1. Déterminez la nature de la demande avant de décider de l’approuver
Demandez les dates souhaitées, le motif général et les informations nécessaires pour identifier la catégorie de congé applicable. La maladie, la maternité, le mariage, le deuil ou un congé d’aide à un proche prévu par des règles locales peuvent nécessiter une autre analyse. Le fait de cocher « congé sans solde pour convenance personnelle » dans le système RH du groupe ne vaut pas renonciation à un droit légal. Ne recueillez que les pièces nécessaires à la décision, sans collecter un historique familial ou médical étendu.
La Loi de la République populaire de Chine sur le contrat de travail ne prévoit pas de quota annuel uniforme de congé ordinaire pour convenance personnelle pour tous les salariés. Examinez les règles locales applicables, le contrat de travail, les conventions collectives et la politique de congés de l’employeur. L’article 4 encadre la procédure démocratique de participation des salariés et la communication requises pour les règles relatives aux congés et aux autres intérêts des salariés. Une politique mondiale du groupe ou la préférence personnelle d’un responsable ne suffit pas à établir la règle applicable à l’entité chinoise ; les engagements contractuels existants doivent aussi être pris en compte.
2. Consignez une décision claire et définissez la période
Pour une demande qui relève effectivement du pouvoir d’appréciation de l’employeur, examinez les explications du salarié, la continuité du travail pendant son absence, les engagements existants et les décisions prises dans des cas comparables. Confirmez par écrit l’approbation, le refus ou la solution de remplacement proposée, en indiquant les motifs lorsque cela est approprié. Une demande en cours d’examen n’est pas une demande approuvée. En cas d’urgence, prévoyez un moyen réellement utilisable pour expliquer les circonstances et fournir ultérieurement les justificatifs nécessaires ; un circuit d’approbation laissé sans réponse ne doit pas constituer toute la trace de la décision.
L’autorisation devrait identifier l’employeur en Chine, les dates de début et de fin, les jours ou heures de travail prévus concernés, la date et le lieu de reprise, la passation, la personne à contacter et la procédure de prolongation. Distinguez la période calendaire de celle pour laquelle la rémunération est ajustée. Pour un arrangement prolongé qui modifie les clauses du contrat, l’article 35 exige un accord et une modification écrite du contrat, dont chaque partie reçoit un exemplaire. Ne présentez pas le congé comme mettant fin à la relation de travail ou remettant automatiquement l’ancienneté à zéro lors de la reprise.
3. Expliquez le traitement de la paie avant le début de l’absence
Vérifiez les règles salariales locales applicables et tout engagement plus favorable prévu par le contrat ou les règles internes. Par exemple, l’article 22 des Dispositions de Pékin relatives au paiement des salaires permet à l’employeur de ne pas verser de salaire pendant un congé pour convenance personnelle. Il s’agit d’une règle propre à Pékin, et non d’une instruction nationale permettant de supprimer un mois entier de salaire. Identifiez les éléments de rémunération concernés, la durée réelle du congé et la méthode de calcul licite, puis conservez un calcul compréhensible pour le service de paie comme pour le salarié.
L’approbation d’un congé pour convenance personnelle n’autorise pas une retenue salariale punitive supplémentaire. Versez intégralement et à temps la rémunération qui reste due conformément à l’article 30 de la Loi sur le contrat de travail. Identifiez séparément les congés payés prévus par la loi et tout travail effectivement exigé pendant la période. Déterminez le traitement des avantages et les modalités de gestion de l’assurance sociale selon les règles applicables ; la seule absence de salaire ne suffit pas à justifier la cessation de toutes les obligations liées à la relation de travail.
4. Examinez séparément le droit aux congés annuels
L’article 4(2) du Règlement sur les congés annuels payés des salariés exige deux conditions cumulatives : un congé pour convenance personnelle totalisant au moins 20 jours et l’absence de retenue salariale par l’employeur conformément aux règles applicables. Ce n’est que lorsque ces deux conditions sont réunies que cette exclusion particulière du droit aux congés annuels de l’année s’applique. Un congé pour convenance personnelle dont le salaire correspondant est retenu ne relève pas de cette exclusion du seul fait qu’il atteint 20 jours. Les autres exclusions légales et les droits plus favorables éventuels doivent encore être examinés séparément.
L’article 8 des Mesures d’application des congés annuels payés des salariés d’entreprise vise le salarié qui a déjà pris ses congés annuels de l’année, puis relève, au cours de cette même année, de l’une des exclusions prévues à l’article 4(2)–(5) du Règlement : selon cette règle, il ne bénéficie pas de congés annuels l’année suivante. Consignez la chronologie et le traitement salarial avant de l’appliquer. Si certaines dates demandées sont finalement accordées au titre des congés annuels, formalisez clairement cette décision de planification conformément à l’article 9 et versez la rémunération correspondante ; ne traitez pas une même période à la fois comme un congé sans solde pour convenance personnelle et comme une déduction du solde de congés annuels.
5. Finalisez l’approbation avec un plan de reprise réalisable
Avant la fin du congé, confirmez si le salarié reprendra le travail comme convenu et si une demande de prolongation soulève une nouvelle question de droit à un congé légal. Consignez toute modification approuvée. Si le salarié ne revient pas, vérifiez ses explications, les échanges et les modalités réelles de travail avant d’envisager des mesures liées à l’absence. Le non-respect de la date de reprise ne vaut pas automatiquement démission ; tout licenciement doit reposer sur son propre motif légal, ses preuves et la procédure requise.
Réunissez la demande et les réponses, les contrats applicables et la version pertinente des règles internes, les justificatifs de leur adoption et de leur communication, les pouvoirs d’approbation, le planning de travail, le registre des congés, le calcul de paie, la passation et la confirmation de reprise. Les documents RH et de paie doivent indiquer la même catégorie de congé et les mêmes dates. Pour un premier examen, indiquez l’entité chinoise, la ville, la période demandée et le traitement salarial envisagé ; les documents détaillés concernant le salarié pourront ensuite être transmis par un canal confidentiel convenu.
Sources juridiques
Sources officielles · Vérifiées le 2026-11-03. Les traductions sont fournies à titre indicatif et ne constituent pas des textes juridiques officiels.
- Loi de la RPC sur le contrat de travail (modification de 2012) ↗
Articles 4, 29–30 et 35 : règles de congé, exécution du contrat, rémunération et modifications écrites du contrat.
- Dispositions de Pékin relatives au paiement des salaires (modification de 2007) ↗
Articles 2, 6–13 et 19–27 : champ d’application territorial, relevés de paie et règles distinctes selon les congés et les arrêts d’activité ; l’article 22 concerne le congé pour convenance personnelle.
- Règlement sur les congés annuels payés des salariés, décret du Conseil des affaires d’État n° 514 ↗
Articles 2–5, en particulier l’article 4(2) : congés annuels et conditions cumulatives d’exclusion liées au congé pour convenance personnelle.
- Mesures d’application des congés annuels payés des salariés d’entreprise, arrêté du ministère des Ressources humaines et de la Sécurité sociale n° 1 ↗
Articles 6–10 et 13 : distinction entre catégories de congés, règle applicable à l’année suivante, planification et droits plus favorables.
Informations générales sur la Chine continentale. Les faits, les dates applicables et les règles locales nécessitent un examen individuel.
Associé de Beijing ChangAn Law Firm
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