Ausländische Beschäftigte in China einstellen: Arbeitserlaubnis vor dem ersten Arbeitstag prüfen

1. Einreiseberechtigung und Arbeitsberechtigung trennen

Artikel 41 des Ein- und Ausreiseverwaltungsgesetzes der VR China verlangt nach den geltenden Regeln Arbeitserlaubnis und Aufenthaltserlaubnis zum Zweck der Arbeit. Artikel 43 stuft Arbeit ohne erforderliche Erlaubnis sowie außerhalb ihres Umfangs als illegale Beschäftigung ein. Pass und Visaablauf allein reichen daher bei einer gewöhnlichen Einstellung nicht.

Geschäftsbesuch, visafreie Einreise oder Familienaufenthalt erlauben nicht automatisch eine reguläre Stelle in China. Beschreiben Sie vor Wahl des Weges die tatsächlichen Tätigkeiten. Die Bezeichnung als Besucher, Berater oder Entsandter und Lohnzahlung im Ausland lösen die Erlaubnisfrage für sich genommen nicht.

Daueraufenthalt ist ein eigener Weg: Artikel 48 erlaubt entsprechend berechtigten Ausländern Aufenthalt und Arbeit mit ihrem Daueraufenthaltsdokument. Prüfen Sie Status und Gültigkeit, statt von jedem Ausländer mechanisch das gewöhnliche Arbeitserlaubnispaket zu verlangen. Andere behauptete Ausnahmen benötigen jeweils eigene rechtliche und dokumentarische Grundlagen.

2. Arbeitsverhältnis und Einwanderungskonformität getrennt prüfen

Artikel 4 der Auslegung (II) des Obersten Volksgerichts zu Arbeitsstreitigkeiten, Fa Shi [2025] Nr. 12, gilt bei einer Arbeitsbeziehung eines Ausländers zu einem Arbeitgeber in Festlandchina. Er unterstützt die Feststellung eines Arbeitsverhältnisses in drei Fällen: Daueraufenthaltsberechtigung; Arbeitserlaubnis bei rechtmäßigem Aufenthalt in China; oder Erledigung einschlägiger Formalitäten nach staatlichen Regeln.

Lesen Sie diese Regel zusammen mit tatsächlicher Arbeitsgestaltung und Einwanderungsvorgaben, nicht als deren Ersatz. Bei Konzernentsendungen sind Vertragspartei, tägliche Führung, Antragsteller der Erlaubnis und Zahlender zu bestimmen. Klären Sie Abweichungen vor Eintritt. Staatsangehörigkeit oder Auslandsvertrag allein erlauben keine vollständige Beurteilung des Verhältnisses.

Bei nach Arbeitsbeginn erkannten Dokumentenlücken sichern Sie tatsächliche Daten, Aufgaben, Freigaben und Zahlungen und lassen Abhilfe konkret prüfen. Datieren Sie nichts zurück und gehen Sie nicht davon aus, dass ein Erlaubnismangel alle Zahlungs- und Streitrisiken beseitigt.

3. Aktuelle Arbeitserlaubnis einschließlich elektronischer Nachweise prüfen

Die Mitteilung des Ministeriums für Humanressourcen und soziale Sicherheit zur Integration ausländischer Arbeitserlaubnisse in Sozialversicherungskarten, Ren She Bu Fa [2024] Nr. 75, führte die Integration ab 1. Dezember 2024 ein. Anträge, Verlängerungen, Änderungen und Löschungen erfolgen online; nach Einreise ist keine neue physische Arbeitserlaubniskarte erforderlich. Für bestehende Karten gelten bei Verlängerung oder Änderung die Übergangsregeln der Mitteilung.

Die Mitteilung sieht Abfrage, Download und QR-Prüfung von Arbeitserlaubnisdaten über die elektronische Sozialversicherungskarte vor. HR sollte die Erlaubnisinformationen selbst prüfen und einen datierten, angemessen gesicherten Prüfnachweis aufbewahren. Eine fehlende neue Plastikkarte beweist keine fehlende Erlaubnis; eine alte Karte oder undatierter Screenshot beweist ebenso wenig aktuelle Gültigkeit.

