1. Arbeitgeber, endgültigen Vertragstext und Zustimmung der Beschäftigten bestätigen
Die Artikel 10, 16 und 17 des Arbeitsvertragsgesetzes der Volksrepublik China regeln den rechtzeitigen schriftlichen Vertragsabschluss, die Einigung und Unterzeichnung durch beide Seiten, ein Vertragsexemplar für jede Partei und die zwingenden Vertragsinhalte. Bei gewöhnlichen Arbeitsverhältnissen, für die ein schriftlicher Vertrag vorgeschrieben ist, muss dieser innerhalb von 1 Monat nach Arbeitsbeginn geschlossen werden, wenn er nicht bereits bei Arbeitsaufnahme unterzeichnet wurde. Ein noch laufendes Genehmigungsverfahren im Ausland verlängert diese Frist nicht. Benennen Sie die tatsächlich beschäftigende chinesische Rechtsperson und prüfen Sie die Vertretungsbefugnis der unterzeichnenden Person; eine Konzernmarke oder ein Benutzerkonto der Zentrale ersetzt diese Prüfung nicht.
Die Leitlinien des chinesischen Ministeriums für Humanressourcen und soziale Sicherheit (MOHRSS) zum Abschluss elektronischer Arbeitsverträge, Ren She Ting Fa [2021] Nr. 54, sehen ein spezielles Verfahren für Arbeitsverträge vor. Die Artikel 1 und 6 verlangen eine Einigung über die elektronische Form und eine vorherige Erläuterung des Ablaufs, der Bedienung, der zu beachtenden Punkte sowie der Möglichkeiten, den vollständigen Text einzusehen und herunterzuladen. Den Beschäftigten dürfen hierfür keine Gebühren berechnet werden. Dokumentieren Sie die Zustimmung zur elektronischen Form getrennt von der Einigung über die Vertragsbedingungen. Bewahren Sie den endgültigen Vertrag zusammen mit allen einbezogenen Anlagen auf; die Digitalisierung einer unvollständigen oder rechtswidrigen Vorlage behebt deren inhaltliche Mängel nicht.
2. Lassen Sie sich den Unterzeichnungsvorgang auf der Plattform zeigen, nicht nur eine Abschlussanzeige
Die Artikel 3–4 und 7–9 der Leitlinien verlangen eine Plattform für den Vertragsabschluss, die Identitätsprüfung, Bestätigung des Unterzeichnungswillens und Datenschutz ermöglicht. Sie sehen digitale Zertifikate und Schlüssel vor, die von einem rechtmäßig errichteten Anbieter elektronischer Zertifizierungsdienste ausgestellt werden und den Anforderungen des Gesetzes der Volksrepublik China über elektronische Signaturen entsprechen. Hinzu kommen zuverlässige elektronische Signaturen beider Seiten und ein vertrauenswürdiger Zeitstempel. Lassen Sie sich dies anhand eines Mustervertrags vorführen, einschließlich Identitätsprüfungsprotokoll, Zertifikatsinformationen, Ergebnis der Signaturprüfung und Zeitstempel. Diese Prüfung bezieht sich auf die Leitlinien für Arbeitsverträge; daraus folgt nicht, dass jedes elektronische Dokument in China ausnahmslos durch einen Dritten zertifiziert werden muss.
Artikel 13 des Gesetzes der Volksrepublik China über elektronische Signaturen stellt darauf ab, ob die Signaturerstellungsdaten ausschließlich der unterzeichnenden Person zugeordnet sind und bei der Unterzeichnung allein ihrer Kontrolle unterliegen sowie ob spätere Änderungen an der Signatur und der Datennachricht erkennbar sind. Er erkennt auch von den Parteien vereinbarte Zuverlässigkeitsbedingungen an. Nach Artikel 14 hat eine zuverlässige elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung wie eine eigenhändige Unterschrift oder ein Siegel. Ein eingefügtes Unterschriftsbild, ein per E-Mail versandter Scan oder ein angekreuztes Feld im HR-System allein belegt diese Voraussetzungen nicht. Daraus darf ebenso wenig automatisch auf die Unwirksamkeit des Dokuments geschlossen werden: Seine Rechtswirkung und sein Beweiswert sind anhand der vollständigen Unterlagen zu prüfen. Das HR-Team sollte nicht den Verifizierungscode einer beschäftigten Person verwenden, um für sie zu unterzeichnen.
3. Stellen Sie den Vertrag bereit, solange die beschäftigte Person noch auf das System zugreifen kann
Nach den Artikeln 10–13 der Leitlinien ist die beschäftigte Person über den Abschluss des Vertrags zu informieren. Erläutern Sie, wie der Vertrag heruntergeladen und gespeichert werden kann, und ermöglichen Sie das kostenlose Einsehen, Herunterladen und Ausdrucken des gesamten Inhalts auf gängigen Geräten. Wird eine Papierfassung benötigt, ist mindestens 1 kostenloses Exemplar bereitzustellen; die Übereinstimmung mit der ursprünglichen Datennachricht ist beispielsweise durch Anbringen eines Siegels zu bestätigen. Bewahren Sie die Abschlussmitteilung sowie Zugriffs- oder Bereitstellungsnachweise auf. Eine E-Mail mit der Aufforderung zur Unterzeichnung beweist nicht, dass der unterzeichnete Vertrag bereitgestellt wurde.
