1. Ordnen Sie den Antrag vor der Entscheidung über seine Genehmigung ein
Erfragen Sie den gewünschten Zeitraum, den Grund in allgemeiner Form und die zur Bestimmung der einschlägigen Freistellungsart erforderlichen Angaben. Erkrankung, Mutterschaft, Eheschließung, Todesfälle oder örtlich geregelte Freistellungen zur Betreuung von Angehörigen können eine andere Prüfung erfordern. Wer im konzernweiten HR-System „unbezahlte Freistellung aus persönlichen Gründen“ auswählt, verzichtet damit nicht auf einen gesetzlichen Anspruch. Fordern Sie nur die für die Entscheidung erforderlichen Unterlagen an, statt umfassende Angaben zur Familie oder Krankengeschichte zu erheben.
Das Arbeitsvertragsgesetz der Volksrepublik China gewährt nicht allen Beschäftigten ein einheitliches jährliches Kontingent gewöhnlicher Freistellung aus persönlichen Gründen. Prüfen Sie die geltenden örtlichen Vorschriften, den Arbeitsvertrag, Kollektivverträge und die Freistellungsregelungen des Arbeitgebers. Artikel 4 regelt das demokratische Beteiligungsverfahren und die Bekanntgabe, die bei Regelungen zu Urlaub und anderen Arbeitnehmerinteressen erforderlich sind. Eine konzernweite Richtlinie oder die persönliche Präferenz einer Führungskraft allein belegt nicht, welche Regelung für die Gesellschaft in China gilt; bestehende vertragliche Zusagen sind ebenfalls zu berücksichtigen.
2. Dokumentieren Sie eine klare Entscheidung und legen Sie den Zeitraum fest
Bei einem Antrag, dessen Genehmigung tatsächlich im Ermessen des Arbeitgebers liegt, sind die Erklärung des Beschäftigten, die betriebliche Vertretung, bestehende Zusagen und vergleichbare Entscheidungen zu berücksichtigen. Bestätigen Sie die Genehmigung, Ablehnung oder einen Alternativvorschlag schriftlich und begründen Sie die Entscheidung, soweit angebracht. Ein noch zur Prüfung anstehender oder in Prüfung befindlicher Antrag ist kein genehmigter Antrag. Stellen Sie in dringenden Fällen einen praktisch nutzbaren Weg bereit, um die Umstände zu erläutern und erforderliche Nachweise nachzureichen; ein unbearbeiteter Genehmigungsprozess darf nicht die gesamte Entscheidungsdokumentation bilden.
Die Genehmigung sollte den Arbeitgeber in China, Beginn und Ende, die betroffenen planmäßigen Arbeitstage oder Arbeitsstunden, Rückkehrdatum und Arbeitsort, die Übergabe, die Ansprechperson und das Verfahren für eine Verlängerung nennen. Unterscheiden Sie den Zeitraum nach Kalendertagen von dem Zeitraum, für den die Vergütung angepasst wird. Ändert eine Vereinbarung über eine längere Freistellung Vertragsbedingungen, verlangt Artikel 35 eine einvernehmliche schriftliche Vertragsänderung, von der jede Partei ein Exemplar erhält. Stellen Sie die Freistellung weder als Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch als automatischen Neubeginn der Betriebszugehörigkeit bei der Rückkehr dar.
3. Erläutern Sie die Vergütungsregelung vor Beginn der Abwesenheit
Prüfen Sie die geltenden örtlichen Lohnvorschriften und etwaige günstigere Zusagen im Vertrag oder in betrieblichen Regelungen. Beispielsweise erlaubt Artikel 22 der Bestimmungen der Stadt Peking über die Lohnzahlung, während einer Freistellung aus persönlichen Gründen keinen Lohn zu zahlen. Dies ist eine Regelung für Peking, keine landesweite Anweisung, einen ganzen Monatslohn zu streichen. Bestimmen Sie die betroffenen Vergütungsbestandteile, die tatsächliche Freistellungsdauer und die rechtmäßige Berechnungsmethode. Bewahren Sie eine Berechnung auf, die sowohl die Lohnbuchhaltung als auch der Beschäftigte nachvollziehen können.
Eine genehmigte Freistellung aus persönlichen Gründen berechtigt nicht zu einem zusätzlichen Lohnabzug als Sanktion. Zahlen Sie die weiterhin geschuldete Vergütung nach Artikel 30 des Arbeitsvertragsgesetzes fristgerecht und vollständig. Erfassen Sie gesetzliche bezahlte Freistellungen und während des Zeitraums tatsächlich verlangte Arbeitsleistungen gesondert. Klären Sie anhand der geltenden Vorschriften, wie betriebliche Leistungen und die Abwicklung der Sozialversicherung zu behandeln sind; „kein Gehalt“ allein reicht nicht aus, um sämtliche Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis einzustellen.
