1. 행사하는 권리 확인하기
「중화인민공화국 개인정보보호법」(PIPL) 제45조는 해당 조문에 규정된 예외를 제외하고, 개인이 자신의 개인정보를 열람하고 복사할 권리를 인정합니다. 제4조는 전자적 방식 또는 그 밖의 방식으로 기록된, 식별되었거나 식별 가능한 자연인에 관한 정보를 대상으로 하며 익명화된 정보는 제외합니다. 따라서 검토 범위에는 종이 및 전자 인사 기록이 모두 포함될 수 있습니다. 퇴직했다는 사실 자체로 사용자가 여전히 처리하고 있는 개인정보에 관한 이러한 권리가 사라지는 것은 아닙니다.
단순히 “인사 파일”이라는 명칭이 아니라 실제로 요청한 정보에서 출발해야 합니다. 자신의 개인정보를 열람할 권리가 있다고 해서 자신을 언급하는 모든 회사 문서를 제한 없이 복사할 수 있는 것은 아닙니다. 이 글은 사용자가 보유하는 일반적인 인사정보를 대상으로 합니다. 별도의 관리 제도에 따라 관리되는 인사기록물은 적용되는 기록물 관리 규칙을 별도로 검토해야 합니다. 독립적인 문서 교부 의무도 확인해야 합니다. 예를 들어 「중화인민공화국 근로계약법」 제16조는 사용자와 근로자가 근로계약서를 각각 1부씩 보유하도록 규정합니다.
2. 불합리한 장벽을 만들지 않고 신원 확인하기
요청 내용, 접수일, 연락 경로 및 담당자를 기록해야 합니다. 적절한 경우 기존의 신뢰할 수 있는 경로로 확인하고, 대리인이 신청하는 경우 신원과 대리권을 확인해야 합니다. 개인정보보호법 제6조 및 제51조에 따라 신원 확인은 필요한 범위에서 안전하게 이루어져야 합니다. 개인정보에 미치는 영향이 더 적은 방법으로 충분히 확인할 수 있다면, 새로운 신분증 사본, 얼굴 스캔 또는 무관한 정보를 일률적으로 요구해서는 안 됩니다. 특히 근로자의 업무 계정이 폐쇄된 경우에는 안전한 전달 주소를 확인해야 합니다.
「네트워크 데이터 안전 관리 조례」 제23조는 개인정보에 관한 권리 행사 요청을 적시에 접수하고 편리한 방법과 경로를 제공할 것을 요구하며, 합리적인 요청을 제한하는 불합리한 조건의 설정을 금지합니다. 날짜, 시스템 또는 기록 유형을 명확히 하는 것은 정보를 찾는 데 도움이 될 수 있지만, 내용을 파악할 수 있는 요청을 무시하는 이유가 되어서는 안 됩니다. 소송 전략의 설명, 민원 철회 또는 포괄적인 권리 포기서 서명을 열람의 조건으로 삼아서는 안 됩니다.
3. 인사 기록을 실제로 보유한 부서와 업체 전반에서 찾기
인사, 급여, 근태, 평가 및 요청에 해당하는 정보를 보유한 사업 부서의 관련 기록을 파악해야 합니다. 관련 이메일이나 조사 자료는 실제 내용을 기준으로 판단해야 하며, 내부 자료라는 이유만으로 해당 유형 전체를 제외해서는 안 됩니다. 어느 주체가 처리 목적과 방법을 결정하는지 확인해야 합니다. 그룹 회사나 급여 업무 업체가 기록을 보관한다는 사실만으로 누가 답변 의무를 부담하는지 결정되지는 않습니다.
위탁 처리의 경우 개인정보보호법 제21조 및 제59조는 적절한 약정을 마련하고 수탁자가 개인정보처리자의 법정 의무 이행을 지원할 것을 요구합니다. 합의된 안전한 절차에 따라 업체에 관련 정보의 검색 또는 내보내기를 요청해야 합니다. 여러 주체가 처리 목적과 방법을 공동으로 결정하는 경우, 제20조는 내부적인 역할 분담이 개인의 어느 공동처리자에 대한 권리 행사도 방해하지 않는다고 규정합니다. 검색 과정과 실제로 확인하지 못한 정보를 기록하고, 기록을 꾸며내거나 처리 중인 요청을 방해하려고 정보를 삭제해서는 안 됩니다. 국외 본사에 인사 파일을 전달하기 전에 국외 접근 방안을 별도로 검토해야 합니다.
