1. Identificar el derecho que se ejerce
El artículo 45 de la Ley de Protección de la Información Personal de la República Popular China (PIPL) reconoce a las personas el derecho a acceder a su información personal y obtener copias, con las excepciones que establece. El artículo 4 comprende la información relativa a una persona física identificada o identificable, registrada por medios electrónicos o de otro tipo, y excluye la información anonimizada. Por tanto, la revisión puede abarcar registros de recursos humanos tanto en papel como digitales. La finalización de la relación laboral no extingue por sí sola estos derechos sobre la información personal que el empleador siga tratando.
Parta de la información efectivamente solicitada, no solo de la denominación «expediente de personal». El acceso a la información personal propia no implica automáticamente un derecho irrestricto a obtener copias de todos los documentos de la empresa que mencionen a esa persona. Este artículo se refiere a la información ordinaria de recursos humanos en poder del empleador; los archivos de personal sometidos a un régimen especial de gestión requieren una revisión separada de las normas archivísticas aplicables. Compruebe también las obligaciones independientes de entrega de documentos: el artículo 16 de la Ley de Contratos de Trabajo exige que el empleador y el trabajador conserven cada uno un ejemplar del contrato de trabajo.
2. Verificar la identidad sin crear obstáculos injustificados
Registre la solicitud, la fecha de recepción, el canal de contacto y la persona responsable. Utilice un canal fiable ya existente cuando resulte adecuado; si la solicitud se presenta mediante representante, compruebe su identidad y sus facultades. Conforme a los artículos 6 y 51 de la PIPL, la verificación debe ser necesaria y segura. No exija de forma rutinaria una nueva copia del documento de identidad, un escaneo facial ni información ajena a la solicitud cuando baste una comprobación menos intrusiva. Confirme una dirección de entrega segura, especialmente si la cuenta de trabajo del empleado ya se ha desactivado.
El artículo 23 del Reglamento de Gestión de la Seguridad de los Datos de Red exige admitir oportunamente las solicitudes de ejercicio de derechos sobre la información personal, facilitar métodos y vías accesibles y no imponer condiciones irrazonables que restrinjan solicitudes razonables. Aclarar las fechas, los sistemas o las categorías de registros puede ayudar a localizar la información, pero no debe convertirse en un motivo para ignorar una solicitud cuyo objeto ya pueda identificarse. No condicione el acceso a que se explique una estrategia procesal, se retire una reclamación o se firme una renuncia general de derechos.
3. Buscar entre quienes realmente poseen los registros de recursos humanos
Localice los registros pertinentes en recursos humanos, nóminas, control de asistencia, evaluación del desempeño y los equipos operativos que posean información comprendida en la solicitud. Examine los correos electrónicos o los materiales de investigación pertinentes por su contenido efectivo, sin excluir una categoría completa por considerarla interna. Identifique qué entidad determina las finalidades y los métodos del tratamiento. El hecho de que una empresa del grupo o un proveedor de servicios de nóminas almacene un registro no determina por sí solo quién debe responder.
Cuando el tratamiento se realice por encargo, los artículos 21 y 59 de la PIPL exigen establecer los acuerdos correspondientes y que quien recibe el encargo ayude al responsable del tratamiento a cumplir sus obligaciones legales. Solicite al proveedor la búsqueda o exportación pertinente mediante el procedimiento seguro acordado. Cuando varias entidades determinen conjuntamente las finalidades y los métodos del tratamiento, el artículo 20 establece que su reparto interno de funciones no impide que la persona ejerza sus derechos frente a cualquiera de los responsables conjuntos. Documente las búsquedas y las carencias reales; no invente registros ni suprima información para obstaculizar una solicitud pendiente. Revise por separado el acceso desde el extranjero antes de remitir archivos de recursos humanos a la sede central.
4. Separar la información mixta y examinar los fundamentos de cualquier denegación
Una hoja de nóminas puede combinar la remuneración del solicitante con los datos bancarios de sus compañeros; una evaluación del desempeño puede contener tanto una valoración del solicitante como información ajena a él sobre otra persona. Examine si una copia de alcance delimitado, un extracto o la ocultación de datos permite facilitar de forma efectiva la información personal del solicitante y proteger a las demás personas. El artículo 51 de la PIPL exige medidas de protección frente al acceso y la divulgación no autorizados. La ocultación de datos debe proteger un interés concreto, sin hacer incomprensible la respuesta.
El artículo 45 remite expresamente a las excepciones del artículo 18(1) y del artículo 35. Estas se refieren a los supuestos de confidencialidad o de exención del deber de informar previstos en leyes o reglamentos administrativos, así como al contexto correspondiente del ejercicio de funciones de los órganos estatales; no establecen una excepción general para los archivos confidenciales de recursos humanos de los empleadores privados. Identifique el fundamento jurídico concreto de la información que no se facilite y explique los motivos de la decisión conforme al artículo 50. La existencia de un conflicto laboral no constituye por sí sola una excepción general al derecho de acceso. Las obligaciones de aportación de pruebas en procedimientos judiciales o arbitrales también deben examinarse por separado.
5. Responder oportunamente y conservar un registro verificable
El artículo 45 de la PIPL exige facilitar la información oportunamente y el artículo 50 exige un mecanismo accesible para recibir y tramitar las solicitudes; el artículo 23 del Reglamento también exige su admisión oportuna. Estas disposiciones no establecen un plazo universal de respuesta de 30 días para todas las solicitudes dirigidas a empleadores. Compruebe las normas especiales y los compromisos aplicables, fije un objetivo interno de tramitación y eleve las demoras a los responsables correspondientes. Una comunicación sobre el avance de la tramitación no sustituye la entrega de la información ni una respuesta con fundamento jurídico. Explique cualquier denegación e indique la vía de contacto para el seguimiento; el artículo 50 permite a la persona acudir a los tribunales tras la denegación de su solicitud.
Conserve la solicitud, el registro de la verificación proporcionada de la identidad, el mapa de sistemas, el registro de búsquedas, la versión facilitada, los motivos de la ocultación de datos o de la denegación y las pruebas de entrega. Una solicitud de rectificación o supresión requiere una evaluación propia conforme a los artículos 46–47 de la PIPL: verifique la exactitud de la información controvertida y compruebe los motivos de supresión y la excepción relativa a un plazo legal de conservación aún no vencido o a dificultades técnicas para suprimir la información. Para una consulta inicial, facilite un resumen no confidencial de la entidad empleadora, la ciudad, los registros solicitados y la respuesta prevista. Las consultas con el abogado se realizan en chino e inglés.
Fuentes jurídicas
Fuentes oficiales · Comprobadas el 2026-10-28. Las traducciones son orientativas y no constituyen textos jurídicos oficiales.
- Ley de Protección de la Información Personal de la República Popular China ↗
Artículos 4, 6, 18, 20–21, 35, 45–47, 50–51 y 59: acceso, excepciones, asistencia, rectificación y medidas de protección.
- Reglamento de Gestión de la Seguridad de los Datos de Red, Orden del Consejo de Estado n.º 790 ↗
Artículos 2, 23, 62 y 64: ámbito de aplicación, solicitudes accesibles y entrada en vigor el 1 de enero de 2025.
- Ley de Contratos de Trabajo de la República Popular China (modificada en 2012) ↗
Artículo 16: el empleador y el trabajador conservan cada uno un ejemplar del contrato de trabajo.
Información general sobre China continental. Los hechos, las fechas aplicables y las normas locales requieren revisión individual.
Socio de Beijing ChangAn Law Firm
Habilitado para ejercer en China desde 2019 · Beijing y Shenzhen
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