1. Identifier le droit exercé
L’article 45 de la Loi de la République populaire de Chine sur la protection des informations personnelles (PIPL) confère aux personnes physiques le droit de consulter et de copier leurs informations personnelles, sous réserve des exceptions qu’il prévoit. L’article 4 couvre les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable, enregistrées sous forme électronique ou autrement, à l’exclusion des informations anonymisées. L’examen peut donc porter sur des documents RH sur papier comme sur des documents numériques. La cessation de la relation de travail ne fait pas, à elle seule, disparaître ces droits sur les informations personnelles que l’employeur continue de traiter.
Partez des informations effectivement demandées, et non de la seule dénomination « dossier du personnel ». L’accès à ses propres informations personnelles ne donne pas automatiquement un droit illimité à la copie de tout document de l’entreprise mentionnant la personne. Cet article concerne les informations RH ordinaires détenues par l’employeur ; les archives du personnel soumises à un régime de gestion spécifique nécessitent un examen distinct des règles d’archivage applicables. Vérifiez également les obligations distinctes de remise de documents : l’article 16 de la Loi de la République populaire de Chine sur le contrat de travail prévoit que l’employeur et le salarié détiennent chacun un exemplaire du contrat de travail.
2. Vérifier l’identité sans créer d’obstacle déraisonnable
Consignez la demande, sa date de réception, le canal de contact et la personne chargée du suivi. Utilisez, lorsque cela convient, un canal fiable déjà établi ; si un mandataire présente la demande, vérifiez son identité et son habilitation. Selon les articles 6 et 51 de la PIPL, la vérification devrait être nécessaire et sécurisée. N’exigez pas systématiquement une nouvelle copie de pièce d’identité, un scan du visage ou des informations sans rapport avec la demande lorsqu’une vérification moins intrusive suffit. Confirmez une adresse de transmission sûre, notamment lorsque le compte professionnel du salarié a été désactivé.
L’article 23 du Règlement sur la gestion de la sécurité des données de réseau exige la prise en charge en temps utile des demandes d’exercice des droits relatifs aux informations personnelles et des modalités simples d’accès ; il interdit de restreindre les demandes raisonnables par des conditions déraisonnables. Préciser les dates, les systèmes ou les catégories de documents peut aider à retrouver les informations, mais ne devrait pas servir de prétexte pour ignorer une demande identifiable. Ne subordonnez pas l’accès à l’explication d’une stratégie contentieuse, au retrait d’une réclamation ou à la signature d’une renonciation générale aux droits.
3. Rechercher auprès des détenteurs effectifs des informations RH
Recensez les documents pertinents auprès des ressources humaines, de la paie, de la gestion des présences, de l’évaluation et des équipes opérationnelles détenant des informations visées par la demande. Appréciez les courriels ou pièces d’enquête pertinents selon leur contenu réel, au lieu d’exclure une catégorie entière au motif qu’il s’agit de documents internes. Identifiez l’entité qui détermine les finalités et les méthodes du traitement. Le simple fait qu’une société du groupe ou un prestataire de paie conserve un document ne suffit pas à déterminer qui doit répondre.
En cas de traitement confié à un prestataire, les articles 21 et 59 de la PIPL exigent des dispositions appropriées et l’assistance du prestataire au responsable du traitement pour l’accomplissement de ses obligations légales. Demandez au prestataire d’effectuer la recherche ou l’exportation pertinente selon la procédure sécurisée convenue. Lorsque plusieurs entités déterminent conjointement les finalités et les méthodes du traitement, l’article 20 prévoit que leur répartition interne des tâches n’empêche pas une personne d’exercer ses droits auprès de l’une quelconque d’entre elles. Consignez les recherches et les lacunes réelles ; n’inventez pas de documents et ne supprimez pas d’informations pour faire obstacle à une demande en cours. Examinez séparément l’accès depuis l’étranger avant de transmettre des documents RH au siège à l’étranger.
4. Séparer les informations mêlées et vérifier le fondement de tout refus
Un état de paie peut réunir la rémunération du demandeur et les coordonnées bancaires de collègues ; une évaluation peut contenir à la fois une appréciation du demandeur et des informations sans rapport avec celui-ci concernant une autre personne. Examinez si une copie au périmètre limité, un extrait ou des occultations permettent de fournir de manière effective les informations personnelles du demandeur tout en protégeant les autres personnes. L’article 51 de la PIPL exige des garanties contre les accès et divulgations non autorisés. Les occultations devraient protéger un intérêt précis sans rendre la réponse incompréhensible.
L’article 45 renvoie expressément aux exceptions prévues à l’article 18(1) et à l’article 35. Elles concernent les cas de confidentialité ou de dispense d’information prévus par les lois ou les règlements administratifs, ainsi que les situations pertinentes d’exercice des missions des organes de l’État ; elles ne créent pas d’exception générale pour les dossiers RH confidentiels des employeurs privés. Identifiez le fondement juridique précis de toute information non communiquée et motivez la décision comme l’exige l’article 50. Un litige du travail ne constitue pas, à lui seul, une exception permettant de refuser globalement l’accès. Les obligations de production de preuves devant un tribunal ou un organe d’arbitrage doivent également être examinées séparément.
5. Répondre en temps utile et conserver une trace vérifiable
L’article 45 de la PIPL exige une communication en temps utile et l’article 50 un mécanisme accessible de réception et de traitement des demandes ; l’article 23 du Règlement exige également leur prise en charge en temps utile. Ces dispositions ne fixent pas un délai de réponse universel de 30 jours pour toutes les demandes adressées aux employeurs. Vérifiez les règles particulières applicables et les engagements existants, fixez un objectif interne de traitement et faites remonter les retards. Un message d’avancement ne remplace ni la communication des informations ni une réponse juridiquement fondée. Expliquez tout refus et indiquez le canal de contact pour le suivi ; l’article 50 permet à la personne de saisir le tribunal populaire à la suite d’un refus.
Conservez la demande, la trace de la vérification proportionnée de l’identité, la cartographie des systèmes, le journal des recherches, la version fournie, les motifs des occultations ou du refus et les preuves de transmission. Une demande de rectification ou de suppression nécessite une appréciation distincte au titre des articles 46–47 de la PIPL : vérifiez l’exactitude contestée, examinez les conditions de suppression et l’exception tenant à une durée légale de conservation non échue ou à des difficultés techniques de suppression. Pour une première consultation, fournissez une présentation non confidentielle de l’entité employeuse, de la ville, des documents demandés et de la réponse envisagée. Les consultations avec l’avocat se déroulent en chinois et en anglais.
Sources juridiques
Sources officielles · Vérifiées le 2026-10-28. Les traductions sont fournies à titre indicatif et ne constituent pas des textes juridiques officiels.
- Loi de la République populaire de Chine sur la protection des informations personnelles ↗
Articles 4, 6, 18, 20–21, 35, 45–47, 50–51 et 59 : accès, exceptions, assistance, rectification et garanties.
- Règlement sur la gestion de la sécurité des données de réseau, décret du Conseil des affaires d’État no 790 ↗
Articles 2, 23, 62 et 64 : champ d’application, modalités accessibles de demande et entrée en vigueur le 1er janvier 2025.
- Loi de la RPC sur le contrat de travail (modification de 2012) ↗
Article 16 : l’employeur et le salarié détiennent chacun un exemplaire du contrat de travail.
Informations générales sur la Chine continentale. Les faits, les dates applicables et les règles locales nécessitent un examen individuel.
Associé de Beijing ChangAn Law Firm
Habilité à exercer en Chine depuis 2019 · Beijing et Shenzhen
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