1. Délivrer le certificat à la fin de l’emploi sans lui appliquer le délai des formalités de transfert
L’article 50 de la Loi de la République populaire de Chine sur le contrat de travail impose à l’employeur de délivrer un certificat lors de la rupture ou de la fin du contrat. Le même alinéa prévoit un délai de 15 jours pour les formalités de transfert du dossier personnel et de l’affiliation à la sécurité sociale. Ces obligations sont distinctes : les 15 jours ne constituent pas un délai de grâce général pour le certificat. Intégrez sa préparation au calendrier de départ, sans attendre le prochain cycle de paie.
Vérifiez la date juridique de rupture ou de fin du contrat à partir de la notification de démission, de la décision de rupture ou de l’accord signé, ainsi que des preuves de remise correspondantes. Le dernier jour effectivement travaillé, la date d’arrêté de la paie et la date de fin du contrat peuvent différer. L’arrivée du terme peut également donner lieu à une prolongation légale. En cas de contestation de la date de fin ou du maintien de la relation de travail, faites procéder rapidement à un examen juridique ciblé. N’inventez pas une date prétendument convenue et ne présumez pas que le litige autorise à retenir indéfiniment tous les documents.
2. Vérifier les quatre mentions légales à partir du dossier personnel
L’article 24 du Règlement d’application de la Loi de la République populaire de Chine sur le contrat de travail prévoit quatre mentions : la durée du contrat, la date de rupture ou de fin du contrat, le poste occupé et l’ancienneté du salarié auprès de l’employeur. Vérifiez chaque mention à partir des contrats, des avenants et des dossiers du personnel. En cas de renouvellements successifs, les ressources humaines ne doivent pas confondre la durée du dernier contrat avec la totalité de la période de service. Les mobilités au sein du groupe ou les périodes de service contestées nécessitent un examen distinct, sans présumer la date de début.
Pour assurer une bonne gestion documentaire, identifiez précisément l’entité qui emploie effectivement le salarié et le salarié lui-même, indiquez la date réelle de délivrance et prévoyez une signature autorisée ou un cachet conformément à la procédure de l’employeur. Si le siège demande une version anglaise, assurez la concordance des dates, des dénominations des entités et des descriptions de poste avec le document chinois. Le certificat constate la fin de la relation de travail ; il ne constitue ni une lettre de recommandation valorisant les performances, ni un support de critiques disciplinaires. Écartez du certificat habituel les appréciations sur les compétences ou le comportement et les accusations non tranchées. Vérifiez séparément les éventuels formulaires exigés localement.
3. Examiner le contenu d’une notification existante avant de demander un autre document
Le seul intitulé d’un document ne détermine pas si le certificat légal a été fourni. Dans une réponse publiée le 28 septembre 2022, le Département des relations du travail du ministère des Ressources humaines et de la Sécurité sociale (MOHRSS) a expliqué qu’un document délivré à la fin de l’emploi peut être reconnu comme certificat si son contenu satisfait aux exigences légales applicables. Il faut donc vérifier à la fois le contenu et la date de délivrance d’une notification de rupture existante. Son intitulé ne suffit ni à la rendre automatiquement conforme, ni à l’exclure automatiquement.
Comparez la version délivrée avec les quatre mentions de l’article 24 et la date réelle de rupture ou de fin du contrat. Si des informations manquent ou si le texte contient des accusations ou des conditions de règlement, délivrez rapidement un certificat approprié ou apportez les corrections nécessaires. Conservez la version antérieure, le motif de la correction et les preuves de remise. N’antidatez pas un document pour dissimuler un retard et n’utilisez pas un certificat ultérieur pour inventer un nouveau motif de licenciement ou laisser entendre qu’un licenciement contesté est devenu légal.
