Investigación de conductas indebidas de empleados en China: pruebas antes del despido

1. Delimitar los hechos denunciados antes de recabar las pruebas

Identifique la entidad empleadora, las funciones del empleado, las conductas denunciadas, las fechas y la versión de las normas que pueda resultar aplicable. Encargue la revisión a una persona que no esté implicada en los hechos denunciados y distinga, en la cronología del caso, los hechos verificados de las suposiciones. La conclusión de un directivo en el extranjero es un punto de partida para investigar, no una prueba de conducta indebida. El artículo 44 de la Interpretación (I) del Tribunal Popular Supremo atribuye al empleador la carga de la prueba en las controversias derivadas de sus decisiones de despido.

Conserve sin demora los registros pertinentes de los que el empleador ya disponga lícitamente. Documente quién recabó cada elemento, cuándo, de qué sistema o custodio procedía y cómo se obtuvo. Limite el acceso a las personas que lo necesiten para la revisión. Solicite asesoramiento jurídico específico antes de examinar dispositivos personales o cuentas privadas, recabar información ajena al asunto o transferir los archivos de la investigación a la sede central en el extranjero; una política global de investigaciones no constituye una autorización ilimitada.

2. Conservar el contexto y los elementos de autenticidad, además de las capturas de pantalla

Los artículos 14–15 de las Disposiciones del Tribunal Popular Supremo sobre la prueba en los procesos civiles abarcan los correos electrónicos, los mensajes instantáneos, los registros y otros datos electrónicos, y exigen originales. Se considera original una copia realizada por el creador de los datos que coincida con el original, o una impresión u otro soporte de salida que proceda directamente de los datos electrónicos y permita mostrarlos e identificarlos. Por tanto, una captura de pantalla no carece automáticamente de valor, pero una imagen aislada puede no acreditar la titularidad de la cuenta, la integridad del contenido o su procedencia.

Conserve íntegramente las conversaciones pertinentes, los archivos adjuntos, los identificadores de las cuentas, las marcas de tiempo y los registros de exportación, manteniendo una copia maestra sin modificaciones y copias de trabajo. Conserve también los mensajes y las explicaciones que contradigan la denuncia. El artículo 93 exige valorar la autenticidad de los datos electrónicos en su contexto, incluida la fiabilidad del sistema, su funcionamiento normal y los métodos de conservación o extracción. El artículo 94 permite a los tribunales confirmar la autenticidad en determinadas circunstancias, entre ellas los registros generados en el curso normal de la actividad empresarial, salvo que existan pruebas en contrario suficientes para refutarla. Un registro generado por la empresa no es automáticamente concluyente.

3. Contrastar la explicación y documentar la entrevista con precisión

Pregunte al empleado y a los testigos pertinentes por hechos y documentos concretos, distinguiendo lo que observaron personalmente de lo que les contaron otras personas. Dé al empleado una oportunidad real de explicar las contradicciones y aportar materiales de respaldo. Registre las preguntas, las respuestas, los participantes y las correcciones, y permita que la persona entrevistada revise el acta. Negarse a firmar un acta no prueba por sí solo los hechos denunciados. Estas son medidas prácticas para mejorar la fiabilidad de la prueba, y no una afirmación de que toda investigación empresarial esté sujeta a un único formato legal de audiencia.

Recurra a un intérprete competente cuando sea necesario y coteje los registros en chino y en inglés antes de que la sede central se base en ellos. Un acta interna de Recursos Humanos no debe calificarse como un reconocimiento de hechos en el proceso judicial. El artículo 17 de las disposiciones sobre la prueba exige adjuntar una traducción al chino a las pruebas documentales o los materiales explicativos en lengua extranjera que se presenten ante un tribunal. Conserve el texto en su idioma original junto con la traducción y explique en el informe de investigación las diferencias que sigan sin resolverse.

4. Vincular los hechos probados con la causa de despido correcta

El artículo 39(2) de la Ley de Contratos de Trabajo de la República Popular China se refiere a una infracción grave de las normas del empleador. Compruebe la licitud del contenido de la norma, el procedimiento democrático seguido para adoptarla y su comunicación al empleado conforme al artículo 4 y al artículo 50 de la Interpretación (I). Conserve la versión vigente cuando se produjo la conducta y las pruebas de su comunicación. Un código de la sede central o la mera firma de recepción del empleado no acreditan por sí solos que se hayan cumplido todos estos requisitos. Explique por qué la conducta probada reviste gravedad en su contexto real.

El artículo 39(3), relativo a la negligencia grave en el desempeño de las funciones o a las conductas fraudulentas en beneficio propio que causen daños graves al empleador, exige elementos distintos. Si se invoca esa causa, deben acreditarse la conducta, los daños graves y el nexo causal; no debe suponerse que cualquier infracción disciplinaria cumple esos requisitos. Del mismo modo, no debe imponerse un requisito obligatorio de pérdida económica en todos los casos del artículo 39(2). La falta de aptitud para desempeñar el trabajo prevista en el artículo 40(2) sigue otra vía, que incluye la persistencia de dicha falta de aptitud después de recibir formación o de una reasignación de puesto; no puede simplemente denominarse conducta indebida.

5. Revisar el procedimiento y el expediente de decisión antes de enviar la notificación

El artículo 43 exige comunicar previamente al sindicato los motivos de la extinción unilateral, estudiar sus observaciones y notificarle por escrito el resultado. El artículo 47 de la Interpretación (I) se refiere a los empleadores que cuentan con un sindicato constituido: si el despido cumple los requisitos del artículo 39 o 40 pero no se ha notificado previamente al sindicato, los tribunales deben estimar la reclamación del empleado de una indemnización por despido ilícito, salvo que el procedimiento se haya subsanado antes de interponerse la demanda. No planifique ampararse en esa excepción en lugar de cumplir el procedimiento de antemano; si no se ha constituido un sindicato, compruebe las disposiciones aplicables.

Documente las facultades de quien adopta la decisión, los hechos probados, la causa aplicable, las lagunas probatorias pendientes y la forma de notificación. Conforme al artículo 48, un despido ilícito puede obligar a continuar el cumplimiento del contrato si el empleado lo solicita; si no lo solicita o el contrato ya no puede seguir cumpliéndose, procede la indemnización del artículo 87. La aprobación interna de un informe de investigación no elimina ese riesgo. Si siguen sin probarse hechos esenciales, reevalúe la medida propuesta en vez de suplir las lagunas con suposiciones.

Prepare el contrato, las normas aplicables y los registros de su adopción, las pruebas de su comunicación, los materiales originales y el registro de extracción, las entrevistas y las respuestas, el cálculo de los daños si se invoca, la correspondencia con el sindicato, la decisión y el justificante de su notificación. Para una consulta inicial, facilite un resumen no confidencial de la entidad empleadora, la ciudad de trabajo, los hechos denunciados, las fechas pertinentes y la medida prevista. Acuerde un medio seguro para la revisión documental antes de enviar expedientes de personal o de investigación.