1. Confirmer l’employeur, le texte définitif et le consentement du salarié
Les articles 10, 16 et 17 de la Loi de la République populaire de Chine sur le contrat de travail portent sur la conclusion d’un contrat écrit dans les délais, l’accord et la signature des deux parties, la remise d’un exemplaire à chacune et les mentions obligatoires. Pour les relations de travail ordinaires soumises à l’exigence d’un contrat écrit, celui-ci doit être conclu dans un délai de 1 mois à compter du début du travail s’il n’a pas été signé dès la prise de fonctions. Un circuit d’approbation à l’étranger ne prolonge pas ce délai. Désignez l’entité chinoise qui emploie effectivement le salarié et vérifiez les pouvoirs de son signataire ; une marque du groupe ou un compte du siège ne remplace pas ces vérifications.
Les Lignes directrices pour la conclusion de contrats de travail électroniques du ministère chinois des Ressources humaines et de la Sécurité sociale (MOHRSS), Ren She Ting Fa [2021] n° 54, prévoient un processus propre aux contrats de travail. Les articles 1 et 6 exigent un accord sur le recours à la forme électronique ainsi qu’une information préalable sur le déroulement, les opérations à effectuer, les précautions et les moyens de consulter et de télécharger le texte intégral, sans frais pour le salarié. Conservez séparément la preuve de ce consentement et celle de l’accord sur les clauses du contrat. Conservez ensemble le contrat définitif et toutes les annexes qui y sont incorporées ; la numérisation d’un modèle incomplet ou illicite ne corrige pas ses défauts de fond.
2. Demander une démonstration du processus de signature, au-delà d’un simple indicateur de finalisation
Les articles 3–4 et 7–9 des Lignes directrices prévoient une plateforme de conclusion des contrats permettant la vérification de l’identité, la confirmation de la volonté de signer et la protection des données. Ils prévoient des certificats numériques et des clés délivrés par un prestataire de services de certification électronique légalement établi et conformes à la Loi de la République populaire de Chine sur la signature électronique, des signatures électroniques fiables des deux parties et un horodatage de confiance. Demandez une démonstration sur un contrat type, comprenant le relevé de vérification d’identité, les informations sur le certificat, le résultat de la vérification de la signature et l’horodatage. Il s’agit d’un contrôle au regard des Lignes directrices relatives aux contrats de travail, et non d’une affirmation selon laquelle tout document électronique en Chine devrait systématiquement être certifié par un tiers.
L’article 13 de la Loi de la République populaire de Chine sur la signature électronique examine l’attribution exclusive des données de création de signature au signataire et leur contrôle par lui seul au moment de la signature, ainsi que la possibilité de détecter toute modification ultérieure de la signature et du message de données. Il reconnaît également les conditions de fiabilité convenues entre les parties ; l’article 14 confère à une signature électronique fiable le même effet juridique qu’une signature manuscrite ou un sceau. Une image de signature collée, un document numérisé envoyé par courriel ou une case cochée dans un système RH ne suffit pas, à lui seul, à établir ces éléments. Il ne faut pas non plus en déduire automatiquement la nullité du document : son effet juridique et sa valeur probante doivent être appréciés au regard du dossier complet. Les RH ne devraient pas utiliser le code de vérification d’un salarié pour signer à sa place.
3. Remettre le contrat tant que le salarié peut encore accéder au système
Conformément aux articles 10–13 des Lignes directrices, informez le salarié lorsque le contrat est finalisé, expliquez comment le télécharger et le conserver, et permettez la consultation, le téléchargement et l’impression gratuits de son contenu intégral sur des appareils courants. Si le salarié a besoin d’une version papier, fournissez au moins 1 exemplaire gratuit et attestez sa conformité au message de données original, par exemple en y apposant un sceau. Conservez l’avis de finalisation et les preuves d’accès ou de remise. Un courriel invitant à signer ne prouve pas que le contrat signé a été remis.
Testez l’interface du salarié sur un téléphone et en dehors du réseau de l’entreprise. Vérifiez que le fichier obtenu est le document signé complet, avec toutes ses pages et annexes, et non un projet non signé ou une vignette. Avant de désactiver le compte d’un salarié, prévoyez le maintien de l’accès et un moyen licite de lui remettre un exemplaire. Conservez une trace des démarches réellement effectuées ; n’antidatez pas un accusé de réception lorsqu’une lacune est découverte.
