Enquêter sur les manquements d’un salarié en Chine : les preuves avant le licenciement

1. Définir l’allégation avant de recueillir les preuves

Identifiez l’entité employeur, les fonctions du salarié, les actes allégués, les dates et la version des règles internes potentiellement applicable. Confiez l’examen à une personne qui n’est pas impliquée dans les faits allégués, et distinguez les faits vérifiés des hypothèses dans la chronologie du dossier. La conclusion d’un responsable à l’étranger est un élément à examiner, et non une preuve de manquement. L’article 44 de l’Interprétation (I) de la Cour populaire suprême sur les questions d’application du droit dans le jugement des litiges du travail fait peser sur l’employeur la charge de la preuve dans les litiges résultant de ses décisions de licenciement.

Préservez rapidement les documents pertinents dont l’employeur dispose déjà licitement. Consignez, pour chaque élément, qui l’a recueilli, à quel moment, à partir de quel système ou auprès de quel détenteur, et selon quelle méthode. Limitez l’accès aux personnes qui en ont besoin pour l’examen. Obtenez un avis juridique distinct avant d’examiner des appareils personnels ou des comptes privés, de recueillir des informations sans rapport avec l’enquête ou de transférer des dossiers d’enquête au siège à l’étranger ; une politique mondiale d’enquête ne constitue pas une autorisation générale.

2. Préserver le contexte et l’authenticité, au-delà des captures d’écran

Les articles 14–15 des Dispositions de la Cour populaire suprême sur les preuves en matière civile couvrent les courriels, les messages instantanés, les journaux informatiques et les autres données électroniques, et exigent la production d’originaux. Les copies réalisées par le producteur et conformes à l’original, ainsi que les impressions ou autres supports de sortie directement issus des données électroniques et pouvant être affichés et identifiés, sont assimilés à des originaux. Une capture d’écran n’est donc pas automatiquement dépourvue de valeur, mais une image isolée peut ne pas établir l’identité du titulaire du compte, l’intégralité du contenu ou sa source.

Conservez les échanges pertinents complets, les pièces jointes, les identifiants de comptes, les horodatages et les traces d’exportation, avec une copie de référence inchangée et des copies de travail distinctes. Préservez également les messages et explications contraires à l’allégation. L’article 93 impose une appréciation contextualisée de l’authenticité des données électroniques, notamment au regard de la fiabilité du système, de son fonctionnement normal et des méthodes de conservation ou d’extraction. L’article 94 permet aux tribunaux de confirmer l’authenticité dans certaines circonstances, notamment pour les documents établis dans le cours normal des activités, sauf preuve contraire suffisante. Un journal généré par l’entreprise n’est pas automatiquement décisif.

3. Vérifier les explications et consigner fidèlement l’entretien

Interrogez le salarié et les témoins concernés sur des événements et des documents précis, en distinguant leurs observations personnelles de ce qui leur a été rapporté. Donnez au salarié une réelle possibilité d’expliquer les incohérences et de produire des pièces à l’appui. Consignez les questions, les réponses, les participants et les corrections, et laissez la personne interrogée vérifier le compte rendu. Le refus de signer un compte rendu ne prouve pas, à lui seul, l’allégation sous-jacente. Il s’agit de précautions pratiques pour fiabiliser les preuves, et non de l’affirmation selon laquelle toute enquête d’un employeur serait soumise à un format légal unique d’audition.

Faites appel à un interprète compétent si nécessaire et rapprochez les comptes rendus chinois et anglais avant que le siège ne s’y fie. Une note interne des RH ne doit pas être qualifiée d’aveu judiciaire. L’article 17 des dispositions sur les preuves exige une traduction chinoise des pièces écrites ou des documents explicatifs en langue étrangère soumis à un tribunal. Conservez le texte original avec sa traduction et expliquez les divergences non résolues dans le rapport d’enquête.

4. Rattacher les faits prouvés au bon motif de licenciement

L’article 39(2) de la Loi de la République populaire de Chine sur le contrat de travail vise une violation grave des règles de l’employeur. Vérifiez, au regard de l’article 4 et de l’article 50 de l’Interprétation (I), la licéité du contenu de la règle, sa procédure démocratique d’adoption et sa communication au salarié. Conservez la version en vigueur au moment des faits et les preuves de sa communication. Un code de conduite du siège ou la seule signature du salarié attestant réception ne démontre pas que toutes ces exigences sont remplies. Expliquez pourquoi le comportement prouvé présente un caractère grave dans son contexte réel.

L’article 39(3), qui vise les manquements graves aux devoirs professionnels ou les agissements irréguliers à des fins personnelles causant un dommage majeur à l’employeur, comporte des éléments constitutifs distincts. Si vous invoquez ce motif, établissez les agissements, le dommage majeur et le lien de causalité ; ne présumez pas que tout manquement disciplinaire y répond. Inversement, n’imposez pas systématiquement l’existence d’une perte financière dans chaque affaire relevant de l’article 39(2). L’incapacité à remplir les fonctions visée à l’article 40(2) relève d’une autre démarche, comprenant une formation ou un changement de poste suivi d’une incapacité persistante à accomplir le travail ; elle ne peut pas simplement être rebaptisée manquement disciplinaire.

5. Examiner la procédure et le dossier de décision avant la notification

L’article 43 impose de notifier préalablement au syndicat les motifs d’une rupture unilatérale, d’examiner son avis et de l’informer par écrit du résultat. L’article 47 de l’Interprétation (I) concerne les employeurs disposant d’un syndicat : lorsqu’un licenciement satisfait par ailleurs aux conditions de l’article 39 ou 40 mais intervient sans notification préalable, il doit être fait droit à la demande d’indemnisation du salarié pour licenciement illégal, sauf si la procédure a été régularisée avant l’introduction de l’action en justice. Ne prévoyez pas de vous appuyer sur cette exception au lieu d’accomplir la procédure en amont ; vérifiez les modalités applicables si aucun syndicat n’a été établi.

Consignez l’habilitation de la personne qui décide, les faits prouvés, le motif applicable, les lacunes probatoires restantes et les modalités de remise de la décision. Selon l’article 48, un licenciement illégal peut imposer la poursuite de l’exécution du contrat si le salarié la demande ; s’il ne la demande pas ou si le contrat ne peut plus être exécuté, l’indemnisation prévue à l’article 87 s’applique. Un rapport d’enquête approuvé en interne ne supprime pas ce risque. Si des faits essentiels restent non prouvés, réévaluez la mesure envisagée au lieu de combler les lacunes par des hypothèses.

Préparez le contrat de travail, les règles applicables et les documents retraçant leur adoption, les preuves de communication, les documents sources et le journal d’extraction, les entretiens et réponses, le calcul du dommage si vous l’invoquez, les échanges avec le syndicat, la décision et la preuve de sa remise. Pour un premier avis, fournissez un aperçu non confidentiel de l’entité employeur, de la ville de travail, de l’allégation, des dates pertinentes et de la mesure envisagée. Convenez d’un examen sécurisé des documents avant d’envoyer des dossiers du personnel ou d’enquête.