjudice
L’article 30 de la Loi sur le contrat de travail impose le paiement intégral et ponctuel de la rémunération conformément au contrat et aux règles nationales. Une enquête interne ou une demande de remboursement non résolue ne suspend pas, à elle seule, cette obligation, y compris lorsque le salarié quitte l’entreprise. L’article 85 prévoit une injonction de l’administration du travail de payer dans un délai déterminé et, en cas de non-paiement à l’expiration de ce délai, une indemnité supplémentaire de 50%–100% du montant dû. Cette indemnité supplémentaire est soumise à conditions et ne s’applique pas automatiquement à chaque retenue contestée. Une reconnaissance de dette ou un accord de départ doit donc faire l’objet d’un examen juridique avant de servir à retenir le dernier salaire.
Avant la clôture de la paie, réunissez le contrat de travail, les règles pertinentes et les documents relatifs à leur adoption, les preuves de la perte, l’analyse de la responsabilité, le calcul de paie, les notifications et les éventuelles objections du salarié. Pour une première demande de conseil de l’employeur, fournissez uniquement un résumé non confidentiel précisant l’entité chinoise, la ville, l’incident, le montant contesté et la prochaine date de paie. L’examen pourra ensuite déterminer si une retenue est fondée, quelles procédures et limites s’appliquent et si le recouvrement doit être poursuivi séparément. Les consultations sont proposées en chinois et en anglais.
Sources juridiques
Sources officielles · Vérifiées le 2026-10-19. Les traductions sont fournies à titre indicatif et ne constituent pas des textes juridiques officiels.
- Dispositions provisoires sur le paiement des salaires, Lao Bu Fa [1994] n° 489 ↗
Articles 6, 7, 9 et 15–19 : relevés de paiement, échéances, retenues au titre des pertes, plafond mensuel et litiges salariaux.
- Loi de la RPC sur le contrat de travail (modification de 2012) ↗
Articles 4, 22–26, 30 et 85 : règles internes, limites des pénalités contractuelles à la charge des salariés, clauses invalides et responsabilité en matière de paiement des salaires.
- Règlement de Shenzhen relatif au paiement des salaires des salariés (modification de 2025) ↗
Articles 13, 15 et 33–35 : règles locales de paiement, de conservation des relevés, de notification écrite des retenues et de salaire minimum ; utiliser le texte modifié en 2025.
Informations générales sur la Chine continentale. Les faits, les dates applicables et les règles locales nécessitent un examen individuel.
Associé de Beijing ChangAn Law Firm
Habilité à exercer en Chine depuis 2019 · Beijing et Shenzhen
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