4. Tester l’exportation, la conservation et la sortie de la plateforme avant l’achat du service
L’article 16 des Lignes directrices prévoit la conservation de l’ensemble de la chaîne de preuves, notamment les vérifications d’identité, la volonté de signer et les signatures électroniques, ainsi que la possibilité de consulter et de récupérer ces éléments. Les articles 4–8 de la Loi sur la signature électronique distinguent la forme écrite, l’intégrité de l’original, la conservation et la fiabilité des preuves. Conservez le fichier électronique signé dans une forme vérifiable, ses informations de signature et de certificat, l’horodatage, les éléments relatifs à l’identité et à la volonté de signer, l’historique des versions, les pouvoirs du signataire et les avis de finalisation. Une capture d’écran ou une impression dépourvue des données électroniques sous-jacentes peut perdre des informations de vérification ; n’en faites pas votre seule archive.
Avant de signer le contrat avec le prestataire, faites réaliser par les RH un exercice d’exportation et de vérification. Confirmez qui pourra récupérer les éléments après la fin de l’abonnement ou un changement de prestataire. L’article 14 des Lignes directrices renvoie aux exigences de conservation de la Loi sur le contrat de travail ; l’article 50 de cette loi impose de conserver les textes des contrats résiliés ou arrivés à leur terme pendant au moins 2 ans. Ne supprimez pas automatiquement les documents à l’expiration de cette durée minimale si un litige ou un autre besoin licite de conservation subsiste. Limitez les accès et documentez la décision de conservation.
5. Fournir aux RH en Chine un dossier à examiner, pas seulement le nom d’une plateforme étrangère
Les Lignes directrices encouragent le recours prioritaire aux plateformes publiques, sans en faire l’unique solution. L’article 15 traite des formats de données locaux et de la prise en charge des transmissions aux plateformes administratives locales pour les plateformes non publiques ; l’article 18 prévoit, pour la plateforme et son environnement de service, les exigences du niveau 3 du système chinois de protection graduée de la cybersécurité. Les articles 17–19 concernent la protection des informations. Demandez au prestataire d’expliquer leur mise en œuvre et la compatibilité avec les exigences locales. Le nom d’un produit utilisé dans le monde entier ne résout pas les questions de certification, d’accès, de preuve ou de transfert de données en Chine. L’accès depuis l’étranger aux données des salariés nécessite un examen distinct.
Pour un examen juridique ciblé, préparez les informations sur l’entité chinoise et le lieu de travail, les dates envisagées de prise de fonctions ou de renouvellement, le contrat bilingue chinois-anglais et ses annexes, des captures d’écran du processus de la plateforme dont les données personnelles ont été retirées, les spécifications de certification et d’exportation, ainsi que le processus prévu de remise et de conservation. Commencez par transmettre un aperçu non confidentiel via le contact de consultation. L’avocat pourra ensuite déterminer s’il est possible de procéder à la signature électronique, s’il faut corriger une lacune précise ou s’il convient de recourir temporairement au papier pendant la correction du processus électronique.
Sources juridiques
Sources officielles · Vérifiées le 2026-10-13. Les traductions sont fournies à titre indicatif et ne constituent pas des textes juridiques officiels.
- Lignes directrices du MOHRSS pour la conclusion de contrats de travail électroniques, Ren She Ting Fa [2021] n° 54 ↗
Articles 1–21, notamment 3–16 et 18 : plateforme, consentement, certification, signature, remise, conservation et sécurité. Publiées le 1er juillet 2021.
- Loi de la République populaire de Chine sur la signature électronique (modification de 2019) ↗
Articles 3–8, 13–16 et 26 : forme électronique, preuves, signatures fiables, certification et certificats étrangers.
- Loi de la RPC sur le contrat de travail (modification de 2012) ↗
Articles 10, 16, 17 et 50 ; l’article 69 prévoit une règle distincte autorisant un accord oral pour le travail à temps partiel répondant aux conditions légales.
Informations générales sur la Chine continentale. Les faits, les dates applicables et les règles locales nécessitent un examen individuel.
Associé de Beijing ChangAn Law Firm
Habilité à exercer en Chine depuis 2019 · Beijing et Shenzhen
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