一、先确认期限与未签原因
《中华人民共和国劳动合同法》第七条、第十条以实际用工之日确定劳动关系建立；用工时未同时订立书面合同的，应在一个月内订立。应核查实际工作记录，不能只看计划报到日期。总部审批、翻译或用印延误，并不会使该期限顺延。应明确中国用人单位及负责完成签署的人员。
应核查HR是否实际交付完整、合法的文本，条款是否与约定岗位和薪酬一致，以及员工如何回复。对新增降薪条款、违法条款、缺失附件或无法使用的签署系统提出异议，与有证据证明的拒绝订立合法合同并不相同。应保留各版文本和员工解释，不能把所有未签事项都简单标记为“员工拒签”。
二、用工一个月内：注意两项书面步骤
《中华人民共和国劳动合同法实施条例》第五条规定，自用工之日起一个月内，经用人单位书面通知后，劳动者不订立书面劳动合同的，用人单位应当书面通知其终止劳动关系。该情形无需支付经济补偿，但应依法支付实际工作时间的劳动报酬。仅有口头催促，或者未签草稿一直留在HR文件夹中，不能证明已经完成这些步骤。
催签通知应明确已提供的合同、可实际操作的签署方式，以及在剩余法定期限内的明确回复日期。应保存送达、回复和后续沟通证据。另行发出终止通知前，需核对事实与时间。不能认为只要首月内发过催签通知，此后继续用工多久都可以沿用无需补偿的处理路径。
三、超过一个月：补签与终止的后果不同
超过一个月不满一年未订立书面合同的，实施条例第六条要求补订合同，并规定劳动合同法第八十二条项下的二倍工资责任。劳动者不订立合同的，用人单位应书面通知终止劳动关系，并按第四十七条支付经济补偿。该项补偿应与二倍工资请求分别审查，不能用“严重违纪”指责或假定员工自愿辞职来替代应适用的法律路径。
实施条例规定，二倍工资从用工满一个月的次日起算，至补订书面劳动合同的前一日截止。2025年劳动争议司法解释（二）第六条规定按月计算，不满一个月的按该月实际工作日计算。测算风险前，应核查适用工资基数、已付款项、有关期间及是否存在有证据支持的例外。事后签署并不自动消除此前未签期间，应分别记载真实签署日期与实际用工起始日期，不得倒签。
四、2025年规则要求举证，免责承诺不能替代
自2025年9月1日起施行的劳动争议司法解释（二）第七条，要求主张未签合同二倍工资例外的用人单位举证。该条列明不可抗力、因劳动者本人故意或者重大过失未订立，以及法律、行政法规规定的其他情形。仅有迟延、沉默或HR认定员工“不配合”，本身不足以证明未签合同是由员工故意或者重大过失造成。
证据应围绕因果关系组织：提供了何种合法文本，签署安排是否可用，通知、送达、回复发生于何时，企业如何解决已知障碍。员工签署“不愿签合同”或“不主张二倍工资”的声明，不能替代上述判断或法定签约义务。《劳动合同法》第二十六条涉及免除用人单位法定责任、排除劳动者权利的条款。即使二倍工资抗辩成立，也不当然免除经济补偿、欠付的正常工资或违法终止责任。
五、满一年后，先重新判断劳动关系状态
《劳动合同法》第十四条及实施条例第七条规定，满一年仍未订立书面合同的，视为已订立无固定期限劳动合同，并应立即补订书面合同。依司法解释（二）第九条，员工可请求订立书面合同，但仅因未及时补订而主张该视为已订立无固定期限合同期间的二倍工资，人民法院不予支持。这不消除此前期间的责任，也不允许企业任意终止劳动关系。续签争议与法定续延还需单独分析，不能直接套用上述新入职处理步骤。
发出下一份通知前，应准备实际用工日期证据、各版合同、录用及薪酬约定、催签通知、送达及拒签记录、工资材料、当前用工状态和拟行动日期。企业初次咨询可先以非保密概要说明中国主体与城市、已用工时间及具体签署障碍，再审查应完成签约、修复流程还是依法终止，以及各项付款风险。咨询沟通语言为中文和英文。
法源依据
官方法源 · 核对日期：2026-10-18。译文仅供参考，并非官方法律文本。
- 中华人民共和国劳动合同法（2012修正） ↗
第七条、第十条、第十四条、第十六条、第二十六条、第四十七条、第六十九条、第八十二条：书面合同、无固定期限状态、无效条款、补偿与二倍工资。
- 中华人民共和国劳动合同法实施条例（国务院令第535号） ↗
第五条至第七条：拒签、书面通知与不同用工阶段的后果。
- 劳动争议司法解释（二）（法释〔2025〕12号） ↗
第六条至第九条、第二十一条：计算、用人单位举证的例外、法定续延及视为已订立无固定期限合同；2025年9月1日起施行。
本文为中国内地法律的一般信息，需结合个案事实、适用时间及当地规则判断。
北京市长安律师事务所合伙人
2019年开始执业 · 北京与深圳
审查中国劳动合同未签问题
发出下一份通知前，核对用工时间线、合同文本和拒签证据。
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