1. Relier chaque question à une exigence réelle du poste
L’article 8 de la Loi de la République populaire de Chine sur le contrat de travail permet à l’employeur de connaître les éléments de base directement liés au contrat de travail et impose aux candidats de répondre avec sincérité. Il ne confère pas un pouvoir d’investigation illimité. Si le poste exige une qualification particulière, précisez de quelle qualification il s’agit, pourquoi elle est nécessaire et comment elle sera vérifiée. Pour le parcours professionnel, distinguez la vérification des dates et des responsabilités de la collecte de l’intégralité du dossier du personnel détenu par un ancien employeur.
Les articles 5–6 de la Loi de la République populaire de Chine sur la protection des informations personnelles (PIPL) exigent un traitement licite, légitime et nécessaire, une finalité claire et raisonnable ainsi qu’une collecte limitée au minimum nécessaire à cette finalité. Établissez un tableau succinct reliant chaque vérification au poste, aux champs d’information, à la source et à la décision qu’elle permet d’étayer. Écartez les investigations spéculatives et les détails familiaux, financiers ou médicaux sans lien avec le poste. Les conditions d’accès propres à un secteur ou les obligations légales de vérification nécessitent un examen distinct de leur portée réelle.
2. Identifier la base légale avant de demander une autorisation
L’article 13 de la PIPL prévoit notamment le consentement, la nécessité de conclure ou d’exécuter un contrat avec la personne concernée, la gestion des ressources humaines répondant aux conditions légales ainsi que d’autres bases expressément définies. Son deuxième alinéa dispense de consentement les traitements relevant des cas légaux de l’article 13(1)(2)–(7). Consignez pourquoi la vérification précise satisfait aux conditions de la base retenue. Une embauche envisagée ne permet pas de supposer que toute vérification relève de la gestion nécessaire des ressources humaines ; une politique du groupe ne suffit pas à établir cette nécessité.
Lorsque le traitement repose sur le consentement, l’article 14 exige un choix éclairé, volontaire et explicite. Selon l’article 17, sous réserve des exceptions légales applicables, l’information fournie doit préciser l’identité et les coordonnées du responsable du traitement, la finalité, la méthode, les catégories d’informations, la durée de conservation et la procédure d’exercice des droits. Expliquez à l’avance toute prise de contact envisagée pour obtenir des références, en particulier auprès de l’employeur actuel. Délimitez un périmètre précis et compréhensible plutôt que de prévoir une autorisation permanente pour toute source et tout usage. Le consentement ne rend licites ni une collecte excessive ni une question interdite.
3. Distinguer les informations sensibles des questions interdites lors du recrutement
Les informations médicales et celles relatives aux comptes financiers figurent parmi les catégories sensibles visées à l’article 28 de la PIPL. Leur traitement exige une finalité spécifique, une nécessité suffisante et des mesures de protection strictes. Les articles 29–30 portent sur le consentement distinct et l’information supplémentaire relative à la nécessité du traitement et à ses effets sur les droits et intérêts de la personne ; la règle du consentement doit être examinée avec l’article 13 et les dispositions particulières applicables. N’incluez pas de champs sensibles par défaut au seul motif qu’un prestataire peut les fournir. Le besoin lié au poste doit être évalué, et non simplement affirmé dans un modèle.
L’article 43 de la Loi de la République populaire de Chine sur la protection des droits et intérêts des femmes interdit certaines pratiques de recrutement, sauf disposition contraire de l’État. Sont notamment visés les questions ou investigations sur la situation des candidates en matière de mariage et de maternité au-delà des informations personnelles de base, les tests de grossesse dans les examens médicaux préalables à l’embauche, ainsi que les restrictions au mariage ou à la maternité ou la situation matrimoniale ou de maternité utilisées comme conditions d’embauche. Confier ces questions à un prestataire externe ne les rend pas licites. Examinez le questionnaire et les instructions données au prestataire avant toute prise de contact.