Testen Sie die Ansicht für Beschäftigte auf einem Mobiltelefon und außerhalb des Unternehmensnetzwerks. Prüfen Sie, ob die Datei den vollständig unterzeichneten Vertrag mit sämtlichen Seiten und Anlagen enthält und nicht nur einen nicht unterzeichneten Entwurf oder ein Vorschaubild. Planen Sie vor der Deaktivierung eines Benutzerkontos den weiteren Zugriff und einen rechtmäßigen Weg zur Übermittlung eines Vertragsexemplars. Dokumentieren Sie die tatsächlich vorgenommenen Schritte; datieren Sie eine Empfangsbestätigung nicht zurück, wenn eine Lücke festgestellt wird.
4. Prüfen Sie Export, Aufbewahrung und Plattformwechsel vor der Beschaffung
Artikel 16 der Leitlinien verlangt die Aufbewahrung der gesamten Beweiskette, einschließlich Identitätsprüfungen, Unterzeichnungswillen und elektronischer Signaturen, sowie die Abrufbarkeit der Aufzeichnungen. Die Artikel 4–8 des Gesetzes über elektronische Signaturen behandeln gesondert Schriftform, Unversehrtheit des Originals, Speicherung und Verlässlichkeit als Beweismittel. Bewahren Sie die unterzeichnete elektronische Datei in einer überprüfbaren Form sowie die Signatur- und Zertifikatsinformationen, den Zeitstempel, die Identitäts- und Willensnachweise, den Versionsverlauf, die Vertretungsbefugnis und die Abschlussmitteilungen auf. Bei einem Screenshot oder einem Ausdruck ohne zugrunde liegende elektronische Prüfdaten können Verifikationsinformationen verloren gehen; bewahren Sie diese daher nicht als einzigen Nachweis auf.
Lassen Sie das HR-Team vor Unterzeichnung des Vertrags mit dem Anbieter einen Export samt Überprüfung praktisch durchführen. Klären Sie, wer nach dem Ende eines Abonnements oder einem Anbieterwechsel auf die Aufzeichnungen zugreifen kann. Artikel 14 der Leitlinien verweist für die Aufbewahrung auf das Arbeitsvertragsgesetz; dessen Artikel 50 verlangt, beendete oder abgelaufene Vertragstexte mindestens 2 Jahre aufzubewahren. Löschen Sie die Unterlagen nach Ablauf dieser Mindestfrist nicht automatisch, wenn ein Streitfall oder ein anderer rechtmäßiger Aufbewahrungsbedarf fortbesteht. Beschränken Sie die Zugriffsrechte und dokumentieren Sie die Entscheidung über die Aufbewahrung.
5. Stellen Sie dem HR-Team in China Prüfunterlagen bereit, nicht nur den Namen einer ausländischen Plattform
Die Leitlinien empfehlen die vorrangige Nutzung staatlicher Plattformen, schreiben sie jedoch nicht als einzigen Weg vor. Artikel 15 behandelt für nichtstaatliche Plattformen lokale Datenformate und die Unterstützung der Übermittlung an lokale Verwaltungsplattformen. Artikel 18 verlangt, dass die Plattform und ihre Dienstleistungsumgebung die Anforderungen der Stufe 3 des chinesischen Systems des abgestuften Cybersicherheitsschutzes erfüllen. Die Artikel 17–19 betreffen den Schutz von Informationen. Lassen Sie sich vom Anbieter die Umsetzung und die Kompatibilität mit den lokalen Anforderungen erläutern. Ein weltweit eingesetztes Produkt klärt noch nicht die Fragen zu Zertifizierung, Zugriff, Nachweisen oder Datenübermittlung in China. Der Zugriff aus dem Ausland auf Beschäftigtendaten bedarf einer gesonderten Prüfung.
Bereiten Sie für eine gezielte rechtliche Prüfung Angaben zur chinesischen Rechtsperson und zum Arbeitsort, die vorgesehenen Eintritts- oder Verlängerungsdaten, den chinesisch-englischen Vertrag samt Anlagen, von personenbezogenen Daten bereinigte Screenshots des Plattformablaufs, Angaben zur Zertifizierung und zum Export sowie das vorgesehene Bereitstellungs- und Aufbewahrungsverfahren vor. Übermitteln Sie zunächst über den Beratungskontakt eine nicht vertrauliche Übersicht. Anschließend kann anwaltlich geprüft werden, ob die elektronische Unterzeichnung eingesetzt werden kann, welche konkrete Lücke zu beheben ist oder ob während der Überarbeitung des elektronischen Ablaufs vorübergehend Papierverträge genutzt werden sollten.
Rechtsquellen
Amtliche Quellen · Geprüft am 2026-10-13. Übersetzungen dienen der Orientierung und sind keine amtlichen Rechtstexte.
- MOHRSS-Leitlinien zum Abschluss elektronischer Arbeitsverträge, Ren She Ting Fa [2021] Nr. 54 ↗
Artikel 1–21, insbesondere 3–16 und 18: Plattform, Zustimmung, Zertifizierung, Unterzeichnung, Bereitstellung, Aufbewahrung und Sicherheit. Herausgegeben am 1. Juli 2021.
- Gesetz der Volksrepublik China über elektronische Signaturen (Änderung von 2019) ↗
Artikel 3–8, 13–16 und 26: elektronische Form, Nachweise, zuverlässige Signaturen, Zertifizierung und ausländische Zertifikate.
- Arbeitsvertragsgesetz der VR China (Änderung 2012) ↗
Artikel 10, 16, 17 und 50; Artikel 69 enthält eine gesonderte Regelung zu mündlichen Vereinbarungen bei Teilzeitbeschäftigung, die die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt.
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