1. Confirme la entidad empleadora, el texto definitivo y el consentimiento del trabajador
Los artículos 10, 16 y 17 de la Ley de Contratos de Trabajo de la República Popular China regulan la celebración oportuna del contrato escrito, el acuerdo y la firma de ambas partes, la entrega de un ejemplar a cada una y el contenido obligatorio. Para las relaciones laborales sujetas al requisito ordinario de contrato escrito, si este no se firma al inicio de la prestación de servicios, debe celebrarse en el plazo de 1 mes desde dicho inicio. La espera de una aprobación en el extranjero no amplía ese plazo. Identifique a la entidad que efectivamente actúa como empleadora en China y compruebe las facultades de quien firma en su representación; una marca del grupo o una cuenta de la sede central no sustituye estas comprobaciones.
Las Directrices para la celebración de contratos de trabajo electrónicos del Ministerio de Recursos Humanos y Seguridad Social, Ren She Ting Fa [2021] n.º 54, establecen un procedimiento específico para los contratos de trabajo. Los artículos 1 y 6 exigen el acuerdo de las partes para utilizar la forma electrónica y que, antes de la firma, se expliquen el procedimiento, su funcionamiento, las precauciones y las vías para consultar y descargar el texto completo, sin cobrar al trabajador. Conserve por separado la prueba del consentimiento a la forma electrónica y la del acuerdo sobre el contenido del contrato. Guarde conjuntamente el contrato definitivo y todos los anexos que se incorporen a él; digitalizar un modelo incompleto o contrario a la ley no subsana sus cláusulas.
2. Pida a la plataforma que muestre el proceso de firma, además del indicador de finalización
Los artículos 3–4 y 7–9 de las Directrices exigen una plataforma de contratación que permita verificar la identidad, confirmar la voluntad de firmar y proteger los datos. Prevén el uso de certificados digitales y claves emitidos por un prestador de servicios de certificación electrónica legalmente establecido y conformes con la Ley de Firma Electrónica de la República Popular China, firmas electrónicas fiables de ambas partes y un sello de tiempo de confianza. Solicite una demostración con un contrato de ejemplo que incluya el registro de verificación de identidad, la información del certificado, el resultado de la validación de la firma y el sello de tiempo. Se trata de comprobar el cumplimiento de las Directrices sobre contratos de trabajo, no de afirmar que todos los documentos electrónicos en China requieren necesariamente la certificación de un tercero.
El artículo 13 de la Ley de Firma Electrónica de la República Popular China examina la atribución exclusiva de los datos de creación de la firma al firmante y su control exclusivo por este en el momento de firmar, así como la posibilidad de detectar cualquier modificación posterior de la firma y del mensaje de datos. También permite utilizar firmas electrónicas que cumplan las condiciones de fiabilidad acordadas por las partes; el artículo 14 atribuye a la firma electrónica fiable la misma eficacia jurídica que a la firma manuscrita o al sello. Una imagen de firma pegada en el documento, una copia escaneada enviada por correo electrónico o una casilla marcada por recursos humanos no acredita por sí sola estos elementos. Tampoco procede considerar automáticamente inválido el documento por ese motivo: su eficacia y su valor probatorio deben evaluarse a partir del conjunto de los registros. Recursos humanos no debe utilizar el código de verificación de un trabajador para firmar en su nombre.
3. Complete la entrega mientras el trabajador conserva el acceso al sistema
Conforme a los artículos 10–13 de las Directrices, notifique al trabajador que ha finalizado la formalización del contrato, explíquele cómo descargarlo y guardarlo y permita que consulte, descargue e imprima gratuitamente su contenido completo desde dispositivos de uso habitual. Si necesita un ejemplar en papel, facilite al menos 1 ejemplar gratuito y acredite que coincide con el mensaje de datos original, por ejemplo, mediante la estampación de un sello. Conserve la notificación de finalización y las pruebas de acceso o entrega. Un correo electrónico que invita a firmar no demuestra que se haya entregado el contrato ya firmado.
Pruebe el acceso del trabajador desde un teléfono y fuera de la red corporativa. Confirme que obtiene el archivo firmado completo, con todas sus páginas y anexos, y no un borrador sin firmar o una imagen en miniatura. Antes de desactivar la cuenta de un trabajador, prevea la continuidad del acceso y una vía lícita para entregarle un ejemplar. Conserve los registros de las actuaciones realmente realizadas; si detecta una carencia, no antedate el acuse de recibo.
