Recruter un salarié étranger en Chine : vérifier les autorisations avant la prise de poste

1. Distinguer l’autorisation d’entrer de celle de travailler

L’article 41 de la Loi de la RPC sur l’administration des sorties et entrées exige une autorisation de travail et un titre de séjour pour travail conformément aux règles applicables. L’article 43 qualifie d’emploi illégal le travail sans autorisation requise ou au-delà de son périmètre. Le passeport et la date d’expiration du visa ne suffisent donc pas pour une embauche ordinaire.

Une visite d’affaires, une entrée sans visa ou un séjour familial n’autorisent pas automatiquement un emploi régulier en Chine. Décrivez les activités réelles avant de choisir une voie. Qualifier la personne de visiteur, consultant ou salarié détaché, ou payer son salaire à l’étranger, ne résout pas à lui seul la question de l’autorisation.

La résidence permanente est une voie distincte : l’article 48 permet aux étrangers qui en bénéficient de résider et travailler avec leur document de résidence permanente. Vérifiez ce statut et la validité du document sans exiger mécaniquement le dossier ordinaire de travail de chaque étranger. Toute autre exception invoquée doit avoir son propre fondement juridique et documentaire.

2. Vérifier séparément la relation de travail et la conformité migratoire

L’article 4 de l’Interprétation (II) de la Cour populaire suprême sur les litiges du travail, Fa Shi [2025] n° 12, vise le lien de travail entre un étranger et un employeur continental. Il soutient la reconnaissance d’une relation de travail dans trois situations : qualification de résident permanent ; autorisation de travail avec séjour ou résidence réguliers en Chine ; ou accomplissement des formalités pertinentes selon les règles nationales.

Lisez cette règle avec les faits de l’emploi et les exigences migratoires, sans qu’elle les remplace. Pour une affectation dans un groupe, identifiez l’entité contractante, celle qui dirige le travail quotidien, le demandeur de l’autorisation et le payeur. Expliquez les écarts avant l’arrivée. La nationalité ou le contrat étranger ne suffisent pas à analyser la relation.

Si une lacune documentaire apparaît après le début du travail, conservez les dates réelles, fonctions, approbations et paiements, puis faites évaluer les corrections nécessaires. N’antidatez rien et ne supposez pas qu’un défaut d’autorisation supprime tout risque de paiement ou de litige.

3. Vérifier l’autorisation actuelle, y compris les preuves électroniques

La notification du ministère des Ressources humaines et de la Sécurité sociale sur l’intégration des permis de travail étrangers aux cartes de sécurité sociale, Ren She Bu Fa [2024] n° 75, a instauré le dispositif au 1er décembre 2024. Demandes, prolongations, modifications et annulations se traitent en ligne ; aucun nouveau permis physique n’est requis après l’entrée. Les cartes existantes suivent les dispositions transitoires lors d’une prolongation ou modification.

La notification prévoit la consultation, le téléchargement et la vérification par QR des informations d’autorisation via la carte électronique de sécurité sociale. Les RH doivent vérifier ces informations et conserver une trace datée et sécurisée. L’absence de nouvelle carte plastique ne prouve pas l’absence d’autorisation ; une ancienne carte ou capture non datée ne prouve pas sa validité actuelle.

Distinguez le récépissé de demande, la notification de permis de travail et le dossier actuel d’autorisation, en vérifiant ce que chacun prouve. La carte intégrée ne remplace pas l’examen distinct des documents de séjour requis. Recueillez les preuves nécessaires à la décision et limitez l’accès aux personnes chargées du dossier.

4. Rapprocher l’autorisation du poste réellement nécessaire

Comparez l’employeur, les fonctions, le lieu et la validité autorisés au projet. L’autorisation liée à un ancien employeur n’est pas automatiquement transférable. Avant un changement d’entité, de poste ou de lieu, confirmez auprès de l’autorité compétente s’il faut une modification, une annulation suivie d’une nouvelle demande ou une autre procédure.

Lors d’un transfert intragroupe, alignez la lettre d’affectation du siège, le contrat local et le dossier d’autorisation. Désignez la personne qui confirme l’autorisation du nouveau dispositif avant le début. Une modification du rattachement interne ou le maintien de la paie étrangère ne prouvent pas que l’autorisation existante couvre le nouveau poste.

5. Suivre séparément les échéances de séjour et de travail

L’article 30 de la Loi sur l’administration des sorties et entrées accorde 30 jours après l’entrée pour demander les documents de résidence lorsque le visa l’exige. L’article 32 impose de demander la prolongation au moins 30 jours avant l’expiration du titre. Ces délais ont des points de départ distincts ; ils ne sont ni une échéance générale d’embauche ni une tolérance de travail non autorisé.

Consignez séparément les échéances du passeport, de l’autorisation de travail et du titre de séjour. Vérifiez les exigences actuelles de prolongation du travail et les modalités locales, sans recopier partout le délai de séjour. Prévoyez du temps pour les pièces manquantes et conservez la décision finale comme le récépissé : déposer n’est pas être approuvé.

Un contrat ou document d’affectation peut être nécessaire à la demande. Distinguez signature, entrée, approbation et début autorisé du travail, et documentez les effets d’un retard ou refus. Ne garantissez pas l’obtention du permis et ne déplacez pas silencieusement la date d’entrée alors que le travail a déjà commencé.

6. Constituer un dossier avant de confirmer la prise de poste

Rassemblez les données de l’employeur, le poste, le lieu, les dates, le passeport et les justificatifs de statut, l’autorisation vérifiée, le séjour et les décisions administratives. Ajoutez le contrat ou la lettre d’affectation prévus et les pièces nécessaires de départ de l’ancien employeur ou de changement d’autorisation. Vérifiez la liste officielle locale : il s’agit d’un dossier d’examen, pas d’une liste universelle de demande.

Le résultat utile est une décision documentée : le poste envisagé est couvert par la voie et les preuves vérifiées, ou des étapes précises restent à accomplir avant le début. Pour un premier échange, envoyez un aperçu non confidentiel de l’entité, de la ville, du poste, des types de documents et de la date prévue. Convenez d’un partage sécurisé avant l’envoi de passeports ou dossiers personnels.