4. 혼합된 정보를 분리하고 거절 근거 검토하기
급여 명세표에는 요청자의 급여와 동료의 은행 정보가 함께 들어 있을 수 있으며, 평가 자료에는 요청자에 대한 평가와 다른 사람에 관한 무관한 정보가 함께 포함될 수 있습니다. 범위를 한정한 사본, 발췌본 또는 가림 처리를 통해 다른 사람의 정보를 보호하면서 요청자의 개인정보를 실질적으로 제공할 수 있는지 검토해야 합니다. 개인정보보호법 제51조는 무단 접근과 유출을 방지하는 보호조치를 요구합니다. 가림 처리는 구체적인 권익을 보호하기 위한 것이어야 하며, 답변 내용을 이해할 수 없게 만들어서는 안 됩니다.
제45조는 제18조 제1항 및 제35조의 예외를 명시적으로 인용합니다. 이는 법률·행정법규에 따른 비밀유지 또는 고지 불요 사유와 관련 국가기관의 직무 수행 상황에 관한 것이며, 일반 기업의 비밀 인사 파일에 대해 포괄적인 적용 제외를 인정하는 것은 아닙니다. 제공하지 않는 정보에 대해서는 구체적인 법적 근거를 확인하고 제50조에 따라 그 이유를 설명해야 합니다. 노동쟁의가 있다는 사실 자체는 열람을 전면 거절할 수 있는 예외 사유가 아닙니다. 법원 또는 중재 절차에서의 증거 제출 의무도 별도로 판단해야 합니다.
5. 신속히 답변하고 검토 가능한 기록 남기기
개인정보보호법 제45조는 적시 제공을 요구하고 제50조는 편리한 신청 접수·처리 체계를 요구하며, 「네트워크 데이터 안전 관리 조례」 제23조도 적시 접수를 요구합니다. 이 조문들이 사용자에게 제기되는 모든 요청에 일률적으로 30일의 답변 기간을 정한 것은 아닙니다. 적용되는 특별 규칙과 기존 약속을 확인하고 내부 처리 목표를 설정하며, 지연이 발생하면 적시에 상위 담당자에게 보고하여 대응해야 합니다. 진행 상황 안내는 실제 정보 제공이나 법적 근거가 있는 답변을 대신할 수 없습니다. 거절하는 경우 이유와 후속 연락 경로를 설명해야 합니다. 제50조는 요청이 거절된 경우 개인이 법에 따라 인민법원에 소송을 제기할 수 있도록 규정합니다.
요청 내용, 필요성에 비례하는 신원 확인 기록, 시스템별 정보 소재, 검색 기록, 제공한 버전, 가림 처리 또는 거절 이유 및 전달 증거를 보관해야 합니다. 정정 또는 삭제 요청은 개인정보보호법 제46~47조에 따라 별도로 판단해야 합니다. 정확성에 다툼이 있는 정보를 확인하고, 삭제 요건과 법정 보유기간이 만료되지 않았거나 기술적으로 삭제가 어려운 경우의 예외를 검토해야 합니다. 최초 상담에서는 고용 주체, 도시, 요청된 기록 및 예정된 답변에 관하여 비밀정보를 포함하지 않은 개요를 제공하면 됩니다. 변호사 상담의 대응 언어는 중국어와 영어입니다.
법적 근거
공식 법률 자료 · 확인일: 2026-10-28. 번역은 참고용이며 공식 법령 원문이 아닙니다.
- 중화인민공화국 개인정보보호법 ↗
제4조, 제6조, 제18조, 제20~21조, 제35조, 제45~47조, 제50~51조 및 제59조: 열람, 예외, 지원, 정정 및 보호조치.
- 네트워크 데이터 안전 관리 조례(국무원령 제790호) ↗
제2조, 제23조, 제62조 및 제64조: 적용 범위, 편리한 요청 절차 및 2025년 1월 1일부터 시행.
- 중화인민공화국 노동계약법(2012년 개정) ↗
제16조: 사용자와 근로자가 근로계약서를 각각 1부씩 보유합니다.
중국 본토에 관한 일반 정보입니다. 사실관계, 적용 시점 및 현지 규정은 개별 검토가 필요합니다.
베이징 창안 법률사무소 파트너
2019년부터 중국에서 변호사로 활동 · 베이징·선전
근로자의 인사정보 요청 검토
인사 기록을 제공하기 전에 요청 범위, 정보 보유자, 가림 처리 내용 및 예정된 답변을 검토합니다.
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