Besondere Arbeitszeitsysteme in China: Genehmigungsumfang und Prüfung der Überstundenvergütung

1. Das System nach der tatsächlichen Arbeit wählen, nicht allein nach der Stellenbezeichnung

Die landesweit geltenden Maßnahmen zur Genehmigung der Einführung unregelmäßiger Arbeitszeiten und der zusammengefassten Arbeitszeitberechnung in Unternehmen, Lao Bu Fa [1994] Nr. 503, unterscheiden zwischen diesen beiden Systemen. Artikel 4 nennt Tätigkeiten, die für unregelmäßige Arbeitszeiten infrage kommen, darunter höheres Führungspersonal, Außendienst- und Vertriebsmitarbeiter sowie bestimmte andere Tätigkeiten, die sich nicht anhand der Standardarbeitszeit bemessen lassen. Artikel 5 betrifft Arbeiten, die sich für eine zusammengefasste Berechnung über einen festgelegten Zeitraum eignen, etwa kontinuierliche Betriebsabläufe oder Arbeiten, die saisonalen oder natürlichen Bedingungen unterliegen. Die Eignung der Tätigkeit ist lediglich der Ausgangspunkt und kein Nachweis dafür, dass ein bestimmter Beschäftigter rechtmäßig unter das System fällt.

Beschreiben Sie kurz, wann und wie die Arbeit ausgeführt werden muss, wer die Einsatzzeiten festlegt, ob feste Anwesenheitszeiten gelten und weshalb die Standardarbeitszeit den betrieblichen Anforderungen nicht genügt. Ein hohes Gehalt, die Bezeichnung „Manager“ oder gelegentliche Besprechungen über Zeitzonen hinweg entscheiden für sich genommen nicht über die Einordnung. Auch flexible Arbeitsbeginnzeiten innerhalb des Standardsystems sind vom gesetzlich anerkannten System unregelmäßiger Arbeitszeiten zu unterscheiden.

2. Die Genehmigung dem Arbeitgeber, den Stellen und den Zeiträumen zuordnen

Artikel 7 überlässt die Genehmigungsverfahren für örtliche Unternehmen den Regelungen auf Provinzebene. Beschaffen Sie den eigentlichen Genehmigungsbescheid samt Anlagen; ein Beleg über die Entgegennahme des Antrags genügt nicht. Prüfen Sie den bezeichneten Arbeitgeber, die erfassten Betriebsstätten und Stellen, den Personenkreis, Beginn und Ende der Geltung sowie den genehmigten Berechnungszeitraum. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Genehmigung für eine Konzerngesellschaft oder ein Vertriebsteam auch einen anderen Rechtsträger oder andere Tätigkeiten erfasst. Nehmen Sie die Prüfung von Verlängerungen und Stellenwechseln in den Terminkalender der Personalabteilung auf.

Prüfen Sie tatsächlich bestehende örtliche Ausnahmen, bevor Sie pauschal annehmen, dass jede Tätigkeit einer Genehmigung bedarf. Artikel 16 der Pekinger Maßnahmen zur Einführung der zusammengefassten Arbeitszeitberechnung und unregelmäßiger Arbeitszeiten in Unternehmen, Jing Lao She Zi Fa [2003] Nr. 157, sieht für höheres Führungspersonal von Unternehmen bei Anwendung unregelmäßiger Arbeitszeiten keine Genehmigungsformalitäten vor. Dies ist eine örtliche Ausnahme für Personen, die die Voraussetzungen dieser Kategorie erfüllen, und keine landesweite Befreiung für alle Beschäftigten mit der Bezeichnung „Manager“. Prüfen Sie die tatsächlichen Aufgaben und die Stellung im Unternehmen, die arbeitsvertraglichen Regelungen und die Handhabung der Arbeitszeit. Artikel 17 verlangt in bestimmten Fällen einen erneuten Antrag, unter anderem bei einer Änderung des Namens der juristischen Person, beim Ablauf der Geltungsdauer und bei Änderungen der erfassten Tätigkeitsarten oder Stellen.

3. Berechnungszeitraum und Feiertagsregeln getrennt prüfen

Bei einer genehmigten zusammengefassten Arbeitszeitberechnung sind die tatsächlich geleisteten Gesamtstunden mit der gesetzlichen Standardarbeitszeit für den genehmigten Zeitraum abzugleichen. Artikel 13 der Vorläufigen Bestimmungen über die Lohnzahlung behandelt die darüber hinausgehenden Stunden als verlängerte Arbeitszeit. Artikel 13 der geltenden Shanghaier Maßnahmen zur Lohnzahlung in Unternehmen, Hu Ren She Gui [2026] Nr. 10, schreibt hierfür eine Vergütung von mindestens 150% der maßgeblichen Stundenlohnbasis vor. Für vom Arbeitgeber angeordnete Arbeit an gesetzlichen Feiertagen sind mindestens 300% der maßgeblichen Tages- oder Stundenlohnbasis zu zahlen. Die Vergütungspflicht für Feiertagsarbeit lässt sich nicht allein dadurch ausgleichen, dass später eine Woche mit weniger Arbeit eingeplant wird.

