1. Das geltend gemachte Recht bestimmen
Artikel 45 des Gesetzes der Volksrepublik China zum Schutz personenbezogener Informationen (PIPL) gewährt natürlichen Personen vorbehaltlich der dort genannten Ausnahmen das Recht, ihre personenbezogenen Informationen einzusehen und zu kopieren. Artikel 4 erfasst elektronisch oder auf andere Weise aufgezeichnete Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person; anonymisierte Informationen sind ausgenommen. Die Prüfung kann daher Personalunterlagen in Papierform und in digitaler Form umfassen. Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses beseitigt diese Rechte an personenbezogenen Informationen, die der Arbeitgeber weiterhin verarbeitet, nicht von selbst.
Gehen Sie von den tatsächlich angeforderten Informationen aus, nicht allein von der Bezeichnung „Personalakte“. Das Recht auf Einsicht in die eigenen personenbezogenen Informationen bedeutet nicht automatisch einen uneingeschränkten Anspruch auf Kopien jedes Unternehmensdokuments, in dem die Person erwähnt wird. Dieser Artikel betrifft gewöhnliche Personalinformationen im Besitz des Arbeitgebers; bei Personalarchiven, die besonderen Verwaltungsvorschriften unterliegen, sind die anwendbaren Archivregeln gesondert zu prüfen. Prüfen Sie außerdem eigenständige Pflichten zur Bereitstellung von Dokumenten: Nach Artikel 16 des Arbeitsvertragsgesetzes der Volksrepublik China müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils ein Exemplar des Arbeitsvertrags besitzen.
2. Die Identität prüfen, ohne unangemessene Hürden zu schaffen
Dokumentieren Sie den Antrag, das Eingangsdatum, den Kontaktweg und die zuständige Person. Nutzen Sie gegebenenfalls einen bereits bestehenden verlässlichen Kanal; stellt eine Vertretung den Antrag, prüfen Sie deren Identität und Vertretungsbefugnis. Nach den Artikeln 6 und 51 des PIPL sollte die Prüfung erforderlich und sicher sein. Verlangen Sie nicht routinemäßig eine neue Ausweiskopie, einen Gesichtsscan oder sachfremde Informationen, wenn eine weniger eingriffsintensive Prüfung ausreicht. Bestätigen Sie eine sichere Zustelladresse, insbesondere wenn das dienstliche Konto des Arbeitnehmers bereits deaktiviert wurde.
Artikel 23 der Verordnung über die Verwaltung der Sicherheit von Netzwerkdaten verlangt eine zeitnahe Entgegennahme von Anträgen zur Ausübung von Rechten an personenbezogenen Informationen und leicht zugängliche Verfahren; angemessene Anträge dürfen nicht durch unangemessene Bedingungen eingeschränkt werden. Eine Klärung von Datumsangaben, Systemen oder Unterlagenkategorien kann helfen, die Informationen zu finden, darf aber nicht zum Anlass werden, einen als solchen erkennbaren Antrag zu ignorieren. Machen Sie die Einsicht nicht davon abhängig, dass die Person ihre Prozessstrategie erläutert, eine Beschwerde zurücknimmt oder eine pauschale Verzichtserklärung unterzeichnet.
3. Bei den tatsächlichen Inhabern der Personalinformationen suchen
Erstellen Sie eine Übersicht der einschlägigen Unterlagen in Personalverwaltung, Entgeltabrechnung, Zeiterfassung, Leistungsbeurteilung und den Fachabteilungen, die vom Antrag erfasste Informationen besitzen. Beurteilen Sie einschlägige E-Mails oder Untersuchungsunterlagen nach ihrem tatsächlichen Inhalt, statt eine ganze Kategorie als interne Unterlagen auszuschließen. Stellen Sie fest, welche Stelle über Zwecke und Methoden der Verarbeitung entscheidet. Dass eine Konzerngesellschaft oder ein Dienstleister für die Entgeltabrechnung eine Unterlage speichert, beantwortet für sich genommen noch nicht die Frage, wer den Antrag beantworten muss.
Bei einer beauftragten Verarbeitung verlangen die Artikel 21 und 59 des PIPL entsprechende Vereinbarungen und die Unterstützung des für die Verarbeitung Verantwortlichen bei der Erfüllung seiner gesetzlichen Pflichten durch die beauftragte Stelle. Fordern Sie den Dienstleister über das vereinbarte sichere Verfahren zur einschlägigen Suche oder zum Export auf. Bestimmen mehrere Stellen gemeinsam die Zwecke und Methoden der Verarbeitung, steht nach Artikel 20 ihre interne Aufgabenverteilung der Ausübung von Rechten durch eine betroffene Person gegenüber jeder dieser Stellen nicht entgegen. Dokumentieren Sie die Suchvorgänge und tatsächlich bestehende Lücken; erfinden Sie keine Unterlagen und löschen Sie keine Informationen, um einen anhängigen Antrag zu vereiteln. Prüfen Sie den Zugriff aus dem Ausland gesondert, bevor Sie Personalunterlagen an die Konzernzentrale im Ausland weitergeben.