4. Prüfen Sie den Jahresurlaubsanspruch gesondert
Artikel 4(2) der Verordnung über bezahlten Jahresurlaub für Beschäftigte verlangt zwei Voraussetzungen zugleich: Freistellung aus persönlichen Gründen von insgesamt mindestens 20 Tagen und keinen Lohnabzug durch den Arbeitgeber gemäß den geltenden Vorschriften. Nur wenn beide Voraussetzungen vorliegen, greift dieser Ausschluss vom Jahresurlaub des betreffenden Jahres. Eine Freistellung aus persönlichen Gründen, für die der entsprechende Lohn abgezogen wird, erfüllt diesen Ausschlusstatbestand nicht allein deshalb, weil sie 20 Tage erreicht. Andere gesetzliche Ausschlussgründe und etwaige günstigere Ansprüche sind weiterhin gesondert zu prüfen.
Artikel 8 der Durchführungsmaßnahmen zum bezahlten Jahresurlaub für Unternehmensbeschäftigte betrifft Beschäftigte, die ihren Jahresurlaub bereits genommen haben und anschließend im selben Jahr einen Ausschlusstatbestand nach Artikel 4(2)–(5) der Verordnung erfüllen: Nach dieser Regelung besteht im folgenden Jahr kein Jahresurlaubsanspruch. Dokumentieren Sie vor ihrer Anwendung die zeitliche Abfolge und die Vergütungsbehandlung. Sollen einzelne beantragte Tage stattdessen als Jahresurlaub gewährt werden, legen Sie diese Urlaubsplanung nach Artikel 9 ausdrücklich fest und zahlen Sie die entsprechende Vergütung; behandeln Sie denselben Zeitraum nicht zugleich als unbezahlte Freistellung aus persönlichen Gründen und als Abzug vom Jahresurlaubsguthaben.
5. Schließen Sie die Genehmigung mit einem umsetzbaren Rückkehrplan ab
Klären Sie vor dem Ende der Freistellung, ob der Beschäftigte wie vereinbart zurückkehrt und ob ein Verlängerungsantrag neue Fragen zu gesetzlichen Freistellungsansprüchen aufwirft. Dokumentieren Sie jede genehmigte Änderung. Bleibt die Rückkehr aus, prüfen Sie zunächst die Erklärung, die Kontaktaufnahme und die tatsächlichen Arbeitsvereinbarungen, bevor Sie Maßnahmen wegen Fehlzeiten erwägen. Das Versäumen des Rückkehrdatums ist nicht automatisch eine Eigenkündigung; jede Kündigung durch den Arbeitgeber benötigt einen eigenständigen rechtmäßigen Grund, Nachweise und das vorgeschriebene Verfahren.
Stellen Sie den Antrag und die Antworten, die einschlägigen Verträge und die geltende Fassung der betrieblichen Regelungen, Nachweise zu deren Einführung und Bekanntgabe, Genehmigungsbefugnisse, Dienstplan, Freistellungsübersicht, Lohnberechnung, Übergabe und Rückkehrbestätigung zusammen. Die Unterlagen der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung sollten dieselbe Freistellungsart und dieselben Daten ausweisen. Für eine erste Prüfung genügen zunächst Angaben zur Gesellschaft in China, zur Stadt, zum beantragten Zeitraum und zur vorgesehenen Vergütungsbehandlung; detaillierte Beschäftigtenunterlagen können anschließend über einen vereinbarten vertraulichen Übermittlungsweg bereitgestellt werden.
Rechtsquellen
Amtliche Quellen · Geprüft am 2026-11-03. Übersetzungen dienen der Orientierung und sind keine amtlichen Rechtstexte.
- Arbeitsvertragsgesetz der VR China (Änderung 2012) ↗
Artikel 4, 29–30 und 35: Freistellungsregelungen, Vertragserfüllung, Vergütung und schriftliche Vertragsänderungen.
- Bestimmungen der Stadt Peking über die Lohnzahlung (Änderung 2007) ↗
Artikel 2, 6–13 und 19–27: örtlicher Geltungsbereich, Lohnaufzeichnungen und unterschiedliche Regelungen zu Freistellung und Betriebsunterbrechung; Artikel 22 betrifft die Freistellung aus persönlichen Gründen.
- Verordnung über bezahlten Jahresurlaub für Beschäftigte, Staatsratsverordnung Nr. 514 ↗
Artikel 2–5, insbesondere Artikel 4(2): Jahresurlaub und die gemeinsam zu erfüllenden Ausschlussvoraussetzungen bei Freistellung aus persönlichen Gründen.
- Durchführungsmaßnahmen zum bezahlten Jahresurlaub für Unternehmensbeschäftigte, Erlass des Ministeriums für Humanressourcen und soziale Sicherheit Nr. 1 ↗
Artikel 6–10 und 13: Abgrenzung der Freistellungsarten, Regelung für das Folgejahr, Urlaubsplanung und günstigere Ansprüche.
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