中国での従業員の規律違反調査：解雇前に確認すべき証拠

1. 証拠を収集する前に、調査すべき通報内容を明確にする

雇用主体、従業員の職務、問題とされる行為、発生日、および適用される可能性のある規程の版を確認してください。通報事項に関与していない者を調査担当者とし、事案の時系列では確認済みの事実と推測を区別します。海外の管理者の結論は調査の手掛かりであり、規律違反の証明ではありません。「最高人民法院の労働紛争事件の審理における法律適用の若干の問題に関する解釈（一）」第44条は、使用者の解雇決定に起因する紛争について、使用者に立証責任を課しています。

使用者が既に適法に利用できる関連記録を速やかに保全してください。各資料について、誰が、いつ、どのシステムまたは保管者から、どの方法で収集したのかを記録します。アクセスは調査のために必要な者に限定してください。私有の機器や私的なアカウントの調査、無関係な情報の収集、または海外本社への調査ファイルの移転に先立ち、別途法的助言を受ける必要があります。グローバルな調査方針は、包括的な権限を与えるものではありません。

2. スクリーンショットだけでなく、文脈と真正性を確認できる情報を保存する

「最高人民法院の民事訴訟証拠に関する若干の規定」第14–15条は、電子メール、インスタントメッセージ、ログなどの電子データを対象とし、原本の提出を求めています。作成者による複製で原本と一致するもの、電子データから直接得られる印刷物、または電子データから直接得られ、表示・識別が可能なその他の出力媒体は、原本とみなされます。したがって、スクリーンショットの証拠価値が一律に否定されるわけではありません。ただし、切り離された画像だけでは、アカウントの帰属、内容の完全性または出所を立証できないことがあります。

関連するメッセージのやり取り全体、添付ファイル、アカウント識別情報、時刻情報およびエクスポート記録を保存し、改変していないマスターと作業用の複製を分けて保管してください。通報内容に反するメッセージや説明も保存します。第93条は、システムの信頼性、正常な稼働、保存・抽出方法などの事情を踏まえて電子データの真正性を評価することを求めています。第94条は、通常の業務記録など所定の状況では裁判所が真正性を確認できるとしていますが、これを覆すに足りる反証がある場合は除かれます。会社のシステムが生成したログが、自動的に決定的な証拠となるわけではありません。

3. 説明を検証し、面談を正確に記録する

具体的な出来事や文書について従業員と関係する証人に質問し、自ら見聞きしたことと他人から聞いたことを区別してください。従業員が矛盾を説明し、裏付け資料を提出できる実質的な機会を設けます。質問、回答、参加者および訂正内容を記録し、面談対象者に記録を確認してもらってください。記録への署名を拒否したこと自体は、通報された事実の証明にはなりません。これらは証拠の信頼性を高めるための実務上の措置であり、すべての使用者による調査に一律の法定聴聞形式があると述べるものではありません。

必要に応じて適切な能力を有する通訳者を手配し、本社が記録を判断の根拠とする前に、中国語と英語の記録を照合して相違を解消してください。人事部の内部面談記録を、裁判上の自白と呼んではなりません。証拠規定第17条は、外国語の書証または説明資料を裁判所に提出する場合、中国語訳を添付することを求めています。原文と訳文を併せて保存し、解消していない相違点は調査報告書に説明する必要があります。

4. 立証された事実を適切な解雇事由と対応させる

「中華人民共和国労働契約法」第39条第2号は、使用者の規則に対する重大な違反を対象としています。第4条および司法解釈（一）第50条に照らし、規則の内容の適法性、民主的な制定手続、および従業員への公示・告知を確認してください。行為があった時点で適用されていた版と、告知の証拠を保存します。本社の行動規範や従業員による受領確認の署名だけで、これらすべての要件を満たしたと立証できるわけではありません。立証された行為がなぜ重大であるのかを、実際の状況に即して説明する必要があります。

第39条第3号は、重大な職務怠慢または私利を図る不正行為によって使用者に重大な損害を与えた場合を対象とし、その構成要件は異なります。この事由に依拠する場合は、該当する行為、重大な損害および因果関係を立証してください。あらゆる規律違反がこの要件を満たすと考えてはいけません。同様に、第39条第2号のすべての事案に、経済的損失の発生を必須とする要件を持ち込んではなりません。第40条第2号の職務遂行能力の不足は、研修または配置転換を経てもなお職務を遂行できないことを含む別の手続によって扱われるもので、単に規律違反と言い換えることはできません。

5. 通知を送付する前に、手続と決定のための資料を確認する

第43条は、一方的な労働契約解除の理由を事前に労働組合へ通知し、その意見を検討したうえで、処理結果を書面で通知することを求めています。司法解釈（一）第47条は、労働組合が設立されている使用者を対象としています。解雇が第39条または第40条の要件を満たしていても、組合への事前通知を欠き、従業員が違法解除の賠償金を請求した場合、裁判所はその請求を支持しなければなりません。ただし、訴えが提起される前に手続が補正された場合は除かれます。この例外に依拠するつもりで、事前の手続を省略してはいけません。労働組合が設立されていない場合は、適用される具体的な取扱いを確認してください。

決定者の権限、立証された事実、適用される事由、残る証拠の不足および送達方法を記録してください。第48条によれば、違法な解雇後に従業員が労働契約の履行継続を求めた場合、使用者は履行を継続する必要があります。従業員が履行継続を求めない場合、または契約を既に履行し続けることができない場合には、第87条の賠償金が適用されます。社内で承認された調査報告書があっても、このリスクはなくなりません。重要な事実がなお立証されていない場合は、推測で不足を補うのではなく、予定している対応を再検討してください。

労働契約、適用される規程と制定手続の記録、告知の証拠、原資料と抽出ログ、面談記録と回答、損害に依拠する場合の計算資料、労働組合とのやり取り、決定および送達の証拠を用意してください。初回の相談では、雇用主体、勤務する都市、通報内容、関連日付および予定する措置について、機密情報を含まない概要を提供します。人事書類や調査ファイルを送る前に、安全に書類を確認する方法を取り決めてください。