4. Gemischte Informationen trennen und jede Ablehnung prüfen
Eine Entgeltübersicht kann sowohl die Vergütung der antragstellenden Person als auch Bankdaten von Kollegen enthalten; eine Leistungsbeurteilung kann neben der Bewertung dieser Person sachfremde Informationen über eine andere Person umfassen. Prüfen Sie, ob eine auf den erforderlichen Umfang begrenzte Kopie, ein Auszug oder Schwärzungen die personenbezogenen Informationen der antragstellenden Person in aussagekräftiger Form bereitstellen und zugleich andere Personen schützen können. Artikel 51 des PIPL verlangt Schutzmaßnahmen gegen unbefugten Zugriff und unbefugte Offenlegung. Schwärzungen sollten ein konkretes Interesse schützen und die Antwort nicht unverständlich machen.
Artikel 45 verweist ausdrücklich auf die Ausnahmen in Artikel 18(1) und Artikel 35. Diese betreffen die durch Gesetze oder Verwaltungsverordnungen vorgeschriebene Geheimhaltung oder den dort vorgesehenen Entfall der Unterrichtung sowie die einschlägige Aufgabenerfüllung staatlicher Organe; sie schaffen keine allgemeine Ausnahme für vertrauliche Personalunterlagen privater Arbeitgeber. Bestimmen Sie für jede zurückgehaltene Information die konkrete Rechtsgrundlage und begründen Sie die Entscheidung, wie Artikel 50 es verlangt. Ein Arbeitsstreit allein rechtfertigt keine pauschale Ausnahme vom Einsichtsrecht. Pflichten zur Vorlage von Beweismitteln in Gerichts- oder Schiedsverfahren sind ebenfalls gesondert zu beurteilen.
5. Zeitnah antworten und eine nachvollziehbare Dokumentation aufbewahren
Artikel 45 des PIPL verlangt eine zeitnahe Bereitstellung und Artikel 50 ein leicht zugängliches Verfahren für Anträge; auch Artikel 23 der Verordnung verlangt eine zeitnahe Entgegennahme. Diese Vorschriften legen keine einheitliche Antwortfrist von 30 Tagen für sämtliche an Arbeitgeber gerichteten Anträge fest. Prüfen Sie anwendbare Sondervorschriften und bestehende Zusagen, setzen Sie ein internes Bearbeitungsziel und geben Sie Verzögerungen rechtzeitig an die zuständige höhere Stelle weiter. Eine Mitteilung zum Bearbeitungsstand ersetzt weder die Bereitstellung der Informationen noch eine rechtlich begründete Antwort. Erläutern Sie eine etwaige Ablehnung und den Kontaktweg für Rückfragen; nach Artikel 50 kann die betroffene Person nach einer Ablehnung Klage vor dem Volksgericht erheben.
Bewahren Sie den Antrag, die Dokumentation der verhältnismäßigen Identitätsprüfung, die Systemübersicht, das Suchprotokoll, die bereitgestellte Fassung, die Gründe für Schwärzungen oder eine Ablehnung sowie den Zustellnachweis auf. Ein Antrag auf Berichtigung oder Löschung ist nach den Artikeln 46–47 des PIPL gesondert zu beurteilen: Überprüfen Sie die bestrittene Richtigkeit und prüfen Sie die Löschungsvoraussetzungen sowie die Ausnahme bei einer noch nicht abgelaufenen gesetzlichen Aufbewahrungsfrist oder technischen Schwierigkeiten bei der Löschung. Übermitteln Sie für eine erste Beratung eine nicht vertrauliche Übersicht über den Arbeitgeber, den Ort, die angeforderten Unterlagen und die beabsichtigte Antwort. Die anwaltliche Beratung erfolgt auf Chinesisch und Englisch.
Rechtsquellen
Amtliche Quellen · Geprüft am 2026-10-28. Übersetzungen dienen der Orientierung und sind keine amtlichen Rechtstexte.
- Gesetz der Volksrepublik China zum Schutz personenbezogener Informationen ↗
Artikel 4, 6, 18, 20–21, 35, 45–47, 50–51 und 59: Einsicht, Ausnahmen, Unterstützung, Berichtigung und Schutzmaßnahmen.
- Verordnung über die Verwaltung der Sicherheit von Netzwerkdaten, Erlass des Staatsrats Nr. 790 ↗
Artikel 2, 23, 62 und 64: Anwendungsbereich, leicht zugängliche Antragsverfahren und Inkrafttreten am 1. Januar 2025.
- Arbeitsvertragsgesetz der VR China (Änderung 2012) ↗
Artikel 16: Arbeitgeber und Arbeitnehmer besitzen jeweils ein Exemplar des Arbeitsvertrags.
Allgemeine Informationen zu Festlandchina. Die Fakten, maßgeblichen Daten und lokalen Regeln müssen im Einzelfall geprüft werden.
Partner der Beijing ChangAn Law Firm
Seit 2019 in China als Anwalt zugelassen · Beijing und Shenzhen
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