Unterscheiden Sie Antragseingangsbeleg, Mitteilung über eine Arbeitserlaubnis und aktuellen Erlaubnisnachweis und klären Sie deren jeweilige Aussage im Verfahren. Die integrierte Karte ersetzt keine getrennte Prüfung erforderlicher Aufenthaltsdokumente. Erheben Sie entscheidungsrelevante Nachweise und beschränken Sie den Zugang auf zuständige Bearbeiter.

4. Erlaubnis und tatsächlich benötigte Stelle abgleichen

Vergleichen Sie genehmigten Arbeitgeber, Aufgaben, Arbeitsort und Gültigkeitszeitraum mit der geplanten Beschäftigung. Eine Erlaubnis für einen früheren Arbeitgeber ist nicht automatisch übertragbar. Klären Sie vor Arbeitgeber-, Aufgaben- oder Ortswechsel mit der zuständigen Behörde, ob Änderung, Löschung und Neuantrag oder andere Schritte erforderlich sind.

Stimmen Sie bei Konzernwechseln Entsendungsschreiben der Zentrale, lokalen Vertrag und Erlaubnisakte ab. Benennen Sie die Person, die vor Arbeitsbeginn die Zulässigkeit bestätigt. Geänderte interne Berichtslinien und unveränderte Auslandsabrechnung beweisen nicht, dass die bestehende Genehmigung die neue Tätigkeit deckt.

5. Aufenthalt und Arbeitserlaubnis getrennt terminieren

Artikel 30 des Ein- und Ausreiseverwaltungsgesetzes gewährt ab Einreise 30 Tage zur Beantragung von Aufenthaltsdokumenten, wenn das Visum sie nach Einreise verlangt. Artikel 32 verlangt einen Verlängerungsantrag mindestens 30 Tage vor Ablauf des Aufenthaltsdokuments. Dies sind unterschiedliche Auslöser, keine allgemeine Eintrittsfrist und keine Schonfrist für unerlaubte Arbeit.

Erfassen Sie Ablaufdaten von Pass, Arbeits- und Aufenthaltserlaubnis getrennt. Prüfen Sie aktuelle Verlängerungsvorgaben und örtliche Verfahren, statt die Aufenthaltsfrist überall einzutragen. Planen Sie Zeit für fehlende Unterlagen ein und sichern Sie neben Eingangsbeleg auch die endgültige Entscheidung: Einreichung bedeutet keine Genehmigung.

Im Antragsverfahren kann ein Arbeitsvertrag oder Entsendungsdokument nötig sein. Trennen Sie Unterzeichnung, Einreise, Genehmigung und erlaubten Arbeitsbeginn und dokumentieren Sie Folgen verzögerter oder abgelehnter Anträge. Versprechen Sie keine sichere Genehmigung und verschieben Sie nicht stillschweigend das Eintrittsdatum bei bereits geleisteter Arbeit.

6. Eine Entscheidungsakte vor Bestätigung des ersten Arbeitstags erstellen

Stellen Sie Gesellschaftsdaten, Tätigkeit und Ort, geplante Termine, Pass- und Statusunterlagen, geprüfte Arbeitserlaubnis, Aufenthaltsnachweise und Antragsentscheidungen zusammen. Ergänzen Sie geplanten Vertrag oder Entsendungsschreiben sowie für diesen Weg nötige Austritts- oder Erlaubnisänderungsnachweise des früheren Arbeitgebers. Prüfen Sie die örtliche amtliche Unterlagenliste; dies ist eine Prüfakte, keine universelle Antragscheckliste.

Das Ergebnis sollte eine dokumentierte Entscheidung sein: Der vorgesehene Arbeitsplatz ist durch den geprüften Weg und Unterlagen gedeckt, oder benannte Schritte müssen vor Arbeitsbeginn erledigt werden. Für das Erstgespräch genügen nicht vertrauliche Angaben zu Gesellschaft, Stadt, Stelle, vorhandenen Dokumentenarten und Termin. Vereinbaren Sie sichere Übermittlung vor Versand von Pass- oder Personalakten.