4. Compruebe la exportación, la conservación y la salida de la plataforma antes de contratarla
El artículo 16 de las Directrices exige conservar toda la cadena de pruebas, incluidas la verificación de identidad, la voluntad de firmar y las firmas electrónicas, de modo que los registros puedan consultarse y recuperarse. Los artículos 4–8 de la Ley de Firma Electrónica distinguen la forma escrita, la integridad necesaria para considerar un documento como original, la conservación y la fiabilidad probatoria. Conserve el archivo electrónico firmado en un formato verificable, la información de sus firmas y certificados, el sello de tiempo, los registros de identidad y voluntad de firmar, el historial de versiones, las facultades de quien firma en representación de la entidad y las notificaciones de finalización. Una captura de pantalla o una copia impresa de una versión aplanada del documento puede perder información de verificación; no la guarde como único registro.
Antes de firmar el contrato con el proveedor, haga que recursos humanos realice una prueba de exportación y verificación. Confirme quién podrá recuperar los registros cuando finalice la suscripción o se cambie de proveedor. El artículo 14 de las Directrices remite a los requisitos de conservación de la Ley de Contratos de Trabajo; el artículo 50 de dicha ley exige conservar durante al menos 2 años los textos de los contratos resueltos o extinguidos. No los elimine automáticamente al cumplirse ese mínimo si sigue existiendo un conflicto u otra necesidad legítima de conservación. Restrinja el acceso y documente la decisión sobre la conservación.
5. Entregue a recursos humanos en China un expediente para la revisión, además del nombre de una plataforma extranjera
Las Directrices fomentan el uso preferente de plataformas gubernamentales, pero no las establecen como única vía. El artículo 15 regula los formatos locales de datos y la asistencia que deben ofrecer las plataformas no gubernamentales para presentar documentación ante las autoridades; el artículo 18 exige que la plataforma y su entorno de servicios apliquen los requisitos del nivel 3 del sistema de protección graduada de la ciberseguridad. Los artículos 17–19 regulan la protección de la información. Pida al proveedor que explique cómo aplica esos requisitos y cómo garantiza la compatibilidad local. Que un producto se utilice en todo el mundo no resuelve las cuestiones de certificación, acceso, pruebas o transferencia de datos en China. El acceso desde el extranjero a datos de los trabajadores requiere una revisión independiente.
Para una revisión jurídica específica, prepare los datos de la entidad en China y del lugar de trabajo, las fechas previstas de incorporación o renovación, el contrato bilingüe en chino e inglés y sus anexos, capturas del procedimiento de la plataforma sin datos personales, las especificaciones de certificación y exportación, y el procedimiento propuesto de entrega y conservación. Comience facilitando un resumen no confidencial por el canal de contacto para consultas. El abogado podrá determinar después si procede utilizar la firma electrónica, subsanar una carencia concreta o recurrir provisionalmente al papel mientras se corrige el procedimiento electrónico.
Fuentes jurídicas
Fuentes oficiales · Comprobadas el 2026-10-13. Las traducciones son orientativas y no constituyen textos jurídicos oficiales.
- Directrices para la celebración de contratos de trabajo electrónicos del Ministerio de Recursos Humanos y Seguridad Social, Ren She Ting Fa [2021] n.º 54 ↗
Artículos 1–21, especialmente 3–16 y 18: plataforma, consentimiento, certificación, firma, entrega, conservación y seguridad. Emitidas el 1 de julio de 2021.
- Ley de Firma Electrónica de la República Popular China (reforma de 2019) ↗
Artículos 3–8, 13–16 y 26: forma electrónica, pruebas, firmas fiables, certificación y certificados extranjeros.
- Ley de Contratos de Trabajo de la República Popular China (modificada en 2012) ↗
Artículos 10, 16, 17 y 50; el artículo 69 establece una regla específica que permite los acuerdos verbales para el trabajo a tiempo parcial que cumple los requisitos legales.
Información general sobre China continental. Los hechos, las fechas aplicables y las normas locales requieren revisión individual.
Socio de Beijing ChangAn Law Firm
Habilitado para ejercer en China desde 2019 · Beijing y Shenzhen
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