중국 직원의 규율 위반 조사: 해고 전 확인해야 할 증거

1. 증거를 수집하기 전에 조사할 신고 내용을 명확히 해야 합니다

고용 주체, 직원의 직무, 의심되는 행위, 발생일 및 적용될 수 있는 규정의 버전을 확인해야 합니다. 신고 사항에 연루되지 않은 검토 담당자를 배정하고 사건의 시간순 기록에서 확인된 사실과 추정을 구별해야 합니다. 해외 관리자의 결론은 조사의 단서이지 규율 위반의 증거는 아닙니다. 「최고인민법원의 노동분쟁 사건 심리 시 법률 적용의 몇 가지 문제에 관한 해석(Ⅰ)」 제44조는 사용자의 해고 결정으로 발생한 분쟁에서 사용자에게 입증책임을 부과합니다.

사용자가 이미 적법하게 이용할 수 있는 관련 기록을 신속하게 보전해야 합니다. 각 자료를 누가, 언제, 어느 시스템 또는 보관자로부터, 어떤 방법으로 수집했는지 기록해야 합니다. 접근 권한은 검토에 필요한 사람으로 제한해야 합니다. 개인 기기나 사적 계정을 조사하거나, 관련 없는 정보를 수집하거나, 조사 파일을 해외 본사로 이전하기 전에 별도의 법률 자문을 받아야 합니다. 글로벌 조사 방침이 포괄적인 권한을 부여하는 것은 아닙니다.

2. 화면 캡처뿐 아니라 맥락과 진정성을 확인할 수 있는 정보를 보존해야 합니다

「최고인민법원의 민사소송 증거에 관한 몇 가지 규정」 제14–15조는 이메일, 인스턴트 메시지, 로그 등 전자데이터를 대상으로 하며 원본 제출을 요구합니다. 제작자가 만든 사본으로서 원본과 일치하는 것, 전자데이터에서 직접 나온 인쇄물, 또는 전자데이터에서 직접 나와 표시·식별이 가능한 그 밖의 출력 매체는 원본으로 간주됩니다. 따라서 화면 캡처가 일률적으로 증거 가치를 잃는 것은 아닙니다. 다만 맥락에서 분리된 이미지만으로는 계정의 귀속, 내용의 완전성 또는 출처를 입증하지 못할 수 있습니다.

관련 메시지 대화 전체, 첨부파일, 계정 식별정보, 타임스탬프 및 내보내기 기록을 보존하고 변경하지 않은 마스터 사본과 작업용 사본을 따로 보관해야 합니다. 신고 내용에 반하는 메시지와 설명도 보존해야 합니다. 제93조는 시스템의 신뢰성, 정상 작동 여부, 보존·추출 방법 등을 종합하여 전자데이터의 진정성을 평가하도록 요구합니다. 제94조는 통상적인 업무 기록 등 정해진 상황에서 법원이 진정성을 확인할 수 있도록 하되, 이를 반박하기에 충분한 반대 증거가 있는 경우는 제외합니다. 회사 시스템에서 생성한 로그가 자동으로 결정적인 증거가 되는 것은 아닙니다.

3. 설명을 검증하고 면담을 정확히 기록해야 합니다

구체적인 사건과 문서에 관해 직원과 관련 증인에게 질문하고, 직접 관찰한 사실과 다른 사람에게 전해 들은 내용을 구분해야 합니다. 직원에게 모순되는 부분을 설명하고 뒷받침 자료를 제출할 실질적인 기회를 주어야 합니다. 질문, 답변, 참석자 및 수정 내용을 기록하고 면담 대상자가 기록을 확인하도록 해야 합니다. 기록에 서명하기를 거부했다는 사실 자체가 신고 내용을 입증하지는 않습니다. 이는 증거의 신뢰성을 높이기 위한 실무상 조치이며, 모든 사용자의 조사에 하나의 통일된 법정 청문 형식이 존재한다는 뜻은 아닙니다.

