Régimes spéciaux du temps de travail en Chine : périmètre de l’autorisation et vérification des heures supplémentaires

1. Choisir le régime selon le travail réel, et non le seul intitulé du poste

Les Mesures nationales relatives à l’autorisation de la mise en œuvre, par les entreprises, du régime du temps de travail non fixe et du régime de décompte global du temps de travail, Lao Bu Fa [1994] n° 503, distinguent ces deux régimes. L’article 4 énumère les fonctions susceptibles de relever du temps de travail non fixe, notamment les membres de la haute direction, le personnel exerçant à l’extérieur, les commerciaux et certains autres postes dont le travail ne peut être mesuré selon la durée standard. L’article 5 vise les activités adaptées à un décompte global sur un cycle défini, notamment les opérations continues et les travaux soumis à des contraintes saisonnières ou naturelles. L’éligibilité du poste n’est qu’un point de départ ; elle ne prouve pas qu’un salarié donné relève légalement du régime.

Décrivez brièvement quand et comment le travail doit être accompli, qui fixe le planning, si la présence est soumise à des horaires fixes et pourquoi la durée standard ne répond pas aux besoins opérationnels. Un salaire élevé, un titre de « manager » ou des réunions occasionnelles entre plusieurs fuseaux horaires ne suffisent pas, à eux seuls, à déterminer le régime. La souplesse des heures d’arrivée dans le cadre du régime standard est également distincte du régime légal du temps de travail non fixe.

2. Rattacher l’autorisation à l’entité, aux postes et aux périodes concernés

L’article 7 renvoie aux règles de niveau provincial pour les procédures d’autorisation concernant les entreprises locales. Obtenez la décision d’autorisation et ses annexes, et pas seulement un récépissé de dépôt de la demande. Vérifiez l’entité employeur désignée, les établissements et postes couverts, le périmètre des salariés concernés, les dates de prise d’effet et d’expiration ainsi que le cycle autorisé. Ne présumez pas qu’une autorisation obtenue pour une société du groupe ou une équipe commerciale couvre une autre entité ou d’autres fonctions. Inscrivez les vérifications liées au renouvellement et aux changements de poste au calendrier RH.

Vérifiez les exceptions locales effectivement applicables avant d’affirmer que tous les postes nécessitent une autorisation. L’article 16 des Mesures de Pékin relatives à la mise en œuvre, par les entreprises, du régime de décompte global du temps de travail et du régime du temps de travail non fixe, Jing Lao She Zi Fa [2003] n° 157, dispense de formalités d’autorisation l’application du régime du temps de travail non fixe aux membres de la haute direction des entreprises. Il s’agit d’une exception locale réservée aux personnes remplissant les conditions de cette catégorie, et non d’une exemption nationale pour toute personne portant le titre de « manager ». Vérifiez les fonctions et le statut réels, les stipulations du contrat de travail et les modalités de gestion du temps de travail. L’article 17 exige une nouvelle demande dans certains cas, notamment en cas de changement de dénomination de la personne morale, d’expiration de la période autorisée ou de modification des catégories de travail ou des postes couverts.

3. Distinguer le calcul sur le cycle des règles relatives aux jours fériés légaux

Lorsque le décompte global du temps de travail est autorisé, le total des heures effectivement travaillées doit être rapproché de la durée légale standard correspondant au cycle approuvé. L’article 13 des Dispositions provisoires sur le paiement des salaires qualifie les heures excédentaires de prolongation du temps de travail. L’article 13 des Mesures de Shanghai sur le paiement des salaires dans les entreprises actuellement en vigueur, Hu Ren She Gui [2026] n° 10, impose une rémunération d’au moins 150% de la base de salaire horaire applicable pour ces heures excédentaires et d’au moins 300% de la base de salaire journalière ou horaire applicable pour le travail demandé par l’employeur les jours fériés légaux. Une semaine ultérieure moins chargée ne suffit pas à compenser l’obligation de rémunérer le travail effectué un jour férié légal.