4. Vérifier la source et le rôle du prestataire
Un résultat de recherche ne constitue pas automatiquement une source fiable ou utilisable sans restriction. L’article 27 de la PIPL limite le traitement des informations licitement publiques à un périmètre raisonnable, sous réserve d’un refus exprès de la personne, et prévoit des règles de consentement lorsque le traitement a des effets significatifs sur ses droits et intérêts. Vérifiez la correspondance d’identité, les dates, le contexte et la source d’origine ; distinguez une allégation d’un fait établi. Un ancien employeur doit lui aussi disposer d’une base licite pour divulguer des informations. Ne demandez pas à un prestataire d’obtenir l’accès à des comptes privés ou des données issues d’une fuite de base de données.
Si le prestataire traite les informations uniquement sur instruction de l’employeur, l’article 21 exige un accord encadrant le traitement confié, précisant la finalité, la durée, les méthodes, les catégories d’informations, les garanties et les responsabilités, ainsi qu’une supervision, un contrôle de la sous-traitance ultérieure et des modalités de restitution ou de suppression. Un destinataire indépendant peut, en revanche, relever de l’article 23, dont les règles d’information et de consentement distinct doivent être lues avec l’article 13. Examinez avant le traitement les exigences applicables d’évaluation d’impact prévues à l’article 55 et toute simplification légalement disponible. L’accès par un prestataire ou un siège situé à l’étranger nécessite un examen distinct du transfert avant l’ouverture des accès.
5. Examiner les divergences avant de prendre la décision
Les articles 8 et 46 de la PIPL concernent la qualité des informations et leur rectification. Donnez au candidat une possibilité effective d’expliquer une divergence, puis vérifiez les points importants auprès de la source d’origine. Consignez pourquoi le fait confirmé est pertinent au regard d’une condition d’embauche licite. Un signalement de risque par le prestataire ne prouve pas, à lui seul, une fraude. Si le travail a commencé, les articles 26(1)(1) et 39(5) de la Loi sur le contrat de travail imposent d’examiner si une fraude a conduit l’employeur à conclure le contrat contre sa volonté réelle et a entraîné la nullité de celui-ci, plutôt que de considérer toute erreur dans un CV comme un motif automatique de licenciement. En cas de contestation, la nullité est déterminée par l’organe d’arbitrage ou le tribunal.
Réunissez les exigences du poste, le tableau des vérifications, les informations communiquées, les justificatifs de la base légale ou du consentement, l’accord avec le prestataire, les pièces issues des sources, les explications du candidat et la décision envisagée. Limitez l’accès aux rapports et fixez les modalités de conservation et de suppression selon la finalité, conformément aux articles 19 et 47 de la PIPL ; ne conservez pas indéfiniment les rapports complets de tous les candidats non retenus. Examinez toute offre déjà émise ou tout contrat signé avant de renoncer au recrutement. Pour une première consultation, transmettez un résumé non confidentiel de l’entité chinoise, de la ville, du poste et du constat contesté, plutôt que le dossier complet du candidat. Les consultations avec l’avocat se déroulent en chinois et en anglais.
Sources juridiques
Sources officielles · Vérifiées le 2026-10-27. Les traductions sont fournies à titre indicatif et ne constituent pas des textes juridiques officiels.
- Loi de la RPC sur le contrat de travail (modification de 2012) ↗
Articles 8, 26 et 39 : informations liées au poste, fraude et nullité du contrat.
- Loi de la République populaire de Chine sur la protection des informations personnelles ↗
Articles 5–6, 8, 13–19, 21, 23, 27–30, 46–47 et 55 : périmètre licite, base légale, information, prestataires, exactitude et évaluation.
- Loi de la République populaire de Chine sur la protection des droits et intérêts des femmes (révision de 2022) ↗
Article 43 : questions et conditions de recrutement interdites, sous réserve de l’exception prévue par cet article.
Informations générales sur la Chine continentale. Les faits, les dates applicables et les règles locales nécessitent un examen individuel.
Associé de Beijing ChangAn Law Firm
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