Auch bei unregelmäßigen Arbeitszeiten sind die örtlichen Vergütungsregeln zu prüfen. Zwar nimmt Artikel 13 der landesweit geltenden Vorläufigen Bestimmungen über die Lohnzahlung Beschäftigte mit unregelmäßigen Arbeitszeiten von den zuvor in diesem Artikel geregelten Überstundenvergütungen aus. Artikel 13 der Shanghaier Maßnahmen behält die Überstundenvergütung für angeordnete Arbeit an gesetzlichen Feiertagen jedoch ausdrücklich auch für Beschäftigte bei, für die unregelmäßige Arbeitszeiten genehmigt wurden. Diese Shanghaier Regelung gilt nach den überarbeiteten Maßnahmen seit dem 1. August 2026. Übertragen Sie die Annahme, dass keine Überstundenvergütung anfällt, nicht pauschal von einer Stadt auf andere Städte; keines der beiden Systeme bedeutet unbegrenzte Arbeitszeit.

Das Ausscheiden vor Ablauf des Berechnungszeitraums ist gesondert zu prüfen. Beispielsweise darf der Berechnungszeitraum nach Artikel 9 der Pekinger Maßnahmen die verbleibende Laufzeit des Arbeitsvertrags nicht überschreiten. Endet das Arbeitsverhältnis vor Ablauf des Zeitraums, verweist die Vorschrift für tatsächlich geleistete Stunden über der gesetzlichen Standardarbeitszeit auf Artikel 44(2) des Arbeitsgesetzes und damit auf die Vergütungsregel für Arbeit an Ruhetagen. Wenden Sie die übliche Berechnung mit 150% bei regulärem Ablauf des Berechnungszeitraums nicht schematisch auf jedes vorzeitige Ausscheiden an. Prüfen Sie vor der Schlussabrechnung die einschlägige örtliche Regelung, den verkürzten Zeitraum und die maßgebliche Lohnbasis.

4. Beteiligungsverfahren und tatsächliche Personalführung aufeinander abstimmen

Artikel 6 der landesweit geltenden Genehmigungsmaßnahmen verlangt Gesundheitsschutz, die umfassende Berücksichtigung der Ansichten der Beschäftigten und geeignete Ruhezeitregelungen. Artikel 14 der Pekinger Maßnahmen verlangt außerdem Beratungen mit der Gewerkschaft, der Versammlung der Arbeitnehmervertreter oder den Beschäftigten sowie die Bekanntmachung des Arbeits- und Ruhezeitsystems. Bewahren Sie den Umsetzungsplan, die Beratungsprotokolle, die Informationen an die Beschäftigten und etwaige einvernehmlich vereinbarte Vertragsänderungen gemeinsam auf. Eine behördliche Genehmigung ist nicht als automatische Änderung eines Arbeitsvertrags zu behandeln, der Standardarbeitszeiten vorsieht.

Für die Personalabteilung in China und Führungskräfte im Ausland sollten einheitliche Regeln zur Einsatzplanung gelten. Überwachen Sie die tatsächliche Arbeitsbelastung, Ruhezeiten und Feiertagseinsätze und sichern Sie die Unterlagen, mit denen sich die Entgeltberechnung nachvollziehen lässt. Unterliegt eine angeblich nach unregelmäßigen Arbeitszeiten geführte Stelle tatsächlich einer strikten täglichen Anwesenheitskontrolle und häufig angeordneter Abendarbeit, ist dieser Widerspruch zu untersuchen; die Stellenbezeichnung allein genügt nicht. Besondere Arbeitszeitsysteme heben den Gesundheits- und Ruhezeitschutz sowie die jeweils geltenden Schutzvorschriften für weibliche und minderjährige Beschäftigte nicht auf.

5. Vor Änderungen der Entgeltabrechnung die Unterlagen zum Geltungsbereich zusammenstellen

Stellen Sie die Registrierungsunterlagen des Arbeitgebers, die Städte der Arbeitsorte, Stellenbeschreibungen, arbeitsvertraglichen Regelungen, den Genehmigungsbescheid samt Anlagen, die Personalliste, Nachweise über Beratungen, tatsächliche Dienstpläne, Feiertagseinsätze und Entgeltberechnungen zusammen. Erstellen Sie eine Übersicht, die für jede Tätigkeit das Arbeitszeitsystem, die Rechtsgrundlage, den Geltungszeitraum, den Berechnungszeitraum und die prüfende Person ausweist. Kennzeichnen Sie fehlende oder abgelaufene Genehmigungen als ungeklärt; datieren Sie Unterlagen nicht zurück und gehen Sie nicht davon aus, dass eine spätere Genehmigung frühere Zeiträume automatisch rechtmäßig macht. Bewahren Sie die bisherigen Unterlagen auf und prüfen Sie rückständige Vergütungsansprüche und künftige Korrekturmaßnahmen getrennt.

Für eine erste rechtliche Prüfung genügt zunächst eine nicht vertrauliche Übersicht über den chinesischen Rechtsträger, die Städte, die betroffenen Tätigkeiten, das derzeitige System und den geplanten Änderungstermin. Vereinbaren Sie anschließend eine sichere Prüfung der Genehmigungen und Personalunterlagen. Praktisch ist zu entscheiden, ob das geplante Modell die betreffenden Personen und Zeiträume rechtmäßig erfasst, welche Vergütung daraus folgt und welche Lücken vor der Umsetzung geschlossen werden müssen.