Le régime du temps de travail non fixe exige lui aussi une vérification des règles locales de paie. Bien que l’article 13 des Dispositions provisoires nationales sur le paiement des salaires exclue les salariés relevant de ce régime des dispositions précédentes du même article relatives aux heures supplémentaires, l’article 13 des Mesures de Shanghai maintient expressément la rémunération des heures supplémentaires pour le travail demandé les jours fériés légaux aux salariés dont l’application du régime du temps de travail non fixe a été autorisée. Cette règle de Shanghai s’applique dans le cadre des Mesures révisées depuis le 1er août 2026. Ne transposez pas d’une ville à l’autre une conclusion générale d’absence de rémunération des heures supplémentaires et ne présentez aucun de ces deux régimes comme permettant un temps de travail illimité.

Examinez séparément les départs avant la fin du cycle. Par exemple, l’article 9 des Mesures de Pékin impose que le cycle ne dépasse pas la durée restant à courir du contrat de travail. Si le contrat prend fin ou est rompu avant la fin du cycle, les heures effectivement travaillées au-delà de la durée légale standard sont soumises, par renvoi, à l’article 44(2) de la Loi sur le travail, relatif à la rémunération du travail les jours de repos. N’appliquez pas mécaniquement à tous les départs anticipés le calcul à 150% habituellement utilisé en fin de cycle. Avant le règlement final, vérifiez la règle locale applicable, la période raccourcie et la base de salaire.

4. Mettre en cohérence les procédures concernant les salariés et la gestion réelle

L’article 6 des Mesures nationales d’autorisation exige de protéger la santé, de tenir pleinement compte de l’avis des salariés et de prévoir des modalités de repos adaptées. L’article 14 des Mesures de Pékin impose également une concertation avec le syndicat, l’assemblée des représentants des salariés ou les salariés eux-mêmes, ainsi que la communication du régime de travail et de repos. Conservez ensemble le plan de mise en œuvre, les comptes rendus de concertation, les communications aux salariés et les éventuelles modifications contractuelles convenues. Une autorisation administrative ne doit pas être considérée comme modifiant automatiquement un contrat qui prévoit la durée standard du travail.

Appliquez une même règle de planification aux RH en Chine et aux responsables à l’étranger. Suivez la charge de travail réelle, les repos et les affectations les jours fériés ; conservez les pièces permettant d’expliquer le calcul de la paie. Si un poste censé relever du temps de travail non fixe est en réalité soumis à un contrôle quotidien strict de la présence et à un travail du soir fréquemment imposé, examinez cette incohérence au lieu de vous fier au seul intitulé. Les régimes spéciaux du temps de travail ne suppriment ni la protection de la santé et du repos, ni les protections applicables aux salariées et aux salariés mineurs.

5. Rassembler les justificatifs du champ d’application avant de modifier la paie

Rassemblez les informations d’immatriculation de l’employeur, les villes des lieux de travail, les fiches de poste, les stipulations contractuelles, la décision d’autorisation et ses annexes, la liste des salariés, les preuves de concertation, les plannings réels, le travail effectué les jours fériés et les calculs de paie. Établissez un tableau précisant, pour chaque poste, le régime, le fondement juridique, la période de validité, le cycle de calcul et la personne chargée de la vérification. Signalez les autorisations manquantes ou expirées comme des points non résolus ; n’antidatez pas les documents et ne présumez pas qu’une autorisation ultérieure régularise automatiquement les périodes antérieures. Conservez les anciens dossiers et examinez séparément les obligations salariales passées et les corrections à venir.

Pour un premier examen juridique, fournissez un résumé non confidentiel de l’entité chinoise, des villes, des postes concernés, du régime actuel et de la date de changement envisagée. Organisez ensuite un examen sécurisé des autorisations et des dossiers du personnel. La décision pratique consiste à déterminer si le dispositif proposé couvre légalement les personnes et les périodes concernées, quel traitement de paie en découle et quelles lacunes doivent être comblées avant sa mise en œuvre.