4. Dissocier la remise du certificat de la passation et de la renonciation aux droits
L’article 50 impose au salarié d’effectuer la passation convenue et lie le paiement de l’indemnité économique légalement due à l’achèvement de cette passation. Il ne subordonne pas la délivrance du certificat à la restitution de tous les biens, à l’acceptation du calcul de paie ou à la signature d’une renonciation aux droits. Suivez et traitez séparément un ordinateur non restitué, une demande de remboursement de frais de formation ou un litige relatif à une clause de non-concurrence. Le certificat ne doit pas déclarer que toutes les sommes ont été payées ou que le salarié a renoncé à tous ses droits sans fondement propre à cette déclaration. Un accord de règlement distinct nécessite son propre examen.
Organisez la remise pendant que le salarié peut encore accéder au canal convenu. Conservez la version définitive délivrée, l’identité du destinataire et son adresse ou son compte, la date et l’heure d’envoi, les pièces jointes et les preuves de réception disponibles. L’accusé de réception doit identifier le document reçu sans exiger l’acceptation du licenciement ou des montants à payer. En cas de refus de retrait ou de signature, conservez la preuve de ce refus et envisagez un autre mode de remise approprié et légal. Un fichier simplement enregistré dans le dossier des ressources humaines ou un courriel envoyé uniquement à un compte professionnel désactivé constitue une preuve peu solide de la réception effective du certificat par le salarié.
5. Corriger l’omission et examiner le préjudice invoqué au regard des preuves
En vertu de l’article 89, le défaut de délivrance du certificat écrit requis peut donner lieu à une injonction de régularisation de l’administration du travail. L’employeur doit réparer le préjudice ainsi causé au salarié. Un certificat tardif ne crée pas, à lui seul, un droit à une indemnité forfaitaire d’un mois de salaire et ne prouve pas automatiquement la perte de revenus pour toute la période invoquée. Examinez le préjudice allégué, le lien de causalité et les preuves, notamment une offre d’emploi réelle, l’exigence exprimée de fournir le certificat, la date prévue de prise de fonctions, les échanges et les raisons effectives pour lesquelles le nouvel emploi n’a pas commencé. La correction du document n’efface pas automatiquement une responsabilité déjà encourue.
Pour l’examen par un avocat, réunissez les contrats de travail, les documents de rupture ou de fin du contrat, les différentes versions du certificat, les traces de remise, la liste de passation et toute demande de correction ou d’indemnisation. L’article 50 exige séparément de conserver les exemplaires des contrats rompus ou arrivés à leur fin pendant au moins 2 ans. Cette règle n’ordonne pas de supprimer ensuite tous les dossiers du personnel ou les preuves relatives aux litiges. Évaluez séparément la conservation des autres documents et de ceux concernant un litige en cours. Une première demande peut préciser l’entité employeuse chinoise, la ville, la date de fin, le document manquant et l’échéance urgente, sans transmettre de dossiers personnels confidentiels. Les consultations juridiques sont proposées en chinois et en anglais.
Sources juridiques
Sources officielles · Vérifiées le 2026-10-15. Les traductions sont fournies à titre indicatif et ne constituent pas des textes juridiques officiels.
- Loi de la RPC sur le contrat de travail (modification de 2012) ↗
Articles 44–45, 50 et 89 : échéance et prolongations, obligations distinctes lors du départ, conservation des contrats et responsabilité liée au certificat.
- Règlement d’application de la Loi de la RPC sur le contrat de travail, décret du Conseil des affaires d’État n° 535 ↗
Article 24 : durée du contrat, date de fin, poste occupé et ancienneté à mentionner dans le certificat.
- Réponse du Département des relations du travail du ministère des Ressources humaines et de la Sécurité sociale (MOHRSS) sur les certificats de fin d’emploi, 28 septembre 2022 ↗
Réponse publiée le 28 septembre 2022 : un document délivré à la rupture ou à la fin du contrat peut valoir certificat si son contenu satisfait aux exigences légales.
Informations générales sur la Chine continentale. Les faits, les dates applicables et les règles locales nécessitent un examen individuel.
Associé de Beijing ChangAn Law Firm
Habilité à exercer en Chine depuis 2019 · Beijing et Shenzhen
Faire examiner un certificat chinois de fin d’emploi et les preuves de sa remise
Avant de clôturer le dossier de départ, vérifiez la date de fin, les mentions légales, les éléments de passation encore en suspens et toute demande d’indemnisation.
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