一、确认用人单位、最终文本和员工同意
《中华人民共和国劳动合同法》第十条、第十六条、第十七条规定了及时订立书面合同、双方协商与签署、各执一份及必备条款。对于通常适用书面合同要求的劳动关系，未在用工时同时签订的，应自用工之日起1个月内订立。境外审批排队不能延长期限。应使用实际中国用人单位主体，并核查代表签署人的权限；集团品牌或总部账号不能替代这些核查。
人社厅发〔2021〕54号《电子劳动合同订立指引》提供了劳动合同专门流程。第一条、第六条要求协商一致采用电子形式，并在签署前告知流程、操作、注意事项及完整文本的查看下载途径，不得向员工收费。应分别留存采用电子形式的同意与劳动合同内容的合意，并将最终文本及纳入合同的附件一并保存。文本条款缺失或违法，不会因电子化而得到补正。
二、要求平台展示签署过程，而非仅提供完成标记
指引第三条、第四条、第七条至第九条要求通过具备身份认证、意愿确认和数据保护能力的订立平台办理，并规定使用依法设立的电子认证服务机构颁发、符合《中华人民共和国电子签名法》要求的数字证书和密钥，双方签署可靠电子签名并附带可信时间戳。应要求平台用样本展示身份核验记录、证书信息、签名验证结果及时间戳。这是针对劳动合同指引的核查，不是说中国所有电子文件一律必须经第三方认证。
《中华人民共和国电子签名法》第十三条关注签名制作数据的专有性、签署时的本人控制，以及签名和数据电文后续改动能否被发现；该条也允许选择符合当事人约定可靠条件的电子签名。第十四条规定可靠电子签名与手写签名或盖章具有同等法律效力。仅有粘贴的签名图片、邮件扫描件或HR勾选框，不能证明这些要素；也不能因此直接认定文件当然无效，仍须结合完整记录审查其效力和证明力。HR不应取得员工验证码代其签署。
三、完成交付，并保障员工取得完整文本
指引第十条至第十三条要求在订立完成后通知员工，说明如何下载保存，并保障其使用常用设备免费查看、下载、打印完整内容。员工需要纸质文本时，应至少免费提供1份，并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。应保存完成通知及访问或交付证据。邀请签署的邮件，不等于已交付签署完成的合同。
应在手机和公司网络之外测试员工端，确认取得的是包括全部页面及附件的完整签署文件，而非未签草稿或缩略图。在注销员工账号前，安排持续访问及合法的文本交付途径。应如实保留实际操作记录，发现缺口后不得倒签收件确认。
四、采购前验证导出、保存和退出平台的安排
指引第十六条要求保存包括身份认证、签署意愿和电子签名在内的全过程证据，并支持查询调用。《电子签名法》第四条至第八条分别涉及书面形式、原件完整性、保存及证据真实性。应留存可验证的已签电子文件、签名和证书信息、时间戳、身份与意愿记录、版本历史、代表权限及完成通知。截图或扁平化打印件可能丢失验证信息，不宜作为唯一留档。
签订平台服务协议前，应由HR实际导出并验证一次，明确停订服务或更换供应商后由谁调取记录。指引第十四条衔接劳动合同法的保存要求；该法第五十条要求对已解除或终止的合同文本至少保存2年。存在争议或其他合法保存需要时，不应到最低期限就自动删除。应限制访问权限并记录保存决定。
五、向中国HR交付审查材料，而非仅指定境外系统
指引鼓励优先采用政府平台，但没有将其作为唯一路径。第十五条涉及非政府平台的数据格式及地方政务提交支持，第十八条要求平台及其服务环境按第三级相关要求实施网络安全等级保护，第十七条至第十九条涉及信息保护。应要求供应商说明实施情况和本地兼容性。产品在全球使用，并不能替代中国认证、访问、证据及数据传输核查。境外访问员工数据还需另行审查。
专项审查应准备中国主体与工作地点、拟入职或续签日期、中英合同及附件、已去除个人信息的平台流程截图、认证及导出说明，以及交付和保存方案。初步联系先提供非保密概要，再安排材料审查，以判断能否采用电子签署、哪些环节需要补正，或是否应在完善电子流程期间先采用纸质方式。
法源依据
官方法源 · 核对日期：2026-10-13。译文仅供参考，并非官方法律文本。
- 电子劳动合同订立指引（人社厅发〔2021〕54号） ↗
第一条至第二十一条，重点为第三条至第十六条、第十八条：平台、同意、认证、签署、交付、保存和安全。2021年7月1日印发。
- 中华人民共和国电子签名法（2019修正） ↗
第三条至第八条、第十三条至第十六条、第二十六条：电子形式、证据、可靠签名、认证与境外证书。
- 中华人民共和国劳动合同法（2012修正） ↗
第十条、第十六条、第十七条、第五十条；第六十九条对符合法定条件的非全日制用工另有口头协议规则。
本文为中国内地法律的一般信息，需结合个案事实、适用时间及当地规则判断。
北京市长安律师事务所合伙人
2019年开始执业 · 北京与深圳
审查中国电子劳动合同签署流程
在中国团队全面采用前，核查合同、员工同意、签署证据和交付安排。
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