필요하면 적절한 역량을 갖춘 통역자를 배정하고, 본사가 기록에 의존하기 전에 중국어와 영어 기록을 대조하여 차이를 조정해야 합니다. HR의 내부 면담 기록을 재판상 자백이라고 불러서는 안 됩니다. 증거 규정 제17조는 외국어로 작성된 서증이나 설명 자료를 법원에 제출할 때 중국어 번역문을 첨부하도록 요구합니다. 원문과 번역문을 함께 보관하고 해결되지 않은 차이는 조사 보고서에 설명해야 합니다.

4. 입증된 사실을 올바른 해고 사유에 대응시켜야 합니다

「중화인민공화국 노동계약법」 제39조 제2호는 사용자의 규칙에 대한 중대한 위반을 대상으로 합니다. 제4조 및 사법해석(Ⅰ) 제50조에 따라 규칙 내용의 적법성, 민주적 제정 절차 및 직원에 대한 공시·고지를 확인해야 합니다. 행위가 발생했을 때 적용되던 버전과 고지 증거를 보존해야 합니다. 본사의 행동강령이나 직원의 수령 확인 서명만으로 이러한 모든 요건이 충족되었음을 입증할 수는 없습니다. 입증된 행위가 실제 상황에서 왜 중대한 위반에 해당하는지 설명해야 합니다.

제39조 제3호는 중대한 직무태만 또는 사익을 위한 부정행위로 사용자에게 중대한 손해를 초래한 경우를 규정하며, 그 구성요건은 다릅니다. 이 사유를 근거로 삼는다면 해당 행위, 중대한 손해 및 인과관계를 입증해야 하며 모든 규율 위반이 이를 충족한다고 가정해서는 안 됩니다. 마찬가지로 제39조 제2호의 모든 사건에 반드시 경제적 손실이 발생해야 한다는 요건을 적용해서도 안 됩니다. 제40조 제2호에 따른 업무수행 능력 부족은 교육훈련 또는 직무 조정 후에도 계속 업무를 수행할 수 없는 경우를 포함하는 별도의 경로에 따르므로, 단순히 규율 위반으로 바꾸어 부를 수는 없습니다.

5. 통지를 발송하기 전에 절차와 의사결정 자료를 검토해야 합니다

제43조는 일방적인 근로계약 해지 사유를 노동조합에 사전 통지하고, 그 의견을 검토한 후 처리 결과를 서면으로 통지하도록 요구합니다. 사법해석(Ⅰ) 제47조는 노동조합이 설립된 사용자를 대상으로 합니다. 해고가 제39조 또는 제40조의 요건을 충족하더라도 사전 통지를 하지 않았고 직원이 위법한 해지에 대한 배상금을 청구하면 법원은 이를 받아들여야 합니다. 다만 소가 제기되기 전에 절차를 보완한 경우는 제외합니다. 이 예외에 의존할 계획으로 사전 절차 이행을 대신해서는 안 됩니다. 노동조합이 설립되지 않은 경우에는 적용되는 구체적인 처리 방식을 확인해야 합니다.

의사결정자의 권한, 입증된 사실, 적용 사유, 남아 있는 증거의 공백 및 송달 방식을 기록해야 합니다. 제48조에 따라 위법한 해고 후 직원이 근로계약의 계속 이행을 요구하면 사용자는 이행을 계속해야 합니다. 직원이 계속 이행을 요구하지 않거나 이미 계약을 계속 이행할 수 없는 경우에는 제87조의 배상금이 적용됩니다. 내부 승인을 받은 조사 보고서가 이러한 위험을 없애주지는 않습니다. 핵심 사실이 여전히 입증되지 않았다면 추정으로 공백을 채우지 말고 예정된 조치를 재검토해야 합니다.

근로계약서, 적용 규정과 제정 절차 기록, 고지 증거, 원자료와 추출 로그, 면담 기록과 답변, 손해를 근거로 삼는 경우 그 계산 자료, 노동조합과의 서신, 결정 및 송달 증거를 준비해야 합니다. 초기 상담에서는 고용 주체, 근무 도시, 신고 내용, 관련 날짜 및 예정된 조치에 관한 비밀정보가 아닌 개요를 제공할 수 있습니다. 인사 서류나 조사 파일을 보내기 전에 안전하게 서류를 검토할 방법을